Oversikt over auto-genererte oppgaver
Nedenforstående oppgaver kan knyttes til et arbeidsområde. Ved å velge en eller flere av nedenstående oppgaver på et arbeidsområde, vil de aktuelle oppgavene auto-genereres og vises i oppgaveoversikten for de brukerne som er tilknyttet arbeidsområdet. Vær oppmerksom på at samme oppgave kan knyttes til flere arbeidsområder.
Se også følgende artikler om bruk av oppgaver og arbeidsområder:
- Mobile: Arbeidsområder til oppgaver
Merk! Følgende auto-genererte oppgaver er for øyeblikket ikke relevante i Norge og blir derfor ikke beskrevet:
- Automatiske materialvalglister genereres
- Debitorintegreringsfeil mottatt
- Advarsel/informasjon om debitorintegrering mottatt
Automatisk fakturasvar kunne ikke sendes
Cicero har automatisk forsøkt å sende et fakturasvar til fakturasystemet på nytt etter at det mislyktes, men sendingen mislyktes igjen. Oppgaven inneholder fakturanummeret på den aktuelle fakturaen.
Biblioteket kommer-rute må klargjøres
I Cicero kan det opprettes kjøreruter for "Biblioteket kommer"-lånere. Det er mulig å bli varslet via en arbeidsoppgave et antall dager før ruten skal kjøres. Hvor mange dager før defineres i konfigurasjonen "Dager før automatisk opprettelse av arbeidsområde-oppgave".
Tapt materiale levert
Det opprettes en oppgave hvis et tapt materiale leveres. Det kan da eventuelt følges opp med en sjekk av materialets fysiske tilstand.
Det siste materialet som kunne oppfylle en del av en parallellreservering, er tapt/kassert
Det kan opprettes en arbeidsoppgave når en av reserveringene i parallellreserveringen ikke lenger kan oppfylles, fordi det siste materialet er tapt/kassert.
Dette gir den ansvarlige for oppgaven muligheten til å vurdere hvordan parallellreserveringen skal håndteres. Ofte er ingen håndtering nødvendig hvis andre reserveringer i parallellreserveringen potensielt kan oppfylles, noe som fremgår av oppgavebeskrivelsen.
Det siste materialet som kunne oppfylle en del av en seriereservering, er tapt/kassert
Det kan opprettes en arbeidsoppgave når en av reserveringene i seriereserveringen ikke lenger kan oppfylles, fordi det siste materialet er tapt/kassert.
Dette gir den ansvarlige for oppgaven muligheten til å vurdere hvordan seriereserveringen skal håndteres.
Dupliserte lånere
Det opprettes en arbeidsoppgave hvis importerte lånere matcher mer enn én eksisterende låner. Oppgaven vil inneholde denne teksten: "Mulige dupliserte lånere: lånernummer 1, lånernummer 2". Dette gjelder både ved lånerimport fra STIL, UC Web service eller CSV-filer.
Hvis det er snakk om duplikater, bør det foretas opprydning i lånerregisteret.
E-post ikke sendt i forbindelse med opprettelse av låner via CMS-API
Det opprettes en arbeidsoppgave hvis en e-post ikke kunne sendes til den angitte foresatte i tilfelle opprettelse av låner via CMS-API (f.eks. gjennom DitmerFlex). Oppgaven vil indikere om låneren ble opprettet eller ikke, og vil inneholde navn (og evt. lånernummer) på låner og foresatt, samt e-postadressen som ble forsøkt brukt.
Hvis e-postkonfigurasjonen er korrekt, skyldes feilen sannsynligvis en feilaktig inntastet e-postadresse, og man kan eventuelt forsøke å kontakte foresatt på annen måte. Det er ikke mulig å sende meldingen på nytt, da den ikke vises under "Mislykkede meldinger" som andre meldinger.
E-post ikke sendt i forbindelse med tillegg/oppdatering av foresatt via CMS-API
Det opprettes en arbeidsoppgave hvis en e-post ikke kunne sendes i forbindelse med oppdatering av foresatt på låner via CMS-API (f.eks. gjennom DitmerFlex). Oppgaven vil indikere om opplysningene ble oppdatert eller ikke, og vil inneholde navn (og evt. lånernummer) på låner og foresatt, samt e-postadressen til foresatt som ble forsøkt brukt.
