Mottak av periodika

Under Innkjøp > Motta > Periodika kan du søke opp og motta periodika. De ankomne eksemplarene kan søkes opp basert på bibliografisk postinformasjon, abonnementsinformasjon og/eller plassering (bibliotek). Deretter kan de mottas som beskrevet under Mottaksprosessen.

Hvis eksemplarene er klargjort ved mottakelse, kan de også mottas direkte ved skanning av materialene som beskrevet i Motta eksemplarer.

Automatisk mottak

Hvis det automatisk mottak er aktivert for et abonnement, vil det automatisk opprettes eksemplarer for nye utgaver så snart de er klargjort av leverandøren. Derfor vil deler av denne artikkelen ikke være relevant. Les gjerne mer under Opprettelse og vedlikehold av abonnement på periodika (PIF-post) og Automatisk mottak av Periodika.

Spesielle mottak

I visse situasjoner kan det ankomme eksemplarer som skiller seg fra det abonnementet er satt opp til. Håndteringen av disse situasjonene er beskrevet her:

• Spesialnummer/tilleggsnummer
• Det har ankommet flere eksemplarer enn forventet
• Utgaver mottas i feil rekkefølge
• Sammenføyde utgaver

Mottaksprosessen

Mottak av materialer skjer på følgende måte:

1. Sørg for at de ønskede eksemplarene er markeret i tabellen
2. Trykk evt. "Rediger" nederst i høyre hjørne, hvis plasserings- eller eksemplarinformasjon skal oppdateres.
3. Trykk evt. "Skriv ut etiketter" hvis du ønsker å skrive ut eksemplaretiketter før eksemplarene mottas.
4. Trykk "Motta" for å vise et mottaksvindu, hvor følgende kan velges:
   • Strekkoder:
     • Uendret: Eksemplarene beholder de nåværende numrene
     • Trekke nye: Det trekkes nye strekkoder ut fra den konfigurerte nummersekvensen
     • Skann: Gir mulighet for å oppdatere strekkoden med informasjon fra stregkode eller RFID-etikett. Se mer under Skann strekkode og/eller skriv til RFID-etikett.
   • Oppdater plassering ut fra plasseringsregler: Eksemplarenes plassering oppdateres automatisk ut fra de oppsatte plasseringsreglene. Denne er kun tilgjengelig hvis Cicero er konfigurert til å benytte plasseringsregler på deres bibliotek. Les mer under Plasseringsregler.
   • Skriv ut etiketter: Skriver ut etiketter for de valgte eksemplarene når det trykkes "Motta".
   • Oppfyll reservasjoner: Hvis det er reservasjoner på noen av eksemplarene, vil disse bli oppfylt ved mottak.
   • Skriv til RFID-etikett: Gir mulighet for å skrive strekkoden til RFID-etiketten på materialet. Se mer under Skann strekkode og/eller skriv til RFID-etikett.
   • Vedlagte materialer pr. mottakelse: Angi om det finnes vedlegg til eksemplarene som mottas.
5. Trykk "Motta".
   • Eksemplarene er nå mottatt og markert med et "Eksemplar mottatt"-ikon  i tabellen.
   • Hvis du har valgt "Strekkode: Skann" eller "Skriv til RFID-etikett" vil du få vist et nytt vindu (se Skann strekkode og/eller skriv til RFID-etikett).

Skann strekkode og/eller skriv til RFID-etikett

For å skanne en strekkode og/eller skrive til en RFID-etikett, må du følge veiledningen i vinduet vist nedenfor. Eksemplarene må håndteres én om gangen, deretter trykker du "Motta".

Etter mottakelse

Når et eksemplar er mottatt, vil det være markert med et "Eksemplar mottatt"-ikon . Alle mottatte eksemplarer får status "Tilgjengelig" eller "Transit", avhengig av om eksemplaret skal sendes til en annen filial. Ved mottak av et eksemplar, blir anskaffelsesdato for dette oppdatert. Når et eksemplar mottas, vises også sorteringbeskjeden fra den sorteringsregelen som eksemplaret er blitt matchet med.

Hvis "Opprett midlertidige eksemplarer" er aktivert på abonnementet, vil Cicero automatisk opprette midlertidige eksemplarer for neste utgave når gjeldende utgave mottas i Cicero. Hvis automatisk mottak er aktivert, vil eksemplarene opprettes så snart ordren er opprettet.

