Leverandører

Funktion: Opret eller fremsøg leverandører og leverandøraftaler

Hovedområde: Sysadmin

Fane: Leverandører

Under fanen ”Leverandører” kan der søges på leverandører ud fra navn, aftalekode og CVR-nummer. I tilknytning til den enkelte leverandør kan der registreres leverandøraftaler.

Opret/rediger leverandør

1. Klik på   for at oprette eller fremsøge en eksisterende leverandør.
   
   
2. Under Fanen ”Leverandør” indtastes leverandørinformationen.
   
   • Tip, i feltet ”Note” kan det være en god idé at notere, hvis en leverandør har ferie, hvorfor denne ikke kan levere i en given periode.
     
     
   • ”Afsend ordrer til leverandøren fra Cicero”: Hvis denne checkbox er markeret, vil ordrer oprettet via materialevalgslisten blive sendt til leverandøren. Hvis checkboxen ikke er markeret, oprettes ordren udelukkende i Cicero, hvilket kan være relevant, hvis leverandøren ikke understøtter ordremodtagelse fra Cicero.
     
     
3. For at afslutte og gemme, klik ”Opret”

Detaljesiden for oprettelse af leverandør.

Opret/rediger leverandøraftaler

1. Fremsøg den eksisterende leverandør, der skal oprettes en aftale for.
   
   
2. Vælg fanen ”Aftaler” på ”Leverandør”-detaljesiden.
   
   
3. For at oprette aftale klik på    eller klik på en eksisterende aftale i tabellen for at redigere denne. Udfyld derefter følgende felter:
   
   
   • Kundenummer: Det nummer, der er indgået aftale med leverandøren om. Nummeret angiver, hvordan materialer bestilt med dette kundenummer skal klargøres.
     
     
   • Beskrivelse: Udfyldes med en sigende tekst. Teksten vil være synlig når du anvender aftalen i forbindelse med oprettelse af bestillingslinjer under hovedområdet ”Accession”.
     
     
   • Standardkonto: Her vælges en åben materialekonto, som vil være udfyldt som standard, når leverandøraftalen bruges i andre sammenhænge.
     
     
   • Rabat i %: Her beskrives den procentrabat, du har aftalt med leverandøren.
     
     
   • Rykkerfrekvens: Angiver antal dage, der skal være mellem hver rykker.
     
     
   • Leveringstid: Her angives aftalt leveringstid.
     
     
   • Materialetype: Angiver den materialetype, aftalen omfatter.
     
     
   • Første rykker efter: Her indtastes antal dage, der går før første rykker eksekveres automatisk (den bagvedliggende funktionalitet er ikke implementeret, og feltet har derfor ingen effekt i indeværende version).
     
     
   • Maks antal rykkere: Her angives antallet af automatiske rykkere, der skal eksekveres (den bagvedliggende funktionalitet er ikke implementeret, og feltet har derfor ingen effekt i indeværende version).
     
     
   • Navn, e-mail, telefonnummer: Udfyld med kontaktoplysninger på leverandørens kontaktperson.
     
     
   • Bemærkninger: Udfyldes med eventuelle særlige aftaleforhold.
     
     
   • Faktureringsadresse: Udfyld med adressen hvortil fakturaen skal sendes.
     
     
   • Leveringsadresse: Udfyld med adressen hvortil materialerne skal leveres.
     
     
4. Ved klik på ”Gem” ses aftalen i tabellen over aftaler.
   • Ved oprettelse har du også mulighed for at notificere kontaktperson ved oprettelse. Dette gøres ved at sætte flueben i ”Notificér kontaktperson ved oprettelse”. Der sendes derved en mail ved oprettelse. Mailen kan opsættes i F7-->Serveropsætning-->Serveropsætning under konfigurationen ”Skabelon for notifikation til leverandører ved oprettelse af aftale”.

Leverandøren Biblioteksmedier med tilknyttede leverandøraftaler.

Slet leverandører og leverandøraftaler

For at slette en leverandør skal man gøre følgende:

1. Naviger til leverandøren.
2. Klik på ”Slet”, der er placeret nederst til højre.

Når du forsøger at slette en leverandør, tjekker systemet for følgende:

• Er der nogle leverandøraftaler på leverandøren? Hvis der er, kan leverandøren ikke slettes.
• Bliver leverandøren brugt i aktive periodika abonnementer? Hvis den gør, så kan leverandøren ikke slettes.

Hvis intet af det ovenstående er tilfældet, vil leverandøren blive slettet.

Fremgangsmåden er den samme, hvis man ønsker at slette en leverandøraftale.

1. Naviger til aftalen.
2. Klik på ”Slet”, der er placeret nederst til højre.

Når man forsøger at slette en aftale, tjekker systemet for følgende:

• Er der nogen aktive ordrer, der benytter denne aftale?
  • Hvis der er aktive ordrer, kan aftalen ikke slettes.
  • Hvis der ikke er aktive ordrer, slettes aftalen.