Under Innkjøp > Kontobevegelser kan du administrere og overvåke kontobevegelser for bibliotekets kontoer. Denne funksjonen gir deg muligheten til å få en samlet oversikt over kontoene dine, budsjettene og tidligere bevegelser.
For mer informasjon om oppsett av kontoer og kontoperioder, kan du lese artikkelen her:
Valg av kontoer og periode
For å få en oversikt over kontobevegelser, må du først velge ønsket konto samt periodene du ønsker å se. Hvis ingen periode velges, vil systemet automatisk inkludere alle perioder.
Kontoer velges ut fra et hierarkisk overblikk. Vær oppmerksom på at valget av en konto IKKE automatisk inkluderer eventuelle underkontoer. Ønsker du en samlet oversikt over alle bevegelser på underkontoer for en gitt konto, må du derfor krysse av for de aktuelle underkontoene direkte for at de vises i tabellen. De samlede bevegelsene for alle valgte underkontoer vil deretter være synlige i en oppsummering nederst i bevegelsestabellen.
Oversikt over kontoer
Når du har valgt konto og periode, vil du bli presentert med en tabell som viser oversikt over bevegelser og budsjett for hver kontoperiode:
- Bevegelser: En sum av alle gjennomførte bevegelser for den gitte kontoperioden.
- Disponert: En sum av alle bevegelser hvor beløpet er satt av, men ennå ikke betalt.
- Budsjett: Ditt budsjett for den gitte kontoperioden.
- Gjenstående: Hvor mye av budsjettet som gjenstår for den gitte perioden. Beløpet angir budsjettet fratrukket bevegelser og disponerte beløp.
- Status: Få innsikt i om de valgte kontoperiodene er åpne eller lukkede.
- Total (nederst i tabellen): Oversikt over de totale beløpene for alle de valgte kontoperiodene.
Historikk og opprettelse av bevegelser
For å få en oversikt over historikken for bevegelser i en kontoperiode, kan du åpne kontoperioden i oversikten. Her kan du se bevegelsene som har vært i kontoperioden, samt opprette nye bevegelser eller lukke eksisterende.
For å opprette en ny bevegelse i en periode må du:
- Velge betalingstype: Utgift eller Inntekt.
- En utgift kan ha status som enten "Betalt" eller "Disponert".
- En inntekt kan kun være "Betalt".
- Indtaste dato for, når den aktuelle bevegelsen skal registreres; datoen kan kun være innenfor kontoperioden.
Når bevegelsen er opprettet, vil den automatisk bli reflektert i historikken og i oversikten.
Her vises opprettelsen av en ny bevegelse
Lukning av bevegelser
Når du har valgt en kontobevægelse, kan du velge å lukke bevegelser hvis de er disponert. En lukket bevegelse vil ikke lenger påvirke budsjettet ditt, men vil fortsatt være synlig i historikken.