Under Admin > Lånerinnstillinger > Lånergrupper kan du sette opp de lånergruppene biblioteket ditt har behov for. Lånerne kan deretter knyttes til lånergruppene, og lånergruppene kan knyttes til materialegruppers utlånsprofiler for å definere utlånsregler for en gitt lånergruppe. I tillegg kan du sette opp filialrettigheter for disse lånergruppene, der du kan styre hvilke rettigheter en gitt lånergruppe skal ha på de ulike filialene i biblioteket ditt.
Det er også mulig å konfigurere automatisk tildeling av lånere til de opprettede lånergruppene (se Automatisk tildeling av lånergrupper).
Opprett/slett lånergrupper
Lånergrupper er strukturert i et hierarki. Lånere som er knyttet til en lånergruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne i hierarkiet. I eksempelet nedenfor vil en låner som er knyttet til «Utenlandske biblioteker», dermed også være knyttet til «Biblioteker» og «Alle».
- En ny undergruppe kan opprettes i innstillingene under fanen «Lånere» ved å klikke på opprett-ikonet ved siden av en eksisterende lånergruppe
.
- En eksisterende lånergruppe kan slettes ved å klikke på slett-ikonet
. Vær oppmerksom på at eventuelle undergrupper også vil bli slettet. Hvis det finnes undergrupper, lånere eller utlånsprofiler knyttet til lånergruppen, vises det en advarsel før lånergruppen slettes.
- Den øverste gruppen, som representerer alle lånerne på biblioteket, kan ikke slettes.
Oppsett av lånergrupper
Ved å klikke på en lånergruppe åpnes lånegruppens detaljside, der lånergruppen kan konfigureres.
Regler som påvirker undergrupper
Hvis en eller flere av følgende regler er slått på, vil det ikke være mulig å redigere denne for lånegruppens undergrupper:
- Fritak for gebyrer: Lånere i gruppen vil ikke automatisk bli pålagt gebyr. Gebyrer kan opprettes manuelt for en låner som er fritatt for gebyrer.
- Fritak for erstatninger: Lånere i gruppen får ikke automatisk opprettet erstatning for ikke-innleverte eksemplarer. Hvis låneren er fritatt for erstatning, vil det heller ikke pålegges gebyr på låneren, selv om låneren ikke er fritatt for gebyrer. Erstatninger kan opprettes manuelt for en låner som er fritatt.
- Fritak for automatisk sperring pga. utestående: Lånere i gruppen vil ikke automatisk bli sperret basert på reglene i konfigurasjonen «Automatisk sperring av låner». Vær oppmerksom på at hvis en låner senere flyttes til en annen lånergruppe som ikke er fritatt for sperring, og fortsatt har ubetalte utestående over grensen for sperring, vil låneren bli sperret. Dette kan f.eks. skje hvis lånergrupper for barn er fritatt for sperring, og låneren senere via automatisk tildeling av lånergrupper flyttes til en lånergruppe for voksne som ikke er fritatt for sperring.
- Fritak for automatisk sending av saldooppgjør: Lånere i gruppen vil ikke motta automatisk sendte saldooppgjør. Hvis en låner er medlem av flere lånergrupper, er vedkommende fritatt for saldooppgjør hvis bare én av disse lånergruppene er merket som fritatt.
- Fritak for verifisering av e-postadresser: Hvis en låner er medlem (enten direkte eller nedarvet) av en lånergruppe som er fritatt for e-postverifisering, vil lånerens e-postadresser (samt e-postadresser til en eventuell foresatt) automatisk bli satt som verifisert. Dette gjelder også hvis en av lånerens lånergrupper blir satt som fritatt etter at låneren har mottatt en verifiserings-e-post. Låneren trenger ikke å verifisere eksisterende e-postadresser hvis fritaket senere fjernes – kun nye e-postadresser.
- Fritak for meldinger: Lånere i gruppen vil ikke motta meldinger fra biblioteket. Hvis en låner er medlem av flere lånergrupper, er vedkommende fritatt for meldinger hvis bare én av disse lånergruppene er merket som fritatt. En låner som er fritatt for meldinger, vil heller ikke motta manuelt sendte meldinger. Når en lånergruppe er fritatt for meldinger, vil lånergruppen også automatisk bli fritatt for automatisk sending av saldooppgjør og verifisering av e-postadresser.
- Maks antall reserveringer: Det er mulig å sette «Maksimalt antall reserveringer pr. låner» som er tillatt for lånere i en lånergruppe. Hvis en låner er medlem av flere lånergrupper, vil den mest lempelige regelen gjelde. Det er mulig for en ansatt å fremtvinge reserveringer som overskrider reserveringsgrensen.
