Når nye materialer ankommer, kan de modtages på forskellige måder:
- Modtag ved scanning: Brug denne metode, hvis materialerne er klargjort ved modtagelse.
- Modtag efter scanning: Brug denne metode, hvis materialerne ankommer med stregkoder eller aktiveret RFID-tag, men fortsat mangler yderligere håndtering ved modtagelse.
- Modtag ved søgning: Brug denne metode, hvis materialerne ankommer uden stregkoder eller aktiverede RFID-tags.
Modtag ved scanning
Materialer kan scannes under Indkøb > Modtag > Scan materialer. Hvis materialerne er klargjort ved modtagelse, kan du slå "Modtag ved scanning" til. Så vil materialerne fremgå som modtaget i Cicero så snart de scannes. Hvis der er reservationer på nogle af de modtagne materialer, vil disse blive opfyldt ved modtagelse.
Det er også muligt at modtage ved scanning fra afleveringssiden (se Modtag fra afleveringssiden) eller ved at aflevere dem direkte i en automat/sorteringsanlæg.
Modtag efter scanning
Materialer kan scannes under Indkøb > Modtag > Scan materialer. Hvis materialerne kræver yderligere klargørelse i forbindelse med modtagelsen, bør "Modtag ved scanning" være slået fra. Herefter kan du følge Modtagelsesprocessen.
Modtag ved søgning
Når materialer ankommer uden stregkoder eller aktiverede RFID-tags, kan du modtage materialerne ved at fremsøge dem. Dette gøres under Indkøb > Modtag > Søg materialer. Herfra kan du fremsøge materialer ud fra bibliografisk post information eller ordreinformationer.
Herefter kan du følge Modtagelsesprocessen.
Modtagelsesprocessen
Modtagelse af materialer foregår på følgende måde:
- Sørg for at de ønskede materialer er markeret i tabellen
- Tryk evt. "Rediger" nederst i højre hjørne, hvis placerings- eller materialeinformation skal opdateres.
- Tryk evt. "Print labels" hvis du ønsker at printe materialelabels, inden materialerne modtages.
- Tryk "Modtag" for at få vist et modtagelsesvindue, hvor følgende kan vælges:
-
Materialenumre:
- Uændret: Materialerne beholder de nuværende numre
- Træk nye: Der trækkes nye materialenumre ud fra den konfigurerede nummersekvens
- Scan: Giver mulighed for at opdatere materialenummeret med information fra stregkode eller RFID-tag. Se mere under Scan materialenummer og/eller skriv til RFID-tag.
- Opdater placering ud fra placeringsregler: Materialernes placering opdateres automatisk ud fra de opstillede placeringsregler. Denne er kun tilgængelig, hvis Cicero er konfigureret til at benytte placeringsregler på jeres bibliotek. Læs mere under Placeringsregler.
- Print labels: Printer labels for de valgte materialer, når der trykkes "Modtag".
- Opfyld reservationer: Hvis der er reservationer på nogle af materialerne, vil disse blive opfyldt ved modtagelse.
- Skriv til RFID-tag: Giver mulighed for at skrive materialenummeret til RFID-tag'et på materialet. Se mere under Scan materialenummer og/eller skriv til RFID-tag.
- Vedlagte materialer pr. modtagelse: Angiv om der er vedlagte materialer på de materialerne, der modtages.
-
Materialenumre:
- Tryk "Modtag".
- Materialerne er nu modtageret og markeret med et "Materiale modtaget"-ikon i tabellen.
- Hvis du har valgt "Materialenummer: Scan" eller "Skriv til RFID-tag" vil du få vist et nyt vindue (se Scan materialenummer og/eller skriv til RFID-tag).
Scan materialenummer og/eller skriv til RFID-tag
For at scanne et materialenummer og/eller skrive til RIFD-tag, skal du følge guiden i vinduet vist nedenfor. Materialerne skal håndteres én ad gangen, hvorefter der trykkes "Modtag".
Efter modtagelse
Når et materiale er modtaget vil det være markeret med et "Materiale modtaget"-ikon . Alle modtagne materialer få status ”Hjemme” eller ”Transit”, alt efter om materialet skal sendes til en anden filial. Ved modtagelse af et materiale, bliver materialets anskaffelsesdato opdateret. Når et materiale modtages, vises også sorteringsbeskeden fra den sorteringsregel, som materialet er blevet matchet med.
Modtag fra afleveringssiden
Det er muligt at modtage materialer ved at scanne dem på afleveringssiden. Her er der dog færre muligheder for at redigere materialerne i forbindelse med modtagelsen.
Sådan modtages materialer fra afleveringssiden:
- Gå til ”Udlån & aflevering” > ”Aflevering”.
- Scan materialet, eller indtast materialenummeret på det materiale, som du ønsker at modtage.
- Hvis materialet skal opfylde en evt. reservation, skal ”Opfyld reservation” være slået til
- Materialet er korrekt modtaget, når det fremgår i tabellen ”Ikke udlånte materialer”.
- Fortsæt indtil alle ønskede materialer er modtaget. Tryk evt. ”Afslut aflevering” for at rydde tabellen.
⚠️ Fejlede modtagelser
Hvis materialet ikke kan genkendes, vil der vises et advarsels-ikon ud for materialet (hvis du modtager via afleveringssiden, vil materialet fremgå i en tabel kaldet ”Fejlede afleveringer”).
Tjek evt. at materialenummeret er registreret korrekt. Alternativt kan du prøve at fremsøge materialet ud fra ordreinformationer som beskrevet under Modtag ved søgning.