Funktion: Administration af konti
Hovedområde: Sysadmin
Fane: Konti
Her ses konfigurationen af konti.
Fanen ”Konti” viser en oversigt over biblioteksvæsenets konti. En konto kan anvendes i forbindelse med indkøb (materialekonto og klargøringskonto) eller i forbindelse med mellemværende (gebyrkonto og erstatningskonto). Du kan oprette en grundkonto med en associeret konti-struktur. Disse konti kan indeholde perioder. Der kan oprettes, læses, redigeres og slettes konti og perioder i dette faneblad. For at arbejde med bevægelser skal du benytte hovedområdet ”Accession”.
Oprettelse af konti
Konti kan oprettes enten ved at holde musen over en eksisterende konto i kontohierarkiet og trykke på eller ved at vælg knappen ”Opret grundkonto”, hvis det er første gang, der oprettes en konto.
Her kan en ny konto oprettes.
Herefter indtaster du kontonr. (som skal være unikt) samt yderligere information. Ved klik på ”Opret” oprettes kontoen.
Konti kan organiseres i hierarkier efter behov. En konto kan specificeres til at blive brugt som materialekonto, klargøringskonto, gebyrkonto eller erstatningskonto. Det gælder for alle disse typer konti at de skal være åbne og ikke kan have underkonti. Desuden skal klargørings- og materialekonti have eksterne kontooplysninger.
Klargøringskonto anvendes, når medieleverandører fremsender fakturaer med separate klargøringsudgifter, således at klargøringsudgifterne kan konteres på klargøringskontoen. Der kan kun vælges én klargøringskonto.
Eksternt kontonummer
For at tilføje et eksternt kontonummer, som er nødvendigt for at kommunikere med et eksternt økonomisystem, vælges en udbyder under ”Ekstern kontotype”, og alt efter udbyder indtastes nødvendige oplysninger som kommasepareret liste under ”Eksterne kontooplysninger”.
- For KMD indtastes enten Artskonto,PSP eller Artskonto,omkostningssted,SIO
- For EG indtastes kontonummer
- For Fujitsu indtastes kontonummer,posteringsafstemningsenhed,posteringsregistreringssted
- Bemærk, at der i feltet kun skal indtastes det pågældende numre adskilt af komma, f.eks.: 1234567,123456 (se evt. skærmbilledet ovenfor).
Redigering og lukning af konti
En konto kan redigeres ved at før musen over den konto i kontohierarkiet, der ønskes redigeret og derefter klikke på . Herefter kan udvalgte kontooplysninger redigeres og gemmes ved tryk på ”Gem”.
Hvis en konto ønskes lukket, sker det også ifm. redigering. Bemærk, at applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en konto. Der vises information om dette, hvis en konto forsøges lukket, uden at betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en konto kun lukkes, hvis dens tilhørende underkonti er lukkede og alle dens tilknyttede kontoperioder er lukkede. En lukket konto kan ikke genåbnes.
Sletning af konti
En konto kan slettes ved at holde musen over den konto i kontohierarkiet, der ønskes slettet og derefter klikke på . Efter bekræftelse af sletningen vil kontoen forsøges slettet. Hvis kontoen ikke kan slettes, vises der en meddelelse herom. F.eks. kan du ikke slette en konto, hvis den har underkonti tilknyttet, eller hvis kontoen har perioder med åbne eller lukkede bevægelser.
Oprettelse af kontoperioder
Konti kan tilknyttes en eller flere kontoperioder. Det er på kontoperioderne, at kontobevægelserne laves. Kontoperioder kan kun oprettes på grundkontoen, og alle underliggende konti får derved automatisk de samme perioder.
For at oprette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter trykkes der på i panelet til højre. Her indtastes budget, fra og til datoer, og periodens udstrækning angives - begge datoer er inklusive. Ved tryk på ”Opret” oprettes kontoperioden.
Bemærk, at de angivne datoer ikke kan ændres efterfølgende, og hvis de angivne datoer overlapper med en anden kontoperiode, kan kontoperioden ikke oprettes. Efter oprettelse vises perioden i en dropdown.
Disponeringer og betalinger sker altid i den aktuelle periode. Det vil sige betaling foretaget i 2015 sker i 2015 kontoperiode, og betaling i 2016 sker i 2016 kontoperiode.
Her vises, hvordan der ved oprettelse af en ny konto kan oprettes en kontoperiode.
Redigering af kontoperioder
Budgettet for en kontoperiode kan redigeres ved at vælge perioden i dropdown-listen og derefter trykke ”Rediger”. Herefter kan budgettet redigeres og gemmes ved tryk på ”Gem”.
Hvis en kontoperiode ønskes lukket, sker det også i forbindelse med redigering. Bemærk, at applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en periode. Der vises information om dette, hvis en periode forsøges lukket, uden at betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en periode kun lukkes på en konto, hvis de tilsvarende perioder på kontoens underkonti er lukkede.
Sletning af kontoperioder
For at slette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter vælges den kontoperiode, der ønskes slettet. Tryk derefter på ”Slet”. Efter bekræftelse af sletningen vil kontoperioden forsøges slettet på grundkontoen samt de tilsvarende kontoperioder på alle underkonti. Hvis kontoperioden ikke kan slettes, vises der meddelelse herom. F.eks. kan du ikke slette en kontoperiode, hvis den har kontobevægelser tilknyttet.