Opret & rediger materialevalgslister (inkl. ugelister)

En materialevalgsliste er en liste, som benyttes i forbindelse med indkøb af materialer. Listen består af en række bibliografiske poster, som du kan oprette én eller flere bestillingslinjer på. Denne side forklarer, hvordan du overordnet set kan arbejde med materialevalgslister, og hvordan du tilføjer bibliografiske poster til listerne.

Oprettelse af bestillingslinjer og afsendelse af  ordrer er beskrevet under Opret ordre. 

Hent ugelister

Hvis din bibliografiske information leveres af DBC, kan du hente ugelister baseret på skabeloner sat op i Cicero LMS.

1. Gå til ”Indkøb” > ”Materialevalg”.
2. Tryk ”Opret materialevalgsliste” > ”Opret/opdatér ugelister”
3. Vælg de uger, som du ønsker at oprette ugelister for og tryk ”Opret”
   • Der oprettes en liste for hver skabelon, der er konfigureret. Hvis du vælger en eller flere uger, hvor der allerede er oprettet ugelister, vil disse lister blive opdateret. Det kan tage noget tid før listerne er oprettet.
4. Listerne kan nu vælges i listen over materialevalgslister.

⚠️ Fejlmeldinger:

• Hvis en ugeliste ikke kan hentes, kan det skyldes at ugefortegnelsen ikke indeholder nogen materialer. Undersøg eventuelt om de fejlede skabeloner er valide. Hvis ingen skabeloner gav resultater, kan det skyldes, at ugefortegnelsen ikke er udgivet endnu.

Opret materialevalgsliste

Du kan oprette nye materialevalgslister på 2 måder; enten fra ”Materialevalg”-siden (gennemgås herunder) eller mens du udvælger poster til materialevalgslisten (gennemgås under ”Tilføj poster til materialevalgsliste”).

1. Gå til ”Indkøb” > ”Materialevalg”.
2. Tryk ”Opret materialevalgsliste” > ”Opret tom liste”
3. Udfyld relevante informationer:
   • Navn: påkrævet
   • Filial: udfyldes, hvis listen er målrettet en specifik filial
   • Deadline: udfyldes, hvis der er en deadline på afsendelse af ordre
   • Leverandør + leverandøraftale: Udfyldes, hvis enhedspriser skal fremgå af materialevalgslisten. Den valgte leverandør og leverandøraftale vil også være præ-udfyldt, når der oprettes bestillingslinjer. Vær opmærksom på, at de viste priser kan variere fra de faktiske priser, hvis andre leverandøraftaler er valgt på bestillingslinjerne.
4. Tryk ”Opret”. Listen oprettes og bliver vist på siden.

Tilføj poster til materialevalgsliste

1. Gå til ”Katalog” > ”Bibliografiske poster”.
2. Fremsøg og marker en eller flere poster, som du ønsker at tilføje til en materialevalgsliste.
   • 💡 Husk at slå ”Beholdning”-filteret fra i søgekriterierne, hvis du ønsker at tilføje nye poster, som ikke findes i din nuværende beholdning.
3. Tryk ”Tilføj til materialevalgsliste”.
   • Posterne kommer nu på en midlertidig liste. Antallet af poster i listen fremgår på knappen nederst i højre hjørne.
   • 
4. Gentag trin 2-3 indtil du har valgt alle poster, som du ønsker at tilføje.
5. Tryk ”Vælg materialevalgsliste”, for at se en oversigt over de poster, som du har udvalgt.
6. Fra oversigten kan du gøre følgende:
   • Vælg den materialevalgsliste, som du ønsker at tilføje posterne til, og tryk ”Tilføj til liste”. Vælger du ”Opret tom liste”, kan du oprette en ny materialevalgsliste, og derefter tilføje posterne til listen.
   • Tryk ”Ryd” for at rydde listen af valgte poster.
   • Tryk ”Annuller” for at lukke oversigten og tilføje flere poster.

 

Rediger og kopier materialevalgsliste

1. Gå til ”Indkøb” > ”Materialevalg”.
2. Vælg den ønskede materialevalgsliste.
3. Tryk på rediger-ikonet i tabellen. Du har nu mulighed for at redigere, kopiere eller slette listen.

• Rediger: Udover at du kan redigere værdierne du angav ved oprettelse af listen, kan du også ændre listens status. En "Åben" listen kan der forstat tilføjes bibliografiske poster til, mens der ikke kan tilføjes bibliografiske poster til en "Udgivet" liste. 
• Kopier: Nederst i redigerings-vinduet kan du trykke på "Kopier". Herefter kan du vælge, hvilke filialer listen skal kopieres til, hvilken status de nye lister skal have, samt angive hvorvidt bestillingslinjer skal kopieres med. Bestillingslinjernes placeringsoplysninger omkring "Filial" ændres automatisk til den relevante filial ved kopiering.
• Slet: Nederst i redigerings-vinduet kan du trykke på "Slet", hvorefter listen slettes.

Filtrering af materialevalgslister

Hvis den ønskede materialevalgsliste ikke findes i listen, eller hvis du gerne vil begrænse mængden af materialevalgslister, kan du prøve at ændre filtreringen af listen ved at ændre filtreringsindstillinger til højre for materialevalgsliste-vælgeren. Du kan ændre filtreringen af lister ud fra følgende:

• Status
  • Åben: Viser lister, hvor der IKKE er afsendt en ordre, og som der fortsat kan tilføjes bibliografiske poster til.
  • Udgivet: Viser lister, hvor der IKKE er afsendt en ordre, men hvor der ikke længere kan tilføjes bibliografiske poster til.
  • Lukket: Viser lister, hvor der ER afsendt en ordre.
• Filial
• Leverandør
• Oprettelsesdato
  • Der vises som udgangspunkt lister oprettet de seneste 2 måneder.