Under Admin > Kontoer kan du administrere bibliotekets kontoer. Kontoer kan anvendes til innkjøp, som materialkonto og klargjøringskonto, eller til håndtering av utestående, som gebyrkonto og erstatningskonto. Det kan dessuten opprettes en fakturapurringskonto for registrering av purregebyrer fra materialleverandører. Du kan derudover også administrere kontoperioder.
Her vises konfigurasjonen av kontoer.
Kontoer
Opprettelse av kontoer
Du kan opprette en konto ved å holde musen over en eksisterende konto i kontohierarkiet og klikke på opprett-ikonet , eller ved å klikke på "Opprett grunnkonto" for å opprette din første konto.
Her kan en ny konto opprettes.
Fyll ut et unikt kontonummer samt ytterligere opplysninger og trykk på "Lagre" for å opprette kontoen. Kontoer kan organiseres i hierarkier etter behov. Bemerk, at en klargjøringskonto, gebyrkonto og erstatningskonto må være åpen og ikke kan ha underkontoer.
Eksternt kontonummer
For å legge til et eksternt kontonummer, som er nødvendig for å kommunisere med et eksternt økonomisystem, velges en leverandør under "Ekstern kontotype", og avhengig av leverandør angis nødvendige opplysninger som kommaseparert liste under "Eksterne kontoopplysninger".
Les mer under Implementering av fakturaintegrasjon.
Redigering og lukking av kontoer
For å redigere en konto, må du klikke på den ønskede konto i hierarkiet. Nå kan du redigere kontooplysninger og lagre endringer med "Lagre". Hvis en konto skal lukkes, skjer det også her. Bemerk, at visse betingelser må være oppfylt, før lukking. Hvis betingelsene ikke er oppfylt, vil det vises en beskjed.
Sletting av kontoer
En konto kan slettes ved å åpne den relevante konto og klikke på "Slette". Etter å ha bekreftet slettingen, forsøkes kontoen slettet. Hvis dette ikke er mulig, vises en beskjed. For eksempel kan du ikke slette en konto med tilknyttede underkontoer eller perioder med åpne bevegelser. En slettet konto kan ikke gjenopprettes.
Kontoperioder
Opprettelse av kontoperioder
Kontoer kan ha en eller flere kontoperioder, hvor bevegelser lages. Kontoperioder kan kun opprettes på grunnkontoen, og gjelder automatisk for alle åpne underkontoer. Opprett en periode ved å klikke på "Opprett periode" på hovedsiden, eller i periodefanen for grunnkontoen, ved å klikke på opprett-ikonet . Hvis datoene overlapper med en annen periode, kan den ikke opprettes. Disponeringer og betalinger skjer i den aktuelle perioden. Det vil si betaling foretatt i 2024 skjer i 2024 kontoperiode, og betaling i 2025 skjer i 2025 kontoperiode.
Her vises opprettelsen av en ny periode
Redigering av kontoperioder
Budgettet for en kontoperiode kan endres ved å åpne kontoen og velge periodefanen. Velg den ønskede perioden, og juster budsjett- og periodeinnstillingene. Lagre endringene ved å klikke på "Lagre". Husk at visse betingelser må være oppfylt for å lukke en periode. Hvis betingelsene ikke er oppfylt, vil du motta en beskjed. Endringene påvirker kun den valgte kontoen.
Sletting av kontoperioder
For å slette en kontoperiode, velger du grunnkontoen og den ønskede perioden. Klikk deretter på "Slette" og bekreft. Hvis perioden ikke kan slettes, vil du få beskjed. For eksempel kan du ikke slette en kontoperiode hvis den har kontobevægelser tilknyttet. Sletting skjer på grunnkontoen og alle underkontoer.
Historikk av budsjettendringer
En historikk av budsjettendringer for en kontoperiode kan vises ved å åpne kontoen og velge historikkfanen. Her kan du se endringene og forstå hvordan budsjettet har blitt justert over tid for en gitt periode.