Hvis e-postkonfigurasjonen er korrekt, skyldes feilen sannsynligvis en feilaktig inntastet e-postadresse, og man kan eventuelt forsøke å kontakte foresatt på annen måte. Det er ikke mulig å sende meldingen på nytt, da den ikke vises under "Mislykkede meldinger" som andre meldinger.
Erstatning betalt
Det opprettes en arbeidsoppgave når en erstatning blir betalt. Det kan da følges opp med kassering av materialet. Hvis det er et fjernlånsmateriale skal materialet ikke kasseres, men status på fjernlånet skal endres fra "4.7 Tapt" til "5.3 Avsluttet".
Erstatning opprettet
Som en del av den nattlige jobben for tilskriving av erstatninger, vil det opprettes en arbeidsoppgave med en oversikt over automatisk opprettede erstatninger som ennå ikke er verifisert. Dette gir muligheten til å verifisere at erstatningsprisen er korrekt før erstatningen blir synlig for låneren.
En forutsetning for dette er at det er konfigurert en verifiseringsperiode i konfigurasjonen "Dager før automatisk verifisering av erstatninger".
Faktura utenfor toleransegrensen
Ved bruk av e-faktura kan det opprettes en arbeidsoppgave hvis det ikke kan skje automatisk godkjenning av faktura på grunn av overskridelse av toleransegrensen for beløpet. Fakturaen må i stedet godkjennes manuelt eller avvises.
Fakturapurring mottatt
Det opprettes en arbeidsoppgave når Cicero mottar en fakturapurring fra en materialleverandør. Oppgaven inneholder opplysninger om purringsnummer, purregebyr, fakturanummer, leverandør-CVR samt, hvis relevant, informasjon om hvorvidt en kontobevegelse ble opprettet på fakturapurringskontoen. Hvis kontobevegelsen ikke kunne opprettes, fremgår årsaken av oppgaven.
Feil ved import av ordre fra Biblioteksentralen
Det opprettes en arbeidsoppgave hvis import av en ordre fra Biblioteksentralen mislyktes. Oppgaven inneholder detaljer om hvorfor import av ordren mislyktes.
Feil ved synkronisering av handling i nødsystemet
Det opprettes en arbeidsoppgave hvis det oppstår feil ved synkronisering av handlinger utført i nødsystemet (offline-modus). Oppgaven inneholder detaljer om hvilke utlån og leveringer som mislyktes ved synkroniseringen, samt angir hvorfor den enkelte handlingen mislyktes.
FTP-godkjenningsverdier eller mappekoblinger var ikke korrekte
Det opprettes en arbeidsoppgave hvis FTP-import mislyktes på grunn av en konfigurasjonsfeil ved oppsettet av FTP-import av fakturaer eller bibliografiske poster.
FTP-import av bibliografiske poster mislyktes
Det opprettes en arbeidsoppgave hvis FTP-import av bibliografiske poster mislyktes. Oppgaven inneholder detaljer om hvorfor importen mislyktes.
Inaktive lånere kunne ikke slettes på grunn av utestående
Hvis automatisk sletting av inaktive lånere er slått på under konfigurasjonen "Slett lånere automatisk etter x antall dager uten aktivitet", kan det opprettes en arbeidsoppgave med informasjon om hvilke lånere som ikke kunne slettes, og hvorfor, slik at man har mulighet til å håndtere disse manuelt.
Jobben for sletting av inaktive lånere kjører hver lørdag.
Kreditnota mottatt
Det opprettes en arbeidsoppgave når Cicero mottar en kreditnota fra en materialleverandør. Oppgaven inneholder opplysninger om kreditnotanummer, fakturanummer, utstedelsesdato, leverandør-CVR og beløp. Kreditnotaen skal deretter godkjennes eller avvises manuelt under Innkjøp > Ordrer > Kreditnotaer.
