Mottak av eksemplarer

Når nye eksemplarer ankommer, kan de mottas på forskjellige måter:

• Motta ved skanning: Bruk denne metoden hvis eksemplarene er klare når dere mottar dem.
• Motta etter skanning: Bruk denne metoden hvis eksemplarene ankommer med strekkoder eller aktiverte RFID-etiketter, men fortsatt mangler ytterligere håndtering når dere mottar dem.
• Motta ved søk: Bruk denne metoden hvis eksemplarene ankommer uten strekkoder eller aktive RFID-etiketter.

Motta ved skanning

Eksemplarer kan skannes under Innkjøp > Motta > Skann eksemplarer. Hvis eksemplarene er klare, kan du slå på "Motta ved skanning". Da vil eksemplarene vises som mottatt i Cicero så snart de skannes. Hvis det er reserveringer på noen av de mottatte eksemplarene, vil disse bli oppfylt ved mottak.

Det er også mulig å motta ved skanning fra innleveringssiden (se Motta fra innleveringssiden) eller ved å levere dem direkte i en automat/sorteringsanlegg.

Motta etter skanning

Eksemplarene kan skannes under Innkjøp > Motta > Skann eksemplarer. Hvis eksemplarene krever ytterligere klargjøring i forbindelse med mottaket, bør "Motta ved skanning" være deaktivert. Deretter kan du følge Mottaksprosessen.

Motta ved søk

Når eksemplarene ankommer uten strekkoder eller aktive RFID-etiketter, kan du motta dem ved å søke dem opp. Dette gjøres under Innkjøp > Motta > Søk eksemplarer. Herfra kan du søke opp eksemplarer ut fra bibliografisk postinformasjon eller ordreinformasjon.

Du kan deretter følge Mottaksprosessen.

Mottaksprosessen

Mottak av eksemplarer skjer på følgende måte:

1. Sørg for at de ønskede eksemplarene er markeret i tabellen
2. Trykk evt. "Rediger" nederst i høyre hjørne hvis placerings- eller materialeinformation skal opdateres.
3. Trykk evt. "Print labels" hvis du ønsker å printe eksemplaretiketter før eksemplarene mottas.
4. Trykk "Modtag" for at få vist et modtagelsesvindue, hvor følgende kan vælges:
   • Strekkoder:
     • Uendret: Eksemplarene beholder de nåværende numrene
     • Opprett nye: Det opprettes nye strekkoder ut fra den konfigurerte nummersekvensen
     • Scan: Gir mulighet til å oppdatere strekkoden med informasjon fra strekkode eller RFID-etikett. Se mer under Scan strekkode og/eller skriv til RFID-etikett.
   • Oppdater plassering ut fra plasseringsregler: Eksemplarenes plasseringer oppdateres automatisk ut fra de oppsatte plasseringsregler. Denne er kun tilgjengelig hvis Cicero er konfigurert til å benytte plasseringsregler på deres bibliotek. Les mer under Plasseringsregler.
   • Print labels: Skriver ut etiketter for de valgte eksemplarene når du trykker "Motta".
   • Oppfyll reservasjoner: Hvis det er reservasjoner på noen av eksemplarene, vil disse bli oppfylt ved mottak.
   • Skriv til RFID-etikett: Gir mulighet til å skrive strekkoden til RFID-etiketten på materialet. Se mer under Scan strekkode og/eller skriv til RFID-etikett.
   • Vedlagte eksemplarer pr. mottak: Angi om det finnes vedlegg på eksemplarene som mottas.
5. Trykk "Motta".
   • Eksemplarene er nå mottatt og markert med et "Eksemplar mottatt"-ikon  i tabellen.
   • Hvis du har valgt "Strekkode: Scan" eller "Skriv til RFID-etikett" vil du få vist et nytt vindu (se Scan strekkode og/eller skriv til RFID-etikett).

Scan strekkode og/eller skriv til RFID-etikett

For å skanne en strekkode og/eller skrive til en RFID-etikett, må du følge veiledningen i vinduet vist nedenfor. Eksemplarene må håndteres én om gangen, deretter trykker du "Motta".

Etter mottak

Når et eksemplar er mottatt, vil det være markert med et "Eksemplar mottatt"-ikon . Alle mottatte eksemplarer får status "Tilgjengelig" eller "Transit", avhengig av om eksemplaret skal sendes til en annen filial. Ved mottak av et eksemplar, blir eksemplarets anskaffelsesdato oppdatert. Når et eksemplar mottas, vises også sorteringsbeskjeden fra den sorteringsregelen som eksemplaret er blitt matchet med.

Motta fra innleveringssiden

Det er mulig å motta eksemplarer ved å skanne dem på innleveringssiden. Her er det imidlertid færre muligheter for å redigere eksemplarene i forbindelse med mottaket.

Slik mottar du eksemplarer fra innleveringssiden:

1. Gå til ”Utlån & innlevering” > ”Innlevering”.
2. Scan eksemplaret, eller tast inn strekkoden på det eksemplaret du ønsker å motta.
   • Hvis eksemplaret skal oppfylle en eventuell reservering, må ”Oppfyll reservering” være aktivert
3. Eksemplaret er korrekt mottatt når det vises i tabellen ”Ikke utlånte eksemplarer”.
4. Fortsett til alle ønskede eksemplarer er mottatt. Trykk eventuelt på ”Avslutt innlevering” for å tømme tabellen.

⚠️ Mislykkede mottak

Hvis eksemplaret ikke kan gjenkjennes, vil det vises et advarselsikon  ved siden av eksemplaret (hvis du mottar via innleveringssiden, vil eksemplaret vises i en tabell kalt ”Mislykkede innleveringer”).

Sjekk at strekkoden er registrert korrekt. Alternativt kan du prøve å finne eksemplaret basert på ordreinformasjon som beskrevet under Motta ved søk.