Under Indkøb > Abonnement kan du fremsøge og vedligeholde eksisterende abonnementer, samt oprette nye abonnementer. Ved at oprette et abonnement for et periodika kan Cicero automatisk oprette nye udgaver af en periodika-post.
Denne artikel beskriver følgende:
Oprettelse af et abonnement
Et nyt abonnement kan oprettes på 3 måder:
-
Fra abonnement-siden
- Under Indkøb > Abonnement kan du trykke på "Opret abonnement". Herefter skal du fremsøge og vælge et grundkort, som du ønsker at knytte til abonnementet. Kan du ikke finde det ønskede grundkort, kan du læse mere under Opret grundkort for periodika (PIF-post).
-
Fra et grundkort
- Detaljevisningen for bibliografiske poster af typen periodika har en "Grundkort"-fane med centrale periodika-informationer. Når der er oprettet et grundkort, kan du oprette et abonnement direkte fra denne fane. Læs mere under Opret grundkort for periodika (PIF-post).
-
Ved at kopiere et eksisterende abonnement
- Du kan kopiere et abonnement nederst på abonnementets detaljeside ved at trykke på "Kopier abonnement". Herefter åbnes en ny detaljeside for abonnementet, hvor du evt. kan ændre enkelte detaljer er derefter trykke "Gem". Alle informationer, pånær materialernes placeringsoplysninger på placeringsfanen, kopieres med over til det nye abonnement.
Detaljeside for et abonnement
Et abonnement består af en række informationer, som udfyldes ved oprettelse.
Abonnementsinfo
Generelle informationer om abonnementet. Særlige bemærkninger:
- Abonnementsnummer: Oplyses af leverandøren. Hvis du ikke har et abonnementsnummer må du angive en selvvalgt værdi.
- Status: Status skal være ”Aktiv”, hvis det er et nyt abonnement, du er ved at registrere.
- Automodtagelse: Hvis dette er slået til, oprettes der automatisk en ordre på næste udgave, når leverandøren sender besked til Cicero om, at næste udgave klargøres. Dette bør kun tilvælges, hvis det er aftalt med leverandøren.
- Opret midlertidige materialer: Hvis denne er slået til, opretter Cicero automatisk midlertidige materialer for næstkommende udgave, når nuværende udgave modtages i Cicero. Hvis automodtagelse er slået til, vil materialerne blive oprettet så snart ordren er oprettet.
Abonnementsdatoer
Information om oprettelssesdato og evt. dato for opsigelse af abonnementet.
Betalingsinfo
Informationer om betalingen. Vær opmærksom på at disse felter er ”passive”, hvilket vil sige, at der ikke konteres/nedskrives på konti ifm. modtagelse af tidsskrifter.
Prisen kan hentes fra leverandøren ved at trykke på "Hent pris fra leverandør" . Denne mulighed er dog kun tilgængelig, hvis der er valgt en leverandør og leverandøraftale med prisservice konfigureret. Læs mere under Leverandører.
Leveringsinfo
Informationer omkring levering af nye udgivelser. Særlige bemærkninger:
- Forventet leveringsdato: Udfyldes automatisk på baggrund af udgivelsesfrekvensen angivet på grundkortet.
Materialeinfo
Informationer som automatisk tildeles materialerne knyttet til dette abonnement.
Ved modtagelse af en ny udgave, vil udgavens materialer få materialegruppen angivet under "Materialegruppe (nyeste udgave)". Samtidigt skifter materialerne i den tidligere udgave til materialegruppen angivet under "Materialegruppe (ældre udgaver)". På denne måde er det muligt at differentiere udlåns- og reservationsregler for nye og ældre udgaver af en periodika-post. Læs mere under Materialegrupper og udlånsprofiler.
Næste udgave
Udfyldes så systemet kan generere informationer om den næste udgave samt de efterfølgende. Mindst et af disse felter skal udfyldes. I nummer-feltet er det kun muligt at vælge værdier fra den nummersekvens, der er knyttet navneskabelonen angivet på grundkortet.
OBS! Disse værdier bør ikke ændres ifm. modtagelse af særnumre. Dette bør håndteres manuelt under modtagelse af periodika. Læs mere om modtagelse af særnummer under Modtag periodika.
Intern info
Det er muligt at tilknytte en medarbejder der er ansvarlig for abonnementet.
Kassationsregler
Det er muligt at tilføje kassationsregler til et abonnement, så ældre udgaver automatisk markeres til kassation. Vælg det maksimale antal udgaver, I ønsker at have i beholdningen. Herefter vil Cicero løbende markere alle ældre udgaver end det ønskede antal til kassation, så kun materialer af de nyeste udgaver bliver bevaret. Antallet der angives medregner IKKE udgaver, der endnu ikke er modtaget.
OBS! Rækkefølgen for, hvilke udgaver der er nyest, udregnes på baggrund af den ældste anskaffelses-dato for materialerne i en given udgave. Hvis materialerne ikke modtages i den rækkefølge, abonnementet er sat op til, bør I derfor tjekke om materialerne er korrekt markeret til kassation.
Hvis der IKKE angives noget antal, vil ingen materialer blive markeret til kassation.
Uanset om der er konfigureret specifikke kassationsregler for abonnementet, kan periodika-materialer fortsat blive markeret til kassation via de generelle kassationsregler. Læs mere under Kassationsregler.
Placering
På fanen "Placering" angives den placering, som materialerne automatisk skal tildeles, når de oprettes i Cicero. Antallet angivet under "Abonnementsinfo" afgør hvor mange materialer der ønskes modtaget, og dermed også hvor mange placeringer, der kan angives på placerings-fanen.
Ved modtagelse af en ny udgave, vil udgavens materialer få placeringen angivet under "Placering (nyeste udgave)". Samtidigt skifter materialerne i den tidligere udgave til materialegruppen angivet under "Placering (ældre udgaver)". På denne måde er det muligt at differentiere placeringen for nye og ældre udgaver af en periodika-post. Dette kan evt. kombineres med differentieringen af udlåns- og reservationsregler for nye og ældre udgaver via materialegrupper, som beskrevet under Materialeinfo.
Annullering/opsigelse af et abonnement
Hvis et abonnement ikke længere skal være aktivt, kan det annulleres på følgende måde:
- Fremsøg abonnementet du ønsker at annullere og gå til abonnementets detaljeside.
- Ændr status til "Afbestilt" eller "Findes ikke mere".
- Hvilken af de 2 statusser der vælges ændrer ikke noget i praksis. Begge statusser resulterer i at abonnementet annulleres.
- Indsæt datoen for annullering i dato-feltet "Opsagt pr.".
- Gem ændringerne.
Abonnementet er nu annulleret.