En ordre består av en samling av materialbestillinger. For hver post i materialvalgslisten kan du opprette en eller flere bestillingslinjer, som til slutt sendes som en ordre.
Opprett bestillinger
- Gå til "Innkjøp" > "Materialvalg".
- Velg en materialvalgsliste
- Trykk på en post i tabellen. Du kan nå skrive inn bestillingsopplysninger. Ønsker du å se informasjon om posten, kan du trykke på FAUST-nr. øverst på siden.
Du har nå mulighet til å legge til en kommentar, markere tidligere utgaver av posten til kassasjon samt opprette bestillingslinjer. Hvis du gjerne vil bestille til mer enn én plassering, må du opprette en bestillingslinje til hver plassering.
Bestillingslinjemaler
Du kan arbeide mer effektivt med bestillingslinjer ved å lagre en bestillingslinje som mal, som du kan gjenbruke fremover.
Opprett mal:
- Fyll ut en bestillingslinje
- Trykk på "Lagre som mal". Dette åpner et vindu med opplysninger fra bestillingslinjen.
- Gi malen et navn
- Rediger evt. innholdet av malen før den lagres
- Det er mulig å angi flere filialer under en mals plasseringsopplysninger. Hvis dette er tilfelle, vil det bli opprettet en bestillingslinje pr. filial, når du oppretter bestillingslinjer på grunnlag av malen (se nedenfor).
Opprett bestillingslinje ut fra mal:
1. Trykk på "Opprett fra mal" nederst på bestillingssiden for en bibliografisk post
2A. Velg en av de foreslåtte malene, hvoretter en bestillingslinje opprettes.
- Det foreslås kun maler hvis du har markert én eller flere maler som favoritter. Når du oppretter en mal, markeres den automatisk som favoritt. Alternativt kan du markere en mal som favoritt under "Søk mal".
2B. Trykk "Søk maler"
3. Skriv inn informasjon om malen du leter etter via søkekriteriene og trykk "Søk"
4. Velg en liste, hvoretter en bestillingslinje opprettes. Hvis malen har angitt flere filialer, vil det bli opprettet en bestillingslinje pr. filial.
Du kan redigere en mal ved å trykke på rediger-ikonet , samt velge/fravelge en mal som favoritt ved å trykke på favoritt-ikonet
.
Pseudo-bestillinger
Med pseudo-bestillinger kan sentralbiblioteker foreslå ordrer til andre agencies. Pseudo-bestillinger må konfigureres i Cicero LMS, og kan deretter opprettes slik:
- Trykk "Opprett pseudo bestillingslinje"
- Fyll ut feltene. Kodene som brukes ved filial- og deloppstillingsfeltene er avtalt innbyrdes mellom Biblioteksmedier og sentralbibliotekene.
Når ordren sendes, blir den sendt til den valgte leverandøren, som deretter via Valg+ sender ordreforslag til de øvrige sentralbibliotekene.
Ordreforslag mottas på de øvrige sentralbibliotekene som materialvalgslister, som hentes inn som andre materialvalgslister. Deretter må det enkelte bibliotek sende ordren på vanlig måte.
Send ordre
Når du har opprettet de ønskede bestillingslinjene, vil antall materialer og pris fremgå av materialvalgstabellen.
⚠️ Vær oppmerksom på at "Enhetspris" er basert på en evt. leverandøravtale valgt for materialvalgslisten, mens "Subtotal" og "Total inkl. moms", er utregnet ut fra de valgte leverandøravtalene på bestillingslinjene.
Du kan velge "Filtrer på filial" for kun å vise bestillingslinjer for en spesifikk filial i tabellen. Ved sending av ordren vil alle bestillingslinjer likevel bli medregnet.
Når alle ønskede bestillingslinjer er opprettet, sendes ordren ved å trykke "Send ordre".
Midlertidige eksemplarnumre
Ved sending av ordre, opprettes alle materialene du har bestilt med midlertidige eksemplarnumre i systemet. Det betyr at lånere kan reservere materialene før de er mottatt. Materialene kan kjennes igjen på status (f.eks. bestilt eller underveis), samt på eksemplarnummeret. Alle midlertidige eksemplarnumre har samme struktur: A<nummer>.