Spesialnummer/tilleggsnummer

Hvis det mottas et spesialnummer eller tilleggsnummer som ennå ikke er opprettet som eksemplar i Cicero, kan det mottas på følgende måte:

1. Trykk på "Opprett eksemplar"
2. Søk opp og velg abonnement
3. Angi antall (som utgangspunkt er det samme antallet som angitt på abonnementet)
4. Angi utgaveinformasjon slik det fremgår på eksemplarene.
5. "Oppdater abonnementsdata for neste utgave" skal som utgangspunkt være deaktivert.
6. Trykk på "Opprett"
7. De opprettede eksemplarene vil nå vises i tabellen og kan mottas som beskrevet i Mottaksprosessen.

Det har kommet flere eksemplarer enn forventet

Hvis det kommer flere eksemplarer enn det som er opprettet i Cicero, kan disse mottas på følgende måte:

1. Trykk på "Opprett eksemplar"
2. Søk opp og velg abonnement
3. Angi antall ekstra eksemplarer som skal opprettes (som utgangspunkt er det samme antallet som angitt på abonnementet)
4. Angi utgaveinformasjon slik det fremgår på eksemplarene.
5. "Oppdater abonnementsdata for neste utgave" skal som utgangspunkt være deaktivert.
6. Trykk på "Opprett"
7. De opprettede eksemplarene vil nå vises i tabellen og kan mottas som beskrevet i Mottaksprosessen.

Utgaver mottas i feil rekkefølge

Noen ganger kan det komme en utgave som ligger senere i nummerrekkefølgen enn det som forventes mottatt. Dette kan skje hvis det for eksempel er opprettet eksemplarer i Cicero med nr. 4, som har status "Underveis", og nr. 5 ankommer før nr. 4. Mottak av nr. 5 håndteres på følgende måte:

1. Trykk på "Opprett eksemplar"
2. Søk opp og velg abonnement
3. Angi antall (som utgangspunkt er det samme antallet som angitt på abonnementet)
4. Angi utgaveinformasjon slik det fremgår på eksemplarene (for eksempel nr. 5)
5. Aktiver "Oppdater abonnementsdata for neste utgave".
6. Fyll ut informasjon om neste forventede utgave og oppdater forventet leveringsdato. De angitte opplysningene vil legges til abonnementet.
   • I forhold til eksempelet ovenfor må neste utgave oppdateres til å være nr. 6, og forventet leveringsdato må flyttes en måned frem (forutsatt at det er månedlige utgivelser).
7. Trykk på "Opprett"
8. De opprettede eksemplarene vil nå vises i tabellen og kan mottas som beskrevet i Mottaksprosessen. Eksemplarer for utgave nr. 6 vil også være opprettet i Cicero med status "Underveis".

Når nr. 4 ankommer, skal det bare mottas som normalt.

Sammenføyde utgaver

I noen tilfeller kan to numre slås sammen til ett. Dette kan skje hvis det for eksempel er opprettet eksemplarer i Cicero med nr. 7, som har status underveis, og ved mottak av eksemplarene viser det seg at nr. 7 og 8 er slått sammen, slik at det faktiske nummeret er "7/8". Mottak håndteres på følgende måte:

1. Finn eksemplarer for utgave nr. 7.
2. Merk eksemplarene og trykk "Rediger utgave" nederst i høyre hjørne.
3. Angi utgaveinformasjonen slik det står på eksemplarene (for eksempel nr. 7/8)
4. Aktiver "Oppdater abonnementsdata for neste utgave".
5. Fyll inn informasjon om neste forventede utgave og oppdater forventet leveringsdato. De angitte opplysningene vil legges til abonnementet.
   • I forhold til eksempelet ovenfor må neste utgave oppdateres til å være nr. 9, og forventet leveringsdato må flyttes en måned fremover (forutsatt at det er snakk om månedlige utgivelser).
6. Trykk "Opprett"
7. Eksemplarene vil nå vises med oppdatert utgaveinformasjon i tabellen og kan mottas som beskrevet i Mottaksprosessen. Eksemplarer for utgave nr. 9 vil også være opprettet i Cicero med status "Underveis".