Merking av påbyggseksemplar mislyktes
Hvis et materiale merkes som "Påbyggsmateriale" i forbindelse med sending av en ordre, kan det opprettes en arbeidsoppgave i tilfelle den automatiske merkingen på den bibliografiske posten ikke ble lagret korrekt. For å løse problemet kan du søke opp posten og manuelt merke den som påbyggsmateriale ved å legge til felt 032*x og gi det verdien "OVE".
Denne oppgaven er kun relevant for sentralbiblioteker.
Materiale med betalt erstatning levert
Det opprettes en oppgave hvis et materiale med betalt erstatning leveres. Det kan da eventuelt følges opp med om erstatningen skal tilbakebetales til låneren.
Utestående til mindreårig uten foresatt sendt til debitorsystemet
Oppgaven må settes opp før integrasjonen aktiveres, da oppgaven kun opprettes første gang den aktuelle låneren sendes til debitorsystemet.
Når denne oppgaven opprettes må man forsøke å finne frem til de manglende opplysningene om lånerens foresatte, f.eks. via det på den tiden utfylte opprettelsesdokumentet for låneren, eller ved å kontakte låneren. I mellomtiden kan man eventuelt blokkere låneren slik at det ikke opprettes flere utlån, samt fjerne personnummer (lagre en kopi i note-feltet) slik at eventuelle nye utestående ikke sendes til debitor. Når en foresatt legges til en låner i Cicero, vil fremtidige utestående bli overført med den tillagte foresatte. Allerede overførte utestående får ikke automatisk tillagt foresatt.
Nummersekvens på bibliotekkort utløper snart
Det opprettes en arbeidsoppgave når nummersekvensen i "Automatisk tildeling av bibliotekkort" er i ferd med å gå tom for numre. Nummersekvensen brukes når en låner opprettes via CMS-API, og automatisk tildeling av bibliotekkort er slått på.
Oppdatering av autoritetsposter fra GND mislyktes
Det opprettes en arbeidsoppgave når automatisk oppdatering av autoritetsposter fra GND mislykkes. Oppgaven vil inneholde detaljer om filnavn og årsak til feilen.
Ordre annullert
Det kan opprettes en arbeidsoppgave når en person manuelt annullerer en ordre i Cicero. Kan eventuelt brukes hvis personen som annullerer ordren er en annen person enn den som bestiller/oppretter ordren, slik at "bestiller" blir gjort oppmerksom på annulleringen.
Ordreforslag mottatt
Hvis dere abonnerer på ordreforslag til Materialvalg, kan det opprettes en arbeidsoppgave når det er opprettet en ny materialvalgliste til dere.
Oversikt over import av bibliografiske poster
Det opprettes en arbeidsoppgave med en oppsummering av FTP-import av bibliografiske poster. Oppgaven inneholder detaljer om antall nye poster, antall oppdaterte poster og en liste over poster som ble opprettet som nye, selv om en post med samme ISBN/ISMN/EAN allerede fantes.
Problemer med FTP-import av fakturaer
Det opprettes en arbeidsoppgave hvis FTP-import av XRechnung-fakturaer mislyktes. Oppgaven inneholder detaljer om hvilke fakturafiler som mislyktes, samt angir hvorfor den enkelte filen mislyktes.
Reservering som er klar til henting, er slettet
Det vil opprettes en arbeidsoppgave hvis en reservering slettes mens materialet står på reserveringshyllen. På den måten kan materialene raskere komme i sirkulasjon igjen.
Synkronisering med personregister mislyktes
Det opprettes en oppgave hvis en låner eller foresatt ikke kunne meldes på abonnement i personregisteret. Dette vil ofte være fordi personnummeret er feilaktig inntastet og må rettes. Det opprettes en ny oppgave hver natt inntil feilen er rettet.
Utlån med tilhørende erstatningskrav sendt til inndriving er levert/fornyet
Det opprettes en oppgave hvis et utlån med tilhørende erstatningskrav sendt til inndriving leveres eller fornyes, og erstatningen dermed annulleres i Cicero. Det kan da følges opp med om erstatningen krever manuell oppdatering i debitorsystemet.
Foresatt avgått ved døden
Det opprettes en oppgave under den nattlige oppdateringen av data fra personregisteret hvis en låners foresatte blir meldt avgått ved døden.