Funksjon: Bestilling av materialer
Hovedområde: Innkjøp
Fane: Materialvalg
Åpne fanen «Materialvalg» for å gjøre et materialvalg.
Gjør følgende for å velge en materialvalgliste:
- Gå til «Status» og velg «Åpen» eller «Lukket».
a. Velg «Åpen» for å se på listene som ennå ikke er sendt som ordrer.
b. Velg «Lukket» for å se på listene som er sendt som ordrer. - Deretter velger du hvilken periode du ønsker å se lister for.
a. Perioden er basert på opprettelsesdatoen. Det vil si datoen da den aktuelle listen først ble opprettet. Hvis listen senere blir oppdatert, er opprettelsesdatoen dermed fortsatt datoen da listen først ble opprettet. - Klikk på
.
- Du kan deretter velge listen du er interessert i, i feltet.
Når listen er valgt, vises postene i en listevisning.
Materialvalglister kan også mottas via e-post og nettgrensesnitt.
Her er det valgt en materialvalgliste kalt «Ffur - Astrid-furuset"» med status «Åpen», som er opprettet innenfor den valgte perioden. Vær oppmerksom på at du i materialvalglistens overskrift kan velge å se priser fra ulike leverandører samt filtrere antall og pris på bestillinger per bibliotek.
Et konkret eksempel på bruk kan være at du må lage en ny liste for kommende uke. Start i så fall med å klikke på og velge kommende uke i dialogboksen.
Deretter må du sørge for at opprettelsesintervallet inneholder datoen da listen opprinnelig ble opprettet, som i dette tilfellet ville vært i dag. Klikk deretter på , så er listen for kommende uke tilgjengelig i.
I listen er det mulig å slette enkeltstående eller flere poster ved å merke dem og klikke på nede i venstre hjørne.
Det er mulig å velge at alle materialer fra tidligere utgaver av en bibliografisk post blir merket til kassering ved mottak av ordren. Dette gjøres ved å krysse av i kolonnen «Merk. til kas.» ved siden av den bibliografiske posten.
Du kan redigere en eksisterende liste ved å trykke på . En fly-in vises, og der kan du endre navn, frist og eventuelt bibliotek som listen er knyttet til. Fra samme fly-in kan du også kopiere listen til andre biblioteker eller slette hele listen.
Når nye lister skal genereres eller lister skal oppdateres, er det ikke alltid mulig å utføre genereringen/oppdateringen, for eksempel på grunn av manglende materiale på listene eller fordi konfigureringen av listenes maler er feil. De listene som ikke kunne genereres/oppdateres, vises i en dialogboks når ukens lister genereres/oppdateres. De resterende listene for uken blir generert/oppdatert til tross for denne dialogboksen.
Hent priser
For å kunne hente priser på materialene på listen må du ha en leverandøravtale og en konto for å håndtere dette.
Prisene hentes med typeangivelse. Typeangivelse kan være en av følgende:
- Nøyaktig forventet pris.
- Faktisk pris.
- Forlagets nettopris.
- Forventet prisoverslag.
- Pris kan ikke offentliggjøres ennå.
- Kan ikke leveres.
Hold musepekeren over prisen for å se hvor lenge den er gyldig.
Hvis du velger en annen leverandør og en annen avtale, kan prisen bli en annen. Applikasjonen henter automatisk en ny pris når det byttes leverandør.
Bestill materialer
Hvis du vil opprette en bestilling av en bibliografisk post, må du dobbeltklikke på posten i materialvalglisten. En detaljside vises, og på fanen «Bestillingsopplysninger» kan du opprette bestillingslinjer. Linjer kan opprettes inntil en ordre sendes, noe som automatisk lukker listen.
- Klikk på «Opprett bestillingslinje» i detaljvisningen for å opprette en ny bestillingslinje.
- Dette oppretter en mal som fylles ut med relevante opplysninger.
a. Under malen er det mulig å velge ny leverandør og ny avtale for hvert enkelt materiale. Hvis den valgte avtalen har en standard økonomikonto, vil denne velges (hvis kontoen er åpen). Om ønskelig kan det imidlertid velges en annen konto enn avtalens standardkonto.
b. Prisen blir som standard angitt som prisen fra leverandøren som er valgt på hovedsiden.
c. Velg «Manuelt» for å angi prisen manuelt.
d. Opprett bestillingen ved å klikke på knappen «Opprett». Du får en bekreftelse på at bestillingen er opprettet.
e. En linje opprettes i tabellen under fanen «Bestillingsopplysninger». Her vises utvalgte opplysninger fra de opprettede bestillingene. For eksempel vises prisen for alle eksemplarer i en bestilling under kolonnen «Delsum».
Eksempel på en utfylt mal som er klar til å bli opprettet.
Hvis du vil bestille til mer enn én plassering, må du opprette en bestillingslinje for hver plassering der du ønsker at materialene skal plasseres, på hver enkelt post.
