Under Indkøb > Kontobevægelser kan du administrere og overvåge kontobevægelser for biblioteksvæsenets konti. Denne funktion giver dig mulighed for at få et samlet overblik over dine konti, budgetter og tidligere bevægelser.
For yderligere information om og opsætning af konti og kontoperioder, kan du læse artiklen her: Konti
Valg af konti og periode
For at få et overblik over kontobevægelser, skal du først vælge den ønskede konto samt de perioder, du ønsker at se. Hvis ingen periode vælges, vil systemet automatisk inkludere alle perioder.
Konti vælges ud fra et hierarkisk overblik. Vær opmærksom på at valget af en konto IKKE automatisk tilvælger eventuelle underkonti. Ønskes der et samlet overblik over alle bevægelser på underkonti for en given konto, skal du derfor afkrydse de pågældende underkonti direkte for at de fremgår i tabellen. De samlede bevægelser for alle valgte underkonti vil herefter være synlige i en opsummering nederst i bevægelses-tabellen.
Overblik over kontoer
Når du har valgt konto og periode, vil du blive præsenteret for en tabel med oversigt over bevægelser og budget for hver kontoperiode:
- Bevægelser: En sum af alle gennemførte bevægelser for den givne kontoperiode.
- Disponeret: En sum af alle bevægelser, hvor beløbet er afsat men endnu ikke betalt.
- Budget: Dit budget for den givne kontoperiode
- Resterende: Hvor meget af budgettet, der er tilbage for den givne periode. Beløbet angiver budgettet fratrukket bevægelser og disponerede beløb.
- Status: Få indsigt i, om de valgte kontoperioder er åbne eller lukkede.
- Total (nederst i tabellen): Oversigt over de samlede beløb for alle de valgte kontoperioder.
Historik og oprettelse af bevægelser
For at få et overblik over historikken for bevægelser i en kontoperiode, kan du åbne kontoperioden i oversigten. Her kan du se de bevægelser, der har været på kontoperioden, samt oprette nye bevægelser eller lukke eksisterende.
For at oprette en ny bevægelse i en periode skal du:
- Vælge betalingstype: Udgift eller Indtægt.
- En udgift kan have status som enten "Betalt" eller "Disponeret".
- En indtægt kan kun være "Betalt".
- Indtaste dato for, hvornår den pågældende bevægelse skal være registeret; datoen kan kun være indenfor kontoperioden.
Når bevægelsen er oprettet, vil den automatisk blive reflekteret i historikken og i oversigten.
Her vises oprettelsen af en ny bevægelse
Lukning af bevægelser
Når du har valgt en kontobevægelse, kan du vælge at lukke bevægelser, hvis de er disponeret. En lukket bevægelse vil ikke længere påvirke dit budget, men vil stadig være synlig i historikken.