Modtag periodika

Under Indkøb > Modtag > Periodika kan du fremsøge og modtage periodika. De ankomne materialer kan fremsøges på bibliografisk post information, abonnementsinformation og/eller placering (filial). Efterfølgende kan materialerne modtages som beskrevet under Modtagelsesprocessen. 

Hvis materialerne er klargjort ved modtagelse, kan materialerne også modtages direkte ved scanning af materialerne som beskrevet i Modtag materialer.

Automodtagelse

Hvis der er automodtagelse for et abonnement, vil der automatisk blive oprettet materialer for nye udgaver, så snart de er ved at blive klargjort af leverandøren. Derfor vil dele af denne artikel ikke være relevant. Læs evt. mere under Oprettelse og vedligeholdelse af abonnement på periodika (PIF-post) og Automodtagelse af Periodika.

Særlige modtagelser

I visse situationer kan der ankomme materialer, der adskiller sig fra, hvad abonnementet er sat op til. Håndtering af disse situationer er beskrevet her:

• Særnummer/tillægsnummer
• Der er ankommet flere materialer end forventet
• Udgaver modtages i forkert rækkefølge
• Sammenlagte udgaver

Modtagelsesprocessen

Modtagelse af materialer foregår på følgende måde:

1. Sørg for at de ønskede materialer er markeret i tabellen
2. Tryk evt. "Rediger" nederst i højre hjørne, hvis placerings- eller materialeinformation skal opdateres.
3. Tryk evt. "Print labels" hvis du ønsker at printe materialelabels, inden materialerne modtages.
4. Tryk "Modtag" for at få vist et modtagelsesvindue, hvor følgende kan vælges:
   • Materialenumre:
     • Uændret: Materialerne beholder de nuværende numre
     • Træk nye: Der trækkes nye materialenumre ud fra den konfigurerede nummersekvens
     • Scan: Giver mulighed for at opdatere materialenummeret med information fra stregkode eller RFID-tag. Se mere under Scan materialenummer og/eller skriv til RFID-tag.
   • Opdater placering ud fra placeringsregler: Materialernes placering opdateres automatisk ud fra de opstillede placeringsregler. Denne er kun tilgængelig, hvis Cicero er konfigureret til at benytte placeringsregler på jeres bibliotek. Læs mere under Placeringsregler.
   • Print labels: Printer labels for de valgte materialer, når der trykkes "Modtag".
   • Opfyld reservationer: Hvis der er reservationer på nogle af materialerne, vil disse blive opfyldt ved modtagelse.
   • Skriv til RFID-tag: Giver mulighed for at skrive materialenummeret til RFID-tag'et på materialet. Se mere under Scan materialenummer og/eller skriv til RFID-tag.
   • Vedlagte materialer pr. modtagelse: Angiv om der er vedlagte materialer på de materialerne, der modtages.
5. Tryk "Modtag".
   • Materialerne er nu modtageret og markeret med et "Materiale modtaget"-ikon i tabellen.
   • Hvis du har valgt "Materialenummer: Scan" eller "Skriv til RFID-tag" vil du få vist et nyt vindue (se Scan materialenummer og/eller skriv til RFID-tag).

Scan materialenummer og/eller skriv til RFID-tag

For at scanne et materialenummer og/eller skrive til RIFD-tag, skal du følge guiden i vinduet vist nedenfor. Materialerne skal håndteres én ad gangen, hvorefter der trykkes "Modtag". 

Efter modtagelse

Når et materiale er modtaget vil det være markeret med et "Materiale modtaget"-ikon . Alle modtagne materialer få status ”Hjemme” eller ”Transit”, alt efter om materialet skal sendes til en anden filial. Ved modtagelse af et materiale, bliver materialets anskaffelsesdato opdateret. Når et materiale modtages, vises også sorteringsbeskeden fra den sorteringsregel, som materialet er blevet matchet med.

Hvis "Opret midlertidige materialer" er slået til på abonnement, opretter Cicero automatisk midlertidige materialer for næstkommende udgave, når nuværende udgave modtages i Cicero. Hvis automodtagelse er slået til, vil materialerne blive oprettet så snart ordren er oprettet.

