En exemplarvalslista är en lista som används i samband med inköp av exemplar. Listan består av en rad bibliografiska poster, som du kan skapa en eller flera beställningsrader på. Denna sida förklarar hur du övergripande kan arbeta med exemplarvalslistor och hur du lägger till bibliografiska poster till listorna.
Skapande av beställningsrader och skickande av order beskrivs under Skapa order.
Skapa exemplarvalslista
Du kan skapa nya exemplarvalslistor på två sätt; antingen från sidan ”Exemplarval” (beskrivs nedan) eller medan du väljer ut poster till exemplarval listan (beskrivs under ”Lägg till poster till exemplarvalslista”).
- Gå till ”Inköp” > ”Exemplarval”.
- Klicka på ”Skapa lista”
- Fyll i relevant information:
- Namn: obligatoriskt
- Filial: fylls i om listan är riktad till en specifik filial
- Deadline: fylls i om det finns en deadline för att skicka order
- Leverantör + leverantörsavtal: Fylls i om enhetspriser ska framgå av exemplarval listan. Den valda leverantören och leverantörsavtalet kommer också att vara förifyllda när beställningsrader skapas. Observera att de visade priserna kan variera från de faktiska priserna om andra leverantörsavtal väljs på beställningsraderna.
- Klicka på ”Skapa”. Listan skapas och visas på sidan.
Lägg till poster till exemplarvalslista
- Gå till ”Katalog” > ”Bibliografiska poster”.
- Sök och markera en eller flera poster som du vill lägga till i en exemplarvalslista.
- 💡 Kom ihåg att avaktivera ”Bestånd”-filtret i sökkriterierna om du vill lägga till nya poster som inte finns i ditt nuvarande bestånd.
- Klicka på ”Lägg till i exemplarslista”.
- Posterna hamnar nu på en tillfällig lista. Antalet poster i listan visas på knappen längst ner i högra hörnet.
- Upprepa steg 2-3 tills du har valt alla poster som du vill lägga till.
- Klicka på ”Välj exemplarvalslista” för att se en översikt över de poster du har valt.
- Från översikten kan du göra följande:
- Välj den exemplarvalslista som du vill lägga till posterna i och klicka på ”Lägg till i lista”. Om du väljer ”Skapa tom lista” kan du skapa en ny exemplarvalslista och sedan lägga till posterna i listan.
- Klicka på ”Rensa” för att rensa listan med valda poster.
- Klicka på ”Avbryt” för att stänga översikten och lägga till fler poster.
Redigera och kopiera exemplarvalslista
- Gå till ”Inköp” > ”Exemplarval”.
- Välj den önskade exemplarvalslistan.
- Klicka på redigera-ikonen i tabellen. Du har nu möjlighet att redigera, kopiera eller ta bort listan.
- Redigera: Förutom att du kan redigera de värden du angav vid skapandet av listan, kan du också ändra listans status. En "Öppen" lista kan fortfarande ha bibliografiska poster tillagda, medan en "Utgiven" lista inte kan ha fler bibliografiska poster tillagda.
- Kopiera: Längst ner i redigeringsfönstret kan du klicka på "Kopiera". Därefter kan du välja vilka filialer listan ska kopieras till, vilken status de nya listorna ska ha, samt ange om beställningsrader ska kopieras med. Beställningsradernas placeringsuppgifter om "Filial" ändras automatiskt till den relevanta filialen vid kopiering.
- Ta bort: Längst ner i redigeringsfönstret kan du klicka på "Ta bort", varefter listan tas bort.
Filtrering av exemplarvalslistor
Om den önskade exemplarvalslistan inte finns i listan, eller om du vill begränsa mängden exemplarvalslistor, kan du försöka ändra filtreringen av listan genom att ändra filtreringsinställningarna till höger. Du kan ändra filtreringen av listor baserat på följande:
-
Status
- Öppen: Visar listor där en beställning INTE har skickats och där bibliografiska poster fortfarande kan läggas till.
- Utgivet: Visar listor där en beställning INTE har skickats, men där bibliografiska poster inte längre kan läggas till.
- Stängd: Visar listor där en beställning HAR skickats.
- Filial
- Leverantör
-
Datum för upprättande
- Som standard visas listor skapade de senaste 2 månaderna.