Under Innkjøp > Ordrer > Ordreoversikt kan du få et overblik over ordrer.
Ordreinformasjonen kommer enten fra ordrer opprettet/sendt via materielvalgslisten i Cicero (se Opprett ordre), eller via integrasjoner til eksterne løsninger. For ordrer opprettet via materielvalgslisten samles bestillinger opprettet på samme materielvalgsliste med samme leverandør og samme kundenummer.
Ved hjelp av søkeparametrene kan du foreta et søk og se en oversikt over aktuelle ordrer fra en bestemt leverandør.
En ordre består av en rekke ordrelinjer, som hver har et unikt nummer. Du kan søke på et ordrelinjenummer, noe som finner ordren med det inntastede ordrelinjenummeret.
Detaljvisning av ordre
Ved å trykke på en funnet ordre vises en detaljside med informasjon om ordrens ordrelinjer, samt en historikk over hendelser på ordren.
Ordrelinjer
Fanen "Ordrelinjer" gir et overblik over hvilke materialer som er bestilt, antallet materialer, forventet pris, og hvor materialene ønskes plassert. Ved å trykke på en bestemt ordrelinje, kan man se ytterligere detaljer for ordrelinjen.
Det er mulig å redigere status for ordrelinjen fra "Bestilt" til enten "Utsolgt", "Kan ikke skaffes" eller "Kansellert". Når status endres til "Utsolgt", "Kan ikke skaffes" eller "Kansellert", slettes materialer som lå på denne ordrelinjen. Låneren blir underrettet hvis det ligger reservasjoner på de materialene som slettes.
Det er også mulig å redigere kontonummer på ordrelinjer for ordrer som ennå ikke er betalt. Ved endring av kontonummer på en ordrelinje vil de tilhørende disponerte kontobevegelsene også bli oppdatert.
Ordre
Fanen "Ordre" viser en historikk over alle hendelser på ordren med følgende informasjon:
- Tidspunkt: Tidspunkt for hendelsen.
- Hendelse: Hendelsestypen (f.eks. "Note redigert" eller "Ordre sendt").
- Ny verdi: Hvis hendelsen har resultert i endringer på ordren (f.eks. hvis note endres), så vises den nye verdien.
- Bruker: Brukeren som har utført en handling på ordren.
I tillegg kan du redigere følgende detaljer for ordren:
- Status kan oppdateres til intern oppfølging.
- En intern note kan legges til.
- Hvis en ordre har status "Ikke sendt", er det mulig å sende på nytt ved å trykke på "Send ordre på nytt".
- Hvis en ordre ikke er mottatt innen forventet leveringsdato er det mulig å sende en purring til leverandøren enten manuelt eller automatisk. Les mer under Send purring til materialleverandør.
Ordren endrer status fra "Sendt" til "Betalt" når fakturaer på alle materialene er mottatt og betalt.