Under Innkjøp > Abonnement kan du søke og vedlikeholde eksisterende abonnementer, samt opprette nye abonnementer. Ved å opprette et abonnement for et periodika kan Cicero automatisk opprette nye utgaver av en periodika-post.
Opprettelse av et abonnement
Et nytt abonnement kan opprettes på 3 måter:
-
Fra abonnement-siden
- Under Innkjøp > Abonnement kan du trykke på "Opprett abonnement". Deretter skal du søke og velge et grunnkort, som du ønsker å knytte til abonnementet. Kan du ikke finne det ønskede grunnkortet, kan du lese mer under Opprett grunnkort for periodika (PIF-post).
-
Fra et grunnkort
- Detaljvisningen for bibliografiske poster av typen periodika har en "Grunnkort"-fane med sentrale periodika-informasjoner. Når det er opprettet et grunnkort, kan du opprette et abonnement direkte fra denne fanen. Les mer under Opprett grunnkort for periodika (PIF-post).
-
Ved å kopiere et eksisterende abonnement
- Du kan kopiere et abonnement nederst på abonnementets detaljeside ved å trykke på "Kopier abonnement". Deretter åpnes en ny detaljeside for abonnementet, hvor du evt. kan endre enkelte detaljer og deretter trykke "Lagre". All informasjon, bortsett fra materialenes plasseringsinformasjon på plasseringsfanen, kopieres over til det nye abonnementet.
Detaljeside for et abonnement
Et abonnement består av en rekke informasjoner, som fylles ut ved opprettelse.
Abonnementsinformasjon
Generelle informasjoner om abonnementet. Spesielle merknader:
- Abonnementsnummer: Oppgis av leverandøren. Hvis du ikke har et abonnementsnummer må du angi en selvvalgt verdi.
- Status: Status skal være "Aktiv", hvis det er et nytt abonnement du er i ferd med å registrere.
- Automatisk mottak: Hvis dette er slått på, opprettes det automatisk en bestilling på neste utgave, når leverandøren sender beskjed til Cicero om at neste utgave klargjøres. Dette bør kun velges hvis det er avtalt med leverandøren.
- Opprett midlertidige materialer: Hvis denne er slått på, oppretter Cicero automatisk midlertidige materialer for neste utgave når nåværende utgave mottas i Cicero. Hvis automatisk mottak er slått på, vil materialene bli opprettet så snart bestillingen er opprettet.
Abonnementsdatoer
Informasjon om opprettelsesdato og evt. dato for oppsigelse av abonnementet.
Betalingsinformasjon
Informasjoner om betalingen. Vær oppmerksom på at disse feltene er "passive", hvilket vil si at det ikke konteres/nedskrives på kontoer i forbindelse med mottak av tidsskrifter.
Prisen kan hentes fra leverandøren ved å trykke på "Hent pris fra leverandør" . Denne muligheten er imidlertid kun tilgjengelig hvis det er valgt en leverandør og leverandøravtale med prissystem konfigurert. Les mer under Leverandører.
Leveringsinformasjon
Informasjoner omkring levering av nye utgivelser. Spesielle merknader:
- Forventet leveringsdato: Fylles ut automatisk på bakgrunn av utgivelsesfrekvensen angitt på grunnkortet.
Materialinformasjon
Informasjoner som automatisk tildeles materialene knyttet til dette abonnementet.
Ved mottak av en ny utgave, vil utgavens materialer få materialgruppen angitt under "Materialgruppe (nyeste utgave)". Samtidig skifter materialene i den tidligere utgaven til materialgruppen angitt under "Materialgruppe (eldre utgaver)". På denne måten er det mulig å differensiere utlåns- og reservasjonsregler for nye og eldre utgaver av en periodika-post. Les mer under Materialgrupper og utlånsprofiler.
Neste utgave
Fylles ut slik at systemet kan generere informasjoner om den neste utgaven samt de påfølgende. Minst ett av disse feltene skal fylles ut. I nummer-feltet er det kun mulig å velge verdier fra den nummersekvensen som er knyttet navnemalen angitt på grunnkortet.
OBS! Disse verdiene bør ikke endres i forbindelse med mottak av spesialnummer. Dette bør håndteres manuelt under mottak av periodika. Les mer om mottak av spesialnummer under Motta periodika.
Intern informasjon
Det er mulig å knytte til en medarbeider som er ansvarlig for abonnementet.
Kassasjonsregler
Det er mulig å legge til kassasjonsregler til et abonnement, slik at eldre utgaver automatisk markeres til kassasjon. Velg det maksimale antallet utgaver dere ønsker å ha i beholdningen. Deretter vil Cicero løpende markere alle eldre utgaver enn det ønskede antallet til kassasjon, slik at kun materialer av de nyeste utgavene blir bevart. Antallet som angis medregner IKKE utgaver som ennå ikke er mottatt.
OBS! Rekkefølgen for hvilke utgaver som er nyest, beregnes på bakgrunn av den eldste anskaffelsesdatoen for materialene i en gitt utgave. Hvis materialene ikke mottas i den rekkefølgen abonnementet er satt opp til, bør dere derfor sjekke om materialene er korrekt markert til kassasjon.
Hvis det IKKE angis noe antall, vil ingen materialer bli markert til kassasjon.
Uansett om det er konfigurert spesifikke kassasjonsregler for abonnementet, kan periodika-materialer fortsatt bli markert til kassasjon via de generelle kassasjonsreglene. Les mer under Kassasjonsregler.
Plassering
På fanen "Plassering" angis den plasseringen som materialene automatisk skal tildeles når de opprettes i Cicero. Antallet angitt under "Abonnementsinformasjon" avgjør hvor mange materialer som ønskes mottatt, og dermed også hvor mange plasseringer som kan angis på plasseringsfanen.
Ved mottak av en ny utgave, vil utgavens materialer få plasseringen angitt under "Plassering (nyeste utgave)". Samtidig skifter materialene i den tidligere utgaven til plasseringen angitt under "Plassering (eldre utgaver)". På denne måten er det mulig å differensiere plasseringen for nye og eldre utgaver av en periodika-post. Dette kan evt. kombineres med differensieringen av utlåns- og reservasjonsregler for nye og eldre utgaver via materialgrupper, som beskrevet under Materialinformasjon.
Annullering/oppsigelse av et abonnement
Hvis et abonnement ikke lenger skal være aktivt, kan det annulleres på følgende måte:
- Søk opp abonnementet du ønsker å annullere og gå til abonnementets detaljeside.
- Endre status til "Avbestilt" eller "Finnes ikke mer".
- Hvilken av de 2 statusene som velges endrer ikke noe i praksis. Begge statusene resulterer i at abonnementet annulleres.
- Sett inn datoen for annullering i dato-feltet "Sagt opp pr.".
- Lagre endringene.
Abonnementet er nå annullert.