Under Inköp > Kontotransaktioner kan du hantera och övervaka kontotransaktioner för biblioteksverksamhetens konton. Denna funktion ger dig möjlighet att få en översikt över dina konton, budgetar och tidigare transaktioner.
För ytterligare information om och konfiguration av konton och kontoperioder, kan du läsa artikeln här: Konton
Val av konton och period
För att få en översikt över kontotransaktioner måste du först välja det önskade kontot samt de perioder du vill se. Om ingen period väljs kommer systemet automatiskt att inkludera alla perioder.
Konton väljs utifrån en hierarkisk översikt. Observera att valet av ett konto INTE automatiskt inkluderar eventuella underkonton. Om du vill ha en samlad översikt över alla transaktioner på underkonton för ett visst konto måste du därför kryssa i de aktuella underkontona direkt för att de ska visas i tabellen. De samlade transaktionerna för alla valda underkonton kommer sedan att vara synliga i en sammanfattning längst ner i transaktionstabellen.
Översikt över konton
När du har valt konto och period kommer du att presenteras med en tabell som visar en översikt över transaktioner och budget för varje kontoperiod:
- Transaktioner: En summa av alla genomförda transaktioner för den angivna kontoperioden.
- Disposition: En summa av alla transaktioner där beloppet är avsatt men ännu inte betalt.
- Budget: Din budget för den angivna kontoperioden.
- Återstående: Hur mycket av budgeten som återstår för den angivna perioden. Beloppet anger budgeten minus transaktioner och disponerade belopp.
- Status: Få insikt i om de valda kontoperioderna är öppna eller stängda.
- Total (nederst i tabellen): Översikt över de totala beloppen för alla valda kontoperioder.
Historik och skapande av transaktioner
För att få en översikt över historiken för transaktioner i en kontoperiod kan du öppna kontoperioden i översikten. Här kan du se de transaktioner som har skett under kontoperioden samt skapa nya transaktioner eller stänga befintliga.
För att skapa en ny transaktion under en period måste du:
- Välja betalningstyp: Utgift eller Intäkt.
- En utgift kan ha status antingen "Betald" eller "Disponerat".
- En intäkt kan endast vara "Betald".
- Ange datum för när den aktuella transaktionen ska registreras; datumet måste ligga inom kontoperioden.
När transaktionen är skapad kommer den automatiskt att återspeglas i historiken och i översikten.
Här visas skapandet av en ny transaktion
Stängning av transaktioner
När du har valt en kontotransaktion kan du välja att stänga transaktioner om de är disponerade. En stängd transaktion kommer inte längre att påverka din budget, men kommer fortfarande att vara synlig i historiken.