Denne guide beskriver, hvordan fakturaintegration sættes op, og hvordan den virker. Vejledningen henvender sig udelukkende til kommuner under KOMBIT.
Cicero LMS kan modtage fakturaer fra økonomisystemerne EG, Fujitsu eller KMD via KOMBIT’s Serviceplatform samt gennemføre automatiseret godkendelse af betaling af fakturaen, såfremt materialerne er modtaget og prisen på fakturaen ligger indenfor den konfigurerede toleranceramme.
Hvis dit bibliotek ønsker at implementere fakturaintegration (e-faktura), skal nedenstående vejledning følges.
Oprettelse af Serviceaftale
Først skal der oprettes en serviceaftale hos Serviceplatformen. Biblioteket skal kontakte Systematic support, som sørger for at oprette en serviceaftale hos Serviceplatformen via
https://www.serviceplatformen.dk/administration/
Kommunen modtager derpå en advis og kan vælge at godkende eller afvise serviceaftalen. En serviceaftale er en accept af, at leverandørens it-system (Cicero) trækker data fra Serviceplatformen, og at kommunen bliver faktureret for forbrug af data.
Når serviceaftalen er godkendt, modtager Systematic en e-mail med kommunens UUID’er (nøgler), som skal lægges ind i Cicero LMS under F7 > Serveropsætning > Serviceplatformen eller i Cicero Mobile under Admin > Avancerede indstillinger > Serviceplatformen.
Bestillingsblanket til Serviceplatformen
Kommunen skal derefter sende en bestillingsblanket til Serviceplatformen. Bestillingsblanketten findes på KOMBIT’s hjemmeside.
Vælg blanketten: Opret, rediger eller slet fakturabilag konfiguration (SF1590_D_v1)
Spørgsmål til udfyldelse af blanketten sendes til bibsys@kombit.dk
Opsætning i Cicero
Udover konfiguration af UUID-nøgler skal nedenstående konfigureres i Cicero.
Ekstern konto
Der skal opsættes korrekt reference fra konti i Cicero til en konto i det eksterne økonomisystem. Under opsætning af en konto udfyldes ekstern kontotype (EG, Fujitsu eller KMD) og eksterne kontooplysninger på de relevante konti. Eksterne kontooplysninger indhentes fra leverandøren af økonomisystemet.
Formatet for de enkelte økonomisystemleverandører skal være som følger:
- KMD Opus: <KONTO_TYPE>,<PSP> eller <KONTO_TYPE>,<KOST_CENTER> eller <KONTO_TYPE>,<KOST_CENTER>,<SIO>
- EG ØS Indsigt: <KONTO_NUMMER>
- Fujitsu Prisme: <KONTO_NUMMER>,<POSTERINGSAFSTEMNINGSENHED>,<POSTERINGSREGISTRERINGSSTED>
Bemærk, at der i feltet kun skal indtastes de pågældende numre adskilt af komma, for eksempel: 1234567,123456
Klargøringskonto
Der skal forefindes en klargøringskonto, som bruges til betaling af klargøringsudgifter, som ikke knytter sig til en bestemt ordrelinje. Kontoen bruges i det tilfælde, at fakturaen indikerer at klargøringen for hele ordren er slået sammen og faktureres separat.
Fakturarykker-konto
For at Cicero automatisk kan registrere rykkergebyrer fra materialeleverandører, skal der konfigureres en fakturarykker-konto. Kontoen markeres under Admin > Konti ved at slå "Fakturarykker-konto" til på den ønskede konto.
Når Cicero modtager en fakturarykker med et gebyr, registreres beløbet automatisk som en kontobevægelse på den konfigurerede konto. Der kan kun være én fakturarykker-konto per biblioteksvæsen.
Læs mere opsætning af konti i Cicero Mobile under Konti.
Bibliotekets EAN nummer og materialeleverandører
Bibliotekets EAN-nummer lægges ind under F7 > Ordre >EAN numre tilknyttet biblioteket i Cicero LMS eller under Admin > Avancerede indstillinger > Indkøb > EAN numre tilknyttet biblioteket i Cicero Mobile.
EAN-nummeret aftales med den ansvarlige for kommunens økonomisystem. Husk at informere bibliotekets materialeleverandører om at I ønsker at overgå til fakturaintegration og hvilket EAN-nummer leverandøren fremover skal anvende, når de sender fakturaer til økonomisystemet.
Opsætning af automatisk godkendelse og pristolerance
Automatisk godkendelse af fakturaer gør det muligt at lade systemet godkende fakturaer til betaling, uden at personalet skal behandle dem manuelt. Funktionen kan slås til eller fra efter behov.
Når automatisk godkendelse er slået til, kan der defineres en tolerancetærskel for, hvor meget prisen fra leverandøren må afvige fra det disponerede beløb. Hvis prisen i fakturaen ligger inden for denne procentsats, og alle materialer er modtaget, vil fakturaen automatisk blive godkendt til betaling i økonomisystemet. Overstiger afvigelsen den tilladte procentsats, skal fakturaen godkendes manuelt af personalet.
Konfigurationen findes under:
- Cicero LMS: F7 > Ordre > Automatisk fakturabetaling
- Cicero Mobile: Admin > Avancerede indstillinger > Indkøb > Automatisk fakturabetaling
OBS! Hvis automatisk godkendelse slås fra, bliver opgaven "Faktura uden for tolerancetærskel" ikke oprettet, selvom den er konfigureret.
Flow for elektronisk fakturering
Når opsætningen er på plads fungerer fakturaintegration således:
- Faktura sendes fra materialeleverandør til økonomisystem
- Faktura sendes fra økonomisystem via Serviceplatformen til Cicero
- Cicero afventer at alle materialer modtages
- Når alle materialer er modtaget og det samlede beløb på fakturaen er inden for
tolerancegrænsen eller fakturaen godkendes manuelt, godkendes fakturaen til betaling - Godkendelsen på betaling sendes fra Cicero via Serviceplatformen til økonomisystem
- Økonomisystemet sørger for at betaling sker på forfaldsdatoen