Under Innkjøp > Abonnement kan du søke opp og vedlikeholde eksisterende abonnementer, samt opprette nye abonnementer. Ved å opprette et abonnement for et tidsskrift kan Cicero automatisk opprette nye utgaver av en tidsskrift-post.
Opprettelse av et abonnement
Et nytt abonnement kan opprettes på 3 måter:
-
Fra abonnement-siden
- Under Innkjøp > Abonnement kan du trykke på "Opprett abonnement". Deretter må du søke opp og velge et grunnkort som du ønsker å knytte til abonnementet. Hvis du ikke finner det ønskede grunnkortet, kan du lese mer under Opprett grunnkort for tidsskrift.
-
Fra et grunnkort
- Detaljvisningen for bibliografiske poster av typen tidsskrift har en "Grunnkort"-fane med sentrale tidsskrift-informasjoner. Når det er opprettet et grunnkort, kan du opprette et abonnement direkte fra denne fanen. Les mer under Opprett grunnkort for tidsskrift.
-
Ved å kopiere et eksisterende abonnement
- Du kan kopiere et abonnement nederst på abonnementets detaljside ved å trykke på "Kopier abonnement". Deretter åpnes en ny detaljside for abonnementet, hvor du eventuelt kan endre enkelte detaljer og deretter trykke "Lagre". All informasjon, bortsett fra eksemplarenes plassering på plasseringsfanen, kopieres med over til det nye abonnementet.
Detaljside for et abonnement
Et abonnement består av en rad informasjoner som fylles ut ved opprettelse.
Abonnementsinfo
Generell informasjon om abonnementet. Særlige bemerkninger:
- Abonnementsnummer: Oppgis av leverandøren. Hvis du ikke har et abonnementsnummer, må du angi en selvvalgt verdi.
- Status: Status må være ”Aktiv” hvis det er et nytt abonnement du registrerer.
- Automottak: Hvis dette er aktivert, opprettes det automatisk en ordre på neste utgave når leverandøren sender beskjed til Cicero om at neste utgave klargjøres. Dette bør kun velges hvis det er avtalt med leverandøren.
- Opprett midlertidige eksemplarer: Hvis dette er aktivert, oppretter Cicero automatisk midlertidige eksemplarer for neste utgave når nåværende utgave mottas i Cicero. Hvis automottak er aktivert, vil eksemplarene bli opprettet så snart ordren er opprettet.
Abonnementsdatoer
Informasjon om opprettelsesdato og eventuell dato for oppsigelse av abonnementet.
Betalingsinfo
Informasjon om betalingen. Vær oppmerksom på at disse feltene er ”satt på vent”, hvilket vil si at det ikke konteres/nedskrives på kontoer i forbindelse med mottak av tidsskrifter.
Leveringsinfo
Informasjon om levering av nye utgivelser. Særlige bemerkninger:
- Forventet leveringsdato: Fylles automatisk ut basert på utgivelsesfrekvensen angitt på grunnkortet.
Materialinfo
Informasjon som automatisk tildeles eksemplarene knyttet til dette abonnementet.
Ved mottak av en ny utgave, vil eksemplarene til utgaven få materialgruppen angitt under "Materialgruppe (nyeste utgave)". Samtidig bytter eksemplarene i den tidligere utgaven til materialgruppen angitt under "Materialgruppe (eldre utgaver)". På denne måten er det mulig å differensiere utlåns- og reserveringsregler for nye og eldre utgaver av en periodika-post. Les mer under Materialgrupper og utlånsprofiler.
Neste utgave
Fylles ut slik at systemet kan generere informasjon om den neste utgaven samt de etterfølgende. Minst ett av disse feltene må fylles ut. I nummer-feltet er det kun mulig å velge verdier fra den nummersekvensen som er knyttet til navneskabelonen angitt på grunnkortet.
OBS! Disse verdiene bør ikke endres i forbindelse med mottak av særnumre. Dette bør håndteres manuelt under mottak av periodika. Les mer om mottak av særnummer under Motta periodika.
Intern info
Det er mulig å knytte en medarbeider som er ansvarlig for abonnementet.
Plassering
På fanen "Plassering" angis den plasseringen som eksemplarene automatisk skal tildeles når de opprettes i Cicero. Antallet angitt under "Abonnementsinfo" avgjør hvor mange eksemplarer som ønskes mottatt, og dermed også hvor mange plasseringer som kan angis på plasseringsfanen.