Cicero kan lese inn BIBBI-poster automatisk fra e-post når dere bestiller fra Biblioteksentralen. Dette vil opprette de relevante bibliografiske postene hvis de ikke allerede finnes i systemet, og vil deretter opprette eksemplarer på disse for alle eksemplarer som finnes i bestillingen.
For å få lest inn BIBBI-poster automatisk i Cicero, må tre ting være på plass i innstillingene deres:
- E-postaddresse for ordremottak
- Leverandøravtale for Biblioteksentralen
- Den periodiske jobben for innlesning av ordre fra Biblioteksentralen
I tillegg kan det være nyttig å sette opp en materialgruppe for bestilte eksemplarer, så disse kan reserveres mens de er i bestilling. Denne artikkelen vil gå gjennom hvert av disse punktene steg for steg, med en seksjon for vanlige feil til slutt.
E-postaddresse for ordremottak
For at Cicero skal kunne lese inn postene dere mottar fra Biblioteksentralen, må de sendes til en e-postaddresse som kan motta e-post. Det er viktig at dere benytter en e-postaddresse til dette som ikke brukes til annen e-post, da Cicero automatisk vil prøve å prosessere all e-post som sendes til denne addressen. Hvis dere benytter en IT-avdeling, kan de ofte hjelpe dere med å sette opp en e-postaddresse til dette. E-postkontoen må kunne motta e-poster gjennom IMAP.
Når dere har en e-postaddresse klar og har meldt fra til Biblioteksentralen om at poster skal sendes til denne, kan dere fylle ut følgende felter i Cicero Mobile -> Admin -> Avanserte Innstillinger (det kan hjelpe å søke "ordremottak" for å bare få frem de relevante innstillingene):
- E-postkonto for ordremottak: Brukernavn for pålogging skal stilles til brukernavnet dere logger på e-postaddressen med
- E-postkonto for ordremottak: Passord for pålogging skal stilles til passordet dere logger på e-postaddressen med
- E-postkonto for ordremottak: Påloggingsinfo for Google-tjenestekonto er kun relevant hvis det e-postkontoen er fra Google
- E-postkonto for ordremottak: SSL/TLS skal stilles til enten SSL eller TLS - leverandøren av e-postkontoen deres (f.eks. kommunens it-avdeling) kan si hvilken dere skal bruke
- E-postkonto for ordremottak: STARTTLS er kun relevant hvis forrige felt var TLS
- E-postkonto for ordremottak: Trust kan stå blankt hvis e-postserveren har et oppdatert sertifikat, stilles til * for å hvitliste alle servere, eller liste opp servere som skal godkjennes
- E-postkonto for ordremottak: Vertsnavn skal settes til vertsnavnet for e-postserveren, f.eks. "outlook.office365.com"
For mer informasjon om e-post og Cicero, se Mailserver.
Når e-postkontoen er på plass, kan dere gå videre til neste steg:
Leverandøravtale for Biblioteksentralen
For å kunne se- og endre leverandøravtaler i Cicero Mobile, må dere være logget på en bruker med tilgang til dette. Merk at tillatelser for nye funksjonaliteter som legges til i Cicero Mobile ikke blir automatisk lagt til roller opprettet før dette, så hvis dere gikk over til Cicero tidligere kan denne tillatelsen mangle på administrator-rollen. I så fall kan dette legges til ved å gå til Admin -> Brukere -> Roller, velge rollen, og huke av for alle tillatelsene dere ønsker at brukere med rollen skal ha:
Oppdater deretter siden, og dere skal ha tilgang til fanen Leverandører i Admin-området.
Deretter kan dere legge til Biblioteksentralen som en leverandør i Cicero.
I Cicero Mobile -> Admin -> Leverandører, trykk "+ Opprett leverandør", fyll inn informasjonen for Biblioteksentralen, og lagre.