- Maks antall utlån pr. låner: Det er mulig å sette «Maksimalt antall utlån pr. låner» som er tillatt for lånere i en lånergruppe. Hvis en låner er medlem av flere lånergrupper, vil den mest lempelige regelen gjelde. Hvis eksemplarets eksemplargruppe også har satt et maksimum, vil den minst lempelige regelen mellom lånergruppen og eksemplargruppen gjelde – les mer her: Eksemplargrupper og utlånsprofiler. Det er mulig for en ansatt å fremtvinge utlån som overskrider utlånsgrensen.
- Cicero Surf – Tillat lånere å endre PIN-kode: Hvis en låner er med i en lånergruppe der denne er slått på, har låneren mulighet til å endre sin PIN-kode i Cicero Surf. Hvis låneren er med i flere lånergrupper, kan låneren endre sin PIN-kode i Cicero Surf hvis bare én av lånergruppene tillater endring av PIN-kode.
MERK! Hvis låneren er medlem av flere lånergrupper, der noen er fritatt for gebyr/erstatning og andre ikke er, avhenger fritaket av hvilken lånergruppe som ble brukt ved utlånet, dvs. hvilken utlånsprofil på eksemplarets lånergruppe som matchet lånerens lånergrupper.
Du kan også sette opp en utløpsdato for en lånergruppe. Hvis det settes en utløpsdato, vil lånergruppen bli slettet etter utløpsdatoen, og lånerne vil dermed miste sin tilknytning til denne lånergruppen.
Regler som ikke påvirker undergrupper
Følgende regler påvirker kun lånere som er direkte knyttet til denne lånergruppen:
- Skoleklasse: Lånere i denne gruppen får vist sin lånergruppe sammen med lånerens navn i utvalgte tabeller og menyer, der det normalt ellers bare er lånerens navn som vises. Vær oppmerksom på at denne funksjonaliteten forutsetter at «Visning av skoleklasse ved låner» er satt til TRUE under Admin > Generelle innstillinger.
- Spesialhåndtering: En lånergruppe kan settes opp med «Spesialhåndtering». Dette betyr at alle reserveringer for lånere i denne lånergruppen vil bli merket med «spesialhåndtering» i databasen. Denne merkingen kan brukes i sorteringsregler, og merkingen sendes til IMS for den aktuelle reserveringen. Hvis en låner er med i flere lånergrupper, blir lånerens reserveringer merket med «spesialhåndtering» hvis bare én av disse lånergruppene er merket med «Spesialhåndtering».
- Auto-utlån: Det er mulig å få autoutlånt reserverte eksemplarer for lånere i bestemte lånergrupper. Funksjonaliteten brukes typisk i situasjoner der et eksemplar er reservert til innledende intern håndtering mht. lesesirkler, eksemplarpleie, logistikk, fjernlån osv. Det kan f.eks. være eksemplarer som skal transporteres mellom biblioteker eller avdelinger, reserveringer til lesesirkler eller Biblioteket kommer-lånere. Et auto-utlån skjer når et eksemplar ved innlevering/skanning matcher en reservering, noe som resulterer i at eksemplaret automatisk lånes ut.
- Rettigheter i eksterne ressurser: Lånere i lånergruppen kan tildeles rettigheter i eksterne ressurser.
Oppsett av filialrettigheter for lånergrupper
Under fanen «Filialrettigheter» for en gitt lånergruppe kan du sette opp regler for hvilke filialer en låner kan låne, reservere og booke på. Disse reglene gjelder kun for opprettelse av lån, reserveringer og bookinger.
- Kan låne på: Denne gjelder for lån som foretas uten forutgående reservering.
- Kan hente reserveringer på: Denne refererer til om lånere i lånergruppen kan hente reserveringer på en gitt filial.
- Kan booke på: Denne refererer til om lånere i lånergruppen kan booke på en gitt filial.
Hvis det ikke er satt opp noen filialrettigheter for lånergruppen, har låneren som utgangspunkt tillatelse til å foreta lån, reserveringer og bookinger på alle tilknyttede filialer.
Ved opprettelse av en lånergruppe vil filialrettighetene bli nedarvet fra lånergruppen ett nivå over. Ønsker du de samme filialrettighetene for alle undergrupper til en lånergruppe, kan du klikke på «Kopier filialrettigheter til undergrupper» for å kopiere filialrettighetene til alle lånegruppens undergrupper.