Under Admin > Konti kan du administrere biblioteksvæsenets konti. Konti kan anvendes til indkøb, som materialekonto og klargøringskonto, eller til håndtering af mellemværende, som gebyrkonto og erstatningskonto. Du kan derudover også administrere kontoperioder.
Her ses konfigurationen af konti.
Konti
Oprettelse af konti
Du kan oprette en konto ved at holde musen over en eksisterende konto i kontohierarkiet og klikke på opret-ikonet , eller ved at klikke på "Opret grundkonto" for at oprette din første konto.
Her kan en ny konto oprettes.
Indtast derefter et unikt kontonummer samt yderligere information og tryk på "Gem" for at oprette kontoen. Konti kan organiseres i hierarkier efter behov. Bemærk, at en klargøringskonto, gebyrkonto og erstatningskonto skal være åben og ikke kan have underkonti.
Eksternt kontonummer
For at tilføje et eksternt kontonummer, som er nødvendigt for at kommunikere med et eksternt økonomisystem, vælges en udbyder under ”Ekstern kontotype”, og alt efter udbyder indtastes nødvendige oplysninger som kommasepareret liste under ”Eksterne kontooplysninger”.
- For KMD indtastes enten Artskonto,PSP eller Artskonto,omkostningssted,SIO
- For EG indtastes kontonummer
- For Fujitsu indtastes kontonummer,posteringsafstemningsenhed,posteringsregistreringssted
- Bemærk, at der i feltet kun skal indtastes de pågældende numre adskilt af komma, for eksempel: 1234567,123456 (se eventuelt skærmbilledet ovenfor).
Redigering og lukning af konti
For at redigere en konto, skal du klikke på den ønskede konto i hierarkiet. Nu kan du redigere kontooplysninger og gemme ændringer med "Gem". Hvis en konto skal lukkes, sker det også her. Bemærk, at visse betingelser skal være opfyldt, før lukning. Hvis betingelserne ikke er opfyldt, vil der vises en besked.
Sletning af konti
En konto kan slettes ved at åbne den relevante konto og klikke på "Slet". Efter at have bekræftet sletningen, forsøges kontoen slettet. Hvis dette ikke er muligt, vises en besked. For eksempel kan du ikke slette en konto med tilknyttede underkonti eller perioder med åbne bevægelser. En slettet konto kan ikke gendannes.
Kontoperioder
Oprettelse af kontoperioder
Konti kan have en eller flere kontoperioder, hvor bevægelser laves. Kontoperioder kan kun oprettes på grundkontoen, og gælder automatisk for alle åbne underkonti. Opret en periode ved at klikke på "Opret periode" på hovedsiden, eller i periodefanen for grundkontoen, ved at klikke på opret-ikonet . Hvis datoerne overlapper med en anden periode, kan den ikke oprettes. Disponeringer og betalinger sker i den aktuelle periode. Det vil sige betaling foretaget i 2024 sker i 2024 kontoperiode, og betaling i 2025 sker i 2025 kontoperiode.
Her vises oprettelsen af en ny periode
Redigering af kontoperioder
Budgettet for en kontoperiode kan ændres ved at åbne kontoen og vælge periodefanen. Vælg den ønskede periode, og juster budget- og periodeindstillingerne. Gem ændringerne ved at klikke på "Gem". Husk, at visse betingelser skal være opfyldt for at lukke en periode. Hvis betingelserne ikke er opfyldt, vil du modtage en besked. Ændringerne påvirker kun den valgte konto.
Sletning af kontoperioder
For at slette en kontoperiode, vælger du grundkontoen og den ønskede periode. Klik derefter på "Slet" og bekræft. Hvis perioden ikke kan slettes, vil du få besked. For eksempel kan du ikke slette en kontoperiode, hvis den har kontobevægelser tilknyttet. Sletning sker på grundkontoen og alle underkonti.
Historik af budgetændringer
En historik af budgetændringer for en kontoperiode kan vises ved at åbne kontoen og vælge historikfanen. Her kan du se ændringerne og forstå, hvordan budgettet er blevet justeret over tid for en given periode.