Under Indkøb > Abonnement kan du fremsøge og vedligeholde eksisterende abonnementer, samt oprette nye abonnementer. Ved at oprette et abonnement for et periodika kan Cicero automatisk oprette nye udgaver af en periodika-post.
Oprettelse af et abonnement
Et nyt abonnement kan oprettes på 2 måder:
-
Fra abonnement-siden
- Under Indkøb > Abonnement kan du trykke på "Opret abonnement". Herefter skal du fremsøge og vælge et grundkort, som du ønsker at knytte til abonnementet. Kan du ikke finde det ønskede grundkort, kan du læse mere under Opret grundkort for periodika (PIF-post).
-
Fra et grundkort
- Detaljevisningen for bibliografiske poster af typen periodika har en "Grundkort"-fane med centrale periodika-informationer. Når der er oprettet et grundkort, kan du oprette et abonnement direkte fra denne fane. Læs mere under Opret grundkort for periodika (PIF-post).
Detaljeside for et abonnement
Et abonnement består af en række informationer, som udfyldes ved oprettelse.
Abonnementsinfo
Generelle informationer om abonnementet. Særlige bemærkninger:
- Abonnementsnummer: Oplyses af leverandøren. Hvis du ikke har et abonnementsnummer må du angive en selvvalgt værdi.
- Status: Status skal være ”Aktiv”, hvis det er et nyt abonnement, du er ved at registrere.
- Automodtagelse: Hvis dette er slået til, oprettes der automatisk en ordre på næste udgave, når leverandøren sender besked til Cicero om, at næste udgave klargøres. Dette bør kun tilvælges, hvis det er aftalt med leverandøren.
- Opret midlertidige materialer: Hvis denne er slået til, opretter Cicero automatisk midlertidige materialer for næstkommende udgave, når nuværende udgave modtages i Cicero. Hvis automodtagelse er slået til, vil materialerne blive oprettet så snart ordren er oprettet.
Abonnementsdatoer
Information om oprettelssesdato og evt. dato for opsigelse af abonnementet.
Betalingsinfo
Informationer om betalingen. Vær opmærksom på at disse felter er ”passive”, hvilket vil sige, at der ikke konteres/nedskrives på konti ifm. modtagelse af tidsskrifter.
Leveringsinfo
Informationer omkring levering af nye udgivelser. Særlige bemærkninger:
- Forventet leveringsdato: Udfyldes automatisk på baggrund af udgivelsesfrekvensen angivet på grundkortet.
Materialeinfo
Informationer som automatisk tildeles materialerne knyttet til dette abonnement.
Ved modtagelse af en ny udgave, vil udgavens materialer få materialegruppen angivet under "Materialegruppe (nyeste udgave)". Samtidigt skifter materialerne i den tidligere udgave til materialegruppen angivet under "Materialegruppe (ældre udgaver)". På denne måde er det muligt at differentiere udlåns- og reservationsregler for nye og ældre udgaver af en periodika-post. Læs mere under Materialegrupper og udlånsprofiler.
Næste udgave
Udfyldes så systemet kan generere informationer om den næste udgave samt de efterfølgende. Mindst et af disse felter skal udfyldes. I nummer-feltet er det kun muligt at vælge værdier fra den nummersekvens, der er knyttet navneskabelonen angivet på grundkortet.
OBS! Disse værdier bør ikke ændres ifm. modtagelse af særnumre. Dette bør håndteres manuelt under modtagelse af periodika. Læs mere om modtagelse af særnummer under Modtag periodika.
Intern info
Det er muligt at tilknytte en medarbejder der er ansvarlig for abonnementet.
Placering
På fanen "Placering" angives den placering, som materialerne automatisk skal tildeles, når de oprettes i Cicero. Antallet angivet under "Abonnementsinfo" afgør hvor mange materialer der ønskes modtaget, og dermed også hvor mange placeringer, der kan angives på placeringsfanen.