Særnummer/tillægsnummer

Hvis der modtages et særnummer eller tillægsnummer, som endnu ikke er oprettet som materiale i Cicero, kan det modtages på følgende måde:

1. Tryk "Opret materiale"
2. Fremsøg og vælg abonnement
3. Angiv antal (som udgangspunkt er der angivet samme antal, som der fremgår på abonnementet)
4. Angiv udgaveinfo, som det fremgår på materialerne.
5. "Opdater abonnementsdata for næste udgave" skal som udgangspunkt være slået fra.
6. Tryk "Opret"
7. De oprettede materialer vil nu fremgå i tabellen og kan modtages som beskrevet i Modtagelsesprocessen.

Der er ankommet flere materialer end forventet

Hvis der ankommer flere materialer, end hvad der er oprettet i Cicero, kan disse modtages på følgende måde:

1. Tryk "Opret materiale"
2. Fremsøg og vælg abonnement
3. Angiv under antal, hvor mange ekstra materialer der skal oprettes (som udgangspunkt er der angivet samme antal, som der fremgår på abonnementet)
4. Angiv udgaveinfo, som det fremgår på materialerne.
5. "Opdater abonnementsdata for næste udgave" skal som udgangspunkt være slået fra.
6. Tryk "Opret"
7. De oprettede materialer vil nu fremgå i tabellen og kan modtages som beskrevet i Modtagelsesprocessen.

Udgaver modtages i forkert rækkefølge

Der kan nogle gange ankomme en udgave, som ligger senere i nummerrækkefølgen end det der forventes modtages. Dette kan være tilfældet, hvis der fx er oprettet materialer i Cicero med nr. 4, som har status undervejs, og nr. 5 så ankommer inden nr. 4. Modtagelse af nr. 5 håndteres på følgende måde:

1. Tryk "Opret materiale"
2. Fremsøg og vælg abonnement
3. Angiv antal (som udgangspunkt er der angivet samme antal, som der fremgår på abonnementet)
4. Angiv udgaveinfo, som det fremgår på materialerne (fx nr. 5)
5. Slå "Opdater abonnementsdata for næste udgave" til.
6. Udfyld informationer om næste forventede udgave og opdater forventet leveringsdato. De angivede informationer vil tilføjes til abonnementet.
   • Ift. ovenstående eksempel vil næste udgave skulle opdateres til at være nr. 6, og forventet leveringsdato skal rykkes en måned frem (antaget at der er tale om månedlige udgivelser).
7. Tryk "Opret"
8. De oprettede materialer vil nu fremgå i tabellen og kan modtages som beskrevet i Modtagelsesprocessen. Materialer for udgave nr. 6 vil ligeledes være oprettet i Cicero med status "Undervejs".

Når nr. 4 ankommer, skal det blot modtages som normalt.

Sammenlagte udgaver

I nogle tilfælde kan to numre være slået sammen til ét. Dette kan være tilfældet, hvis der fx er oprettet materialer i Cicero med nr. 7, som har status undervejs, og ved ankomst af materialerne fremgår det at nr. 7 og 8 er slået sammen, så det faktiske nr. er "7/8". Modtagelse håndteres på følgende måde:

1. Fremsøg materialer for udgave nr. 7.
2. Markér materialerne og tryk "Rediger udgave" nederst i højre hjørne.
3. Angiv udgaveinfo, som det fremgår på materialerne (fx nr. 7/8)
4. Slå "Opdater abonnementsdata for næste udgave" til.
5. Udfyld informationer om næste forventede udgave og opdater forventet leveringsdato. De angivede informationer vil tilføjes til abonnementet.
   • Ift. ovenstående eksempel vil næste udgave skulle opdateres til at være nr. 9, og forventet leveringsdato skal rykkes en måned frem (antaget at der er tale om månedlige udgivelser).
6. Tryk "Opret"
7. Materialerne vil nu fremgå med den opdaterede udgaveinfo i tabellen og kan modtages som beskrevet i Modtagelsesprocessen. Materialer for udgave nr. 9 vil ligeledes være oprettet i Cicero med status "Undervejs".