Mottagning av periodika

Under Inköp > Mottagning > Periodika kan du söka och ta emot periodika. De ankommande exemplaren kan sökas på bibliografisk postinformation, prenumerationsinformation och/eller plats (filial). Därefter kan exemplaren tas emot enligt beskrivningen under Mottagningsprocessen.

Om exemplaren är förberedda vid mottagandet kan de också tas emot direkt genom att skanna exemplaren enligt beskrivningen i Ta emot exemplar.

Automatisk mottagande

Om det finns automatiskt mottagande för en prenumeration kommer exemplar automatiskt att skapas för nya utgåvor så snart de är på väg att förberedas av leverantören. Därför kommer vissa delar av denna artikel inte vara relevanta. Läs eventuellt mer under Skapa och underhålla ett abonnemang på periodika (PIF-post) och Automodtagelse af Periodika.

Speciella mottaganden

I vissa situationer kan det komma exemplar som skiljer sig från vad prenumerationen är inställd på. Hanteringen av dessa situationer beskrivs här:

• Specialnummer/tilläggsnummer
• Det har kommit fler exemplar än förväntat
• Utgåvor tas emot i fel ordning
• Sammanfogade utgåvor

Mottagningsprocessen

Mottagande av exemplar sker på följande sätt:

1. Säkerställ att de önskade exemplaren är markerade i tabellen
2. Om placerings- eller exemplarinformation behöver uppdateras: tryck på "Redigera" längst ned till höger.
3. Om du vill skriva ut exemplaretiketter innan exemplaren tas emot: tryck på "Skriv ut etiketter" .
4. Klicka på "Ta emot" för att visa ett mottagningsfönster där följande alternativ kan väljas:
   • Exemplarnummer:
     • Oförändrat: Exemplaren behåller sina nuvarande nummer
     • Generera nya: Nya exemplarnummer genereras enligt den konfigurerade nummerserien
     • Skanna: Möjlighet att uppdatera exemplarnumret med information från streckkod eller RFID-etikett. Se mer under Skanna exemplarnummer och/eller skriv till RFID-etikett.
   • Uppdatera placering enligt placeringsregler: Exemplarets placering uppdateras automatiskt enligt de angivna placeringsreglerna. Detta alternativ är endast tillgängligt om Cicero är konfigurerat för att använda placeringsregler på ert bibliotek. Läs mer under Placeringsregler.
   • Skriv ut etiketter: Skriver ut etiketter för de valda exemplaren när du klickar på "Ta emot".
   • Uppfyll reservationer: Om det finns reservationer på några av exemplaren, kommer dessa att uppfyllas vid mottagandet.
   • Skriv till RFID-etikett: Möjlighet att skriva exemplarnumret till RFID-etiketten på materialet. Se mer under Skanna exemplarnummer och/eller skriv till RFID-etikett.
   • Bifogade material vid mottagande: Ange om det finns bifogade material på de exemplaren som tas emot.
5. Klicka på "Ta emot".
   • Exemplaren är nu mottagna och markerade med en "Exemplar mottaget"-ikon i tabellen.
   • Om du har valt "Exemplarnummer: Skanna" eller "Skriv till RFID-etikett" kommer du att se ett nytt fönster (se Skanna exemplarnummer och/eller skriv till RFID-etikett).

Skanna exemplarnummer och/eller skriv till RFID-etikett

För att skanna ett exemplarnummer och/eller skriva till en RFID-etikett, följ guiden i fönstret nedan. Exemplaren ska hanteras ett i taget, varefter du klickar på "Ta emot" .

Efter mottagande

När ett exemplar har tagits emot kommer det att vara markerat med en "Exemplar mottaget"-ikon . Alla mottagna exemplar får status "Hemma" eller "Transit", beroende på om exemplaret ska skickas till en annan filial. Vid mottagande av ett exemplar uppdateras exemplarets anskaffningsdatum. När ett exemplar tas emot visas även sorteringsmeddelandet från den sorteringsregel som exemplaret har matchats med.

Om "Skapa temporära exemplar" är aktiverat på prenumerationen, skapar Cicero automatiskt temporära exemplar för kommande utgåva när den nuvarande utgåvan mottas i Cicero. Om automatisk mottagning är aktiverad, kommer exemplaren att skapas så snart ordern är skapad.

