Under Admin > Konton kan du administrera bibliotekets konton. Konton kan användas för inköp, som exemplarkonto och klargöringskonto, eller för hantering av skuld, som avgiftskonto och ersättningskonto.
Kontostrukturen bygger på att du skapar ett grundkonto till vilket du skapar underordnade konton.
I denna flik kan konton och perioder skapas, läsas, redigeras och raderas.
Här ses konfigurationen av konton.
Skapande av konton
Om du ska skapa ditt första konto klickar du på "skapa grundkonto".
Ska du skapa ett underliggande konto, håller du musen över ett befintligt konto i kontohierarkin och klickar på skapa-ikonen
Här kan en ny konto skapas.
Fyll sedan i ett unikt kontonummer samt ytterligare information och tryck på "Spara" för att skapa kontot. Konton kan organiseras i hierarkier efter behov under grundkontot. Observera att klargöringskonto, avgiftskonto och ersättningskonto måste vara öppna och inte kan ha underkonton.
Externa kontonummer
För att lägga till ett externt kontonummer, som är nödvändigt för att kommunicera med ett externt ekonomisystem, väljs en leverantör under "Extern kontotyp", och beroende på leverantör anges nödvändiga uppgifter som kommaseparerad lista under "Externa kontouppgifter".
I dagsläget har vi inga svenska bibliotek med integrering till externa debiteringsprogram. Mer information om inställningar för detta kommer längre fram.
Redigering och stängning av konton
För att redigera ett konto, måste du föra musen över det önskade kontot i hierarkin och klicka på det. Nu kan du redigera kontoinformationen och spara ändringar med "Spara". Om ett konto ska stängas, sker det också här. Observera att vissa villkor måste vara uppfyllda innan stängning. Om villkoren inte är uppfyllda, kommer ett meddelande att visas.
Radering av konton
Ett konto kan raderas genom att öppna det relevanta kontot och klicka på "Radera". Efter att ha bekräftat raderingen, försöker kontot raderas. Om detta inte är möjligt, visas ett meddelande. Till exempel kan du inte radera ett konto med kopplade underkonton eller perioder med öppna transaktioner. Ett raderat konto kan inte återställas.
Skapande av kontoperioder
Konton kan ha en eller flera kontoperioder, där transaktioner görs. Kontoperioder kan endast skapas på grundkontot, och gäller automatiskt för alla öppna underkonton. Skapa en period genom att klicka på "Skapa period" på huvudsidan, eller i periodfliken för grundkontot, genom att klicka på skapa-ikonen . Om datumen överlappar med en annan period, kan den inte skapas. Disponeringar och betalningar sker i den aktuella perioden. Det vill säga betalning som görs 2024 sker i 2024 kontoperiod, och betalning 2025 sker i 2025 kontoperiod.
Här visas skapandet av en ny period
Redigering av kontoperioder
Budgeten för en kontoperiod kan ändras genom att öppna kontot och välja periodfliken. Välj den önskade perioden och justera budget- och periodinställningarna. Spara ändringarna genom att klicka på "Spara". Kom ihåg att vissa villkor måste uppfyllas för att stänga en period. Om villkoren inte är uppfyllda kommer du att få ett meddelande. Ändringarna påverkar endast det valda kontot.
Historik av budgetändringar
En historik av budgetändringar för en kontoperiod kan visas genom att öppna kontot och välja historik-fliken. Här kan du se ändringarna och förstå hur budgeten har justerats över tid för en given period.
Radering av kontoperioder
För att radera en kontoperiod väljer du grundkontot och den önskade perioden. Klicka sedan på "Radera" och bekräfta. Om perioden inte kan raderas kommer du att få ett meddelande. Till exempel kan du inte radera en kontoperiod om den har kontorörelser kopplade. Radering sker på grundkontot och alla underkonton.