Sentralbiblioteker kan også opprette pseudobestillingslinjer her. Hvis du vil ha tilgang til å opprette pseudobestillingslinjer, må dette aktiveres i F7->Serverkonfigurasjon i konfigurasjonen med parameternavnet «Tillat ordrer til pseudobiblioteker». I tillegg må det være opprettet leverandøravtaler for sentralbibliotekene i F7 -> Leverandører. Les mer om oppretting av leverandøravtaler i Leverandører.
Utarbeidelsen av materialvalglisten skjer på vanlig måte. Det betyr at titler som ikke finnes i basen, må katalogiseres og legges til i materialvalglisten før pseudobestillingslinjer kan opprettes. Hvis du ønsker informasjon om materialvalg, kan du se Materialvalg.
Du kan opprette en bestillingslinje på en materialvalgliste ved å klikke på og fylle ut de obligatoriske feltene. Kodene som brukes for bibliotek- og delsamlingsfeltene er avtalt innbyrdes mellom Biblioteksmedier og sentralbibliotekene. Hvis for eksempel Aalborg bestiller for «Gentofte-barn», må kundenummeret for «Gentofte-barn» velges. Vær oppmerksom på at leverandører og kundenumre må være opprettet i F7->Leverandører.
Når ordren sendes ut, sendes den til den valgte leverandøren, som så sender ordreforslag til de andre sentralbibliotekene via Valg+.
Tidligere sendte pseudoordrer kan ses i F3 -> Materialvalg ved å velge den aktuelle (lukkede) materialvalglisten. I kolonnen «Antall» vises antallet materialer som er bestilt som pseudoordrer, i parentes. Detaljene for bestillingene kan ses ved å dobbeltklikke på og åpne detaljsiden.
Ordreforslag mottas ved de øvrige sentralbibliotekene som materialvalglister, som hentes inn på samme måte som andre materialvalglister. Det enkelte biblioteket må da sende ordren på vanlig måte og mottaket av materialene foregår på samme måte som med andre materialer.
Se materialbestillinger for ett enkelt bibliotek på materialvalglisten
Det er mulig å filtrere på bibliotek på en materialvalglistes bestillinger, slik at du kun ser de bestillingene (antall og pris) som det valgte biblioteket har bestilt. Alle bibliografiske poster vises fortsatt i listen, men det står bare «0» i antall og 0,00 kr i delsummen for de bibliografiske postene som det valgte biblioteket ikke har bestilt fra.
Legg til kommentar i materiale
Det er mulig å legge til en kommentar i et materialvalg ved å navigere til fanen «Kommentarer» under detaljsiden for en post.
Her vises en kommentar som er lagt til et materialvalg på en materialvalgliste.
Opprettelse og sending av ordre
Figur nedenfor viser at listen er gjennomgått, og at alle ønskede bestillingslinjer er opprettet.
Under kolonnen «Enhetspris» vil fortsatt leverandørens pris vises (det vil si leverandøren som er valgt fra hovedsiden), mens «Delsum» vil inneholde den faktiske prisen basert på bestillingslinjene. I «Totalt inkl. mva.» vises den samlede faktiske prisen for hele listen.
Hvorvidt en ordre sendes til leverandøren avhenger av om dette er konfigurert i leverandørkonfigurasjonen.
- Hvis leverandøren er konfigurert til å motta ordrer fra Cicero kan du opprette og sende ordren ved å klikke på knappen «Send ordre». Det bekreftes at ordren er opprettet og sendt.
- Hvis leverandøren ikke er konfigurert til å motta ordrer fra Cicero er det mulig å trykke «Opprett ordre» og ordren opprettes i Cicero.
En bestilling vil resultere i flere ordrer hvis ulike leverandører er valgt for materialene. En ordre samler bestillinger opprettet på samme materialvalgliste, med samme leverandør og samme kundenummer. Når ordrene er opprettet, lukkes materialvalglisten, og det kan ikke legges til flere bestillinger i listen.
Midlertidige strekkoder
Ved sending av en ordre opprettes alle de materialene du har bestilt med midlertidige strekkoder i systemet. Det betyr at lånere kan reservere materialene før de mottas. Materialene kan identifiseres ved status (for eksempel bestilt eller sendt) og strekkode. Alle midlertidige strekkoder har nemlig samme struktur: A<nummer>.
Mislykkede ordrer
Hvis sending av ordrer mislykkes, vises en detaljert feilmelding om hvilke av ordrene som mislyktes. Du kan prøve å sende mislykkede bestillinger på nytt fra fanen «Ordrer».
Et eksempel på bibliografiske poster med utfylte bestillinger.
Ordrer og kontoer
Når ordren er sendt/opprettet, blir det opprettet bevegelser på kontoene som er valgt under bestillingen. Hvis delsummen er større enn 0, får hver bestillingslinje opprettet en bevegelse. Se Materialkontoer hvis du ønsker mer informasjon om materialkontoer og bevegelser.