Under Inköp > Prenumeration kan du söka och underhålla befintliga prenumerationer samt skapa nya prenumerationer. Genom att skapa en prenumeration för periodika-titel kan Cicero automatiskt skapa nya utgåvor av en periodika-post.
Skapa en prenumeration
En ny prenumeration kan skapas på 2 sätt:
-
Från prenumerationssidan
- Under Inköp > Prenumeration kan du klicka på "Skapa prenumeration". Därefter måste du söka och välja ett grundkort som du vill koppla till prenumerationen. Om du inte hittar det önskade grundkortet kan du läsa mer under Skapa grundkort för periodika (PIF-post).
-
Från ett grundkort
- Detaljvyn för bibliografiska poster av typen periodika har en flik för "Grundkort" med central periodika-information. När ett grundkort har skapats kan du skapa en prenumeration direkt från denna flik. Läs mer under Skapa grundkort för periodika (PIF-post).
-
Genom att kopiera en befintlig prenumeration
- Du kan kopiera en prenumeration längst ner på prenumerationens informationssida genom att trycka på "Kopiera prenumeration". Då öppnas en ny detaljsida för prenumerationen, där du kan ändra enskilda uppgifter och sedan trycka på "Spara". All information, förutom platsinformationen för materialet på platsfliken, kopieras över till den nya prenumerationen.
Detaljsida för en prenumeration
En prenumeration består av information som fylls i vid skapandet.
Prenumerationsinformation
Allmän information om prenumerationen. Särskilda anmärkningar:
- Prenumerationsnummer: Uppges av leverantören. Om du inte har ett prenumerationsnummer måste du ange ett valfritt värde.
- Status: Status bör vara "Aktiv" om det är en ny prenumeration du håller på att registrera.
- Automatisk mottagning: Om detta är aktiverat skapas automatiskt en order för nästa utgåva när leverantören meddelar Cicero att nästa utgåva är på gång. Detta bör endast väljas om det är överenskommet med leverantören.
- Skapa temporära exemplar: Om detta är aktiverat skapar Cicero automatiskt temporära exemplar för nästkommande utgåva när den nuvarande utgåvan tas emot i Cicero. Om automatisk mottagning är aktiverad kommer exemplaren att skapas så snart ordern är skapad.
Prenumerationsdatum
Information om datum för upprättande av prenumeration och eventuellt uppsägningsdatum för prenumerationen.
Betalningsinfo
Information om betalningen. Observera att dessa fält är "passiva", vilket innebär att det inte bokförs/skrivs ner på konton i samband med mottagande av tidskrifter.
Leveransinfo
Information om leverans av nya utgåvor. Särskilda anmärkningar:
- Förväntat leveransdatum: Fylls i automatiskt baserat på utgivningsfrekvensen som anges på grundkortet.
Exemplarinformation
Information som automatiskt tilldelas exemplaren kopplade till denna prenumeration.
Vid mottagande av en ny utgåva kommer utgåvans exemplar att få exemplargruppen angiven under "Exemplargrupp (senaste utgåva)". Samtidigt kommer exemplaren i den tidigare utgåvan att byta till exemplargruppen angiven under "Exemplargrupp (äldre utgåvor)". På detta sätt är det möjligt att differentiera utlånings- och reservationsregler för nya och äldre utgåvor av en periodika-post. Läs mer under Exemplargrupper och utlåningsprofiler.
Nästa utgåva
Fyll i så att systemet kan generera information om nästa utgåva samt de följande. Minst ett av dessa fält måste fyllas i. I nummerfältet är det endast möjligt att välja värden från den nummersekvens som är kopplad till namnmallen angiven på grundkartan.
OBS! Dessa värden bör inte ändras i samband med mottagande av specialnummer. Detta bör hanteras manuellt vid mottagande av periodika. Läs mer om mottagande av specialnummer under Mottagning periodika.
Intern information
Det är möjligt att ange en medarbetare som är ansvarig för prenumerationen.
Gallringsregler
Det är möjligt att lägga till gallringsregler för en prenumeration, så att äldre utgåvor automatiskt markeras för gallring. Välj det maximala antalet utgåvor ni vill ha i beståndet. Därefter kommer Cicero löpande att markera alla äldre utgåvor än det angivna antalet för gallring, så att endast exemplar från de nyaste utgåvorna bevaras. Det angivna antalet inkluderar inte utgåvor som ännu inte har mottagits.
OBS! Ordningen för vilka utgåvor som är nyast beräknas utifrån det äldsta anskaffningsdatumet för exemplaren i en given utgåva. Om exemplaren inte tas emot i den ordning som prenumerationen är inställd på, bör ni kontrollera att exemplaren är korrekt markerade för gallring.
Om inget antal anges kommer inga exemplar att markeras för gallring.
Oavsett om specifika gallringsregler har konfigurerats för prenumerationen, kan periodikaexemplar fortfarande markeras för gallring via de generella gallringsreglerna. Läs mer under Gallringsregler.
Placering
På fliken "Placering" anges den plats som exemplaren automatiskt ska tilldelas när de skapas i Cicero. Antalet som anges under "Prenumerationssinfo" avgör hur många exemplar som önskas mottas, och därmed också hur många platser som kan anges på placeringsfliken.
Avmarkera/Uppsagd prenumeration
Om en prenumeration är uppsagd och inte längre ska vara aktiv kan den avmarkeras på följande sätt:
- Sök upp prenumerationen du vill avmarkera och gå till prenumerationens detaljsida.
- Ändra status till "Avbeställt" eller "Finns inte längre".
- Vilken av de två statusarna som väljs ändrar inget i praktiken. Båda statusarna resulterar i att prenumerationen markeras som inte aktiv.
- Ange datumet för uppsägningen i datumfältet "Uppsagt per".
- Spara ändringarna.
Prenumerationen är nu avbeställd.