Velg deretter leverandøren dere nettopp opprettet, gå til Avtaler-fanen for leverandøren, og fyll inn skjemaet. Merk spesielt feltene Kundenummer, som skal være deres kundenummer hos Biblioteksentralen, og Avtalekode, som skal være samme verdi som står i 099$e-feltet på postene dere får fra Biblioteksentralen (også kalt «Supplier code» - verdien Biblioteksentralet sender i dette feltet er ofte «BS», men avtales med Biblioteksentralen).
For mer informasjon om leverandører i Cicero, se Leverandører
Periodisk jobb for innlesning av BIBBI-poster
Når både leverandøravtalen og e-postkonto for ordremottak er konfigurert i Cicero, gjenstår det bare å aktivere den periodiske jobben som gjør at Cicero leser gjennom nye e-poster i inboksen. Denne finner dere i Cicero Mobile -> Admin -> Avanserte Innstillinger:
Når denne innstillingen er satt til "true", vil Cicero lese gjennom innboksen hvert 15. minutt, og putte leste e-poster i mapper for å sortere dem. Hvis 099$e-feltet i postene fra Biblioteksentralen er samme verdi som står i Avtalekodefeltet for leverandøren, vil Cicero opprette posten og legge til eksemplarene som finnes i bestillingen.
Materialgruppe for eksemplarer i bestilling
Når eksemplarer leses inn i Cicero, skal de tildeles en materialgruppe. Det er denne som definerer lånerettighetene for eksemplaret, og dermed styrer om de skal kunne reserveres og/eller lånes.
Om dere ønsker å opprette en egen materialgruppe for eksemplarer i bestilling så de kan reserveres men ikke lånes enda, kan dere følge guiden for Materialgrupper og utlånsprofiler.
Enten dere benytter en ny eller eksisterende materialgruppe til dette, noter verdien i kolonnen "Nr." i oversikten over materialgrupper. Denne nummerverdien skal så legges til i Admin -> Avanserte Innstillinger -> Materialgruppe brukt for eksterne ordrer. Dette vil legge tilføye eksemplarer lest inn fra bestillinger hos Biblioteksentralen i den valgte materialgruppen, og gi dem utlånsrettighetene definert i utlånsprofilen for denne.
Når dere mottar eksemplarer i denne materialgruppen, kan dere så flytte dem over i materialgruppen dere ønsker at de skal være i så de blir tilgjengelige for utlån.
Vanlige feil
Hvis Cicero oppretter bibliografiske poster men ikke eksemplarer for bestillingene, betyr dette at Cicero er innstilt riktig til å få lest e-postene som kommer inn, og dermed får lest inn postene, men må avbryte før systemet før lest gjennom resten av ordredetaljene. Dette skjer vanligvis fordi Avtalekode-feltet i leverandøravtalen er feil. Dobbeltsjekk om dette er identisk med det som står i felt 099$e i postene dere mottar, og merk at dette er koden for leverandøren, ikke biblioteket.
Hvis Cicero hverken leser inn bibliografiske poster eller eksemplarer, sjekk at:
- Detaljene for e-post er riktig fylt inn under Innkjøp i Avanserte Innstillinger
- Den periodiske jobben Innstilling av den periodiske jobben "Ordremottak fra Biblioteksentralen" er satt til "true"
- E-poster kommer inn til e-postaddressen. Dette kan dere sjekke ved å logge inn på e-postaddressen manuelt. Hvis Cicero har prosessert postene som kommer inn, vil disse automatisk ha blitt lagt i egne undermapper. Hvis innboksen hverken har mapper eller poster fra Biblioteksentralen, sjekk at Biblioteksentralen sender postene til riktig e-postaddresse.
Merk at poster som har blitt prossesert av Cicero tidligere, enten de lykkes eller mislykkes i innlesningen, vil ha blitt lagt i undermapper i innboksen. Om dere har gjort endringer i noen av innstillingene og vil at Cicero skal prosessere noen av disse på nytt, kan dere manuelt flytte dem til innboksen, så vil Cicero prosessere dem neste gang den periodiske jobben kjører. Vær imidlertid obs på at dette kan opprette duplikateksemplarer dersom dere har lagt til eksemplarene manuelt i mellomtiden.