Specialnummer/tilläggsnummer

Om ett specialnummer eller tilläggsnummer mottas, som ännu inte har skapats som exemplar i Cicero, kan det tas emot på följande sätt:

1. Klicka på "Skapa exemplar"
2. Sök och välj prenumeration
3. Ange antal (vanligtvis är samma antal angivet som på prenumerationen)
4. Ange utgivningsinformation enligt exemplaren.
5. "Uppdatera prenumerationsdata för nästa utgåva" ska vanligtvis vara inaktiverad.
6. Klicka på "Skapa"
7. De skapade exemplaren kommer nu att visas i tabellen och kan tas emot enligt beskrivningen i Mottagningsprocessen.

Fler exemplar har anlänt än förväntat

Om fler exemplar anländer än vad som har skapats i Cicero, kan dessa tas emot på följande sätt:

1. Klicka på "Skapa exemplar"
2. Sök och välj prenumeration
3. Ange under antal hur många extra exemplar som ska skapas (vanligtvis är samma antal angivet som på prenumerationen)
4. Ange utgivningsinformation enligt exemplaren.
5. "Uppdatera prenumerationsdata för nästa utgåva" ska vanligtvis vara inaktiverad.
6. Klicka på "Skapa"
7. De skapade exemplaren kommer nu att visas i tabellen och kan tas emot enligt beskrivningen i Mottagningsprocessen.

Exemplar tas emot i fel ordning

Ibland kan det hända att ett exemplar anländer som ligger senare i nummerordningen än vad som förväntas. Detta kan inträffa om det t.ex. har skapats exemplar i Cicero med nr. 4, som har status "Pågående", och nr. 5 anländer innan nr. 4. Mottagning av nr. 5 hanteras på följande sätt:

1. Klicka på "Skapa exemplar"
2. Sök och välj prenumeration
3. Ange antal (vanligtvis är samma antal angivet som på prenumerationen)
4. Ange utgivningsinformation enligt exemplaren (t.ex. nr. 5)
5. Aktivera "Uppdatera prenumerationsdata för nästa utgåva".
6. Fyll i information om nästa förväntade utgåva och uppdatera förväntat leveransdatum. De angivna uppgifterna kommer att läggas till prenumerationen.
   • I det ovanstående exemplet ska nästa utgåva uppdateras till att vara nr. 6, och förväntat leveransdatum ska flyttas en månad framåt (förutsatt att det handlar om månatliga utgåvor).
7. Klicka på "Skapa"
8. De skapade exemplaren kommer nu att visas i tabellen och kan tas emot enligt beskrivningen i Mottagningsprocessen. Exemplar för utgåva nr. 6 kommer också att ha skapats i Cicero med status "Pågående".

När nr. 4 anländer, ska det bara tas emot som vanligt.

Sammanfogade utgåvor

I vissa fall kan två nummer slås samman till ett. Detta kan hända om det t.ex. har skapats exemplar i Cicero med nr. 7, som har status "På väg", och vid mottagandet av exemplaren framgår det att nr. 7 och 8 har slagits samman, så det faktiska numret är "7/8". Mottagandet hanteras på följande sätt:

1. Sök upp exemplar för utgåva nr. 7.
2. Markera exemplaren och klicka på "Redigera utgåva" längst ner i högra hörnet.
3. Ange utgivningsinformationen enligt det som står på exemplaren (t.ex. nr. 7/8).
4. Aktivera "Uppdatera prenumerationsdata för nästa utgåva".
5. Fyll i information om nästa förväntade utgåva och uppdatera förväntat leveransdatum. De angivna uppgifterna kommer att läggas till i prenumerationen.
   • I enlighet med exemplet ovan bör nästa utgåva uppdateras till att vara nr. 9, och förväntat leveransdatum bör flyttas en månad framåt (förutsatt att det handlar om månatliga utgivningar).
6. Klicka på "Skapa".
7. Exemplaren kommer nu att visas med den uppdaterade utgivningsinformationen i tabellen och kan mottas enligt beskrivningen i Mottagningsprocessen. Exemplar för utgåva nr. 9 kommer också att ha skapats i Cicero med status "På väg".