Katalogisering i DBC

danMARC2-regler for ejerskab og redigering

Når du redigerer og opretter nye bibliografiske poster, er der en række regler/felter, som afgør, hvem der “ejer” den, og hvad du må redigere.

Lokal post

En lokalpost er bibliotekets egen post og kan kun redigeres af biblioteket selv.

Hvis du ønsker, at posten skal være bibliotekets egen skal felt 001 *b = bibliotekets id hos DBC.

Fællesskabspost

En fællesskabspost er en post, som alle folkebiblioteker i Danmark (og Sydslesvig) må rette i.

Poster, der er folkebiblioteksejede fællesposter, er kendetegnede ved følgende værdier:

• Felt 001 *b = 870970.
• Felt 996 *a = folkebiblioteksnummer

I forbindelse med centralbibliotekerne registrerer udenlandske materialer skal der endvidere udfyldes disse felter:

• Felt 021 *e eller 021 *a = ISBN henholdsvist enten 13- eller 10-cifret
• Felt 245 *a = Titel

Påhængspost

Lokal post der knytter sig til en fællespost. Indeholder lokale supplerende data til fællesposten eller lokal opstilling, som afviger fra fællespostens opstilling.

Påhængsposter kan oprettes af det enkelte biblioteksvæsen. Påhængspostens data ses kun af det pågældende bibliotek.

Post ejet af DBC

En post ejet af DBC – ejes af DBC, indtil et bibliotek overtager ejerskab ved at redigere posten. Når der rettes i en DBC-ejet post, ændres felt 996 *a til at indeholde folkebibliotekets nummer. Hvis DBC herefter retter i posten, ændres feltet ikke.

Poster, der er ejet af DBC, og som må rettes, er kendetegnede ved følgende værdier:

• Felt 001 *b = 870970.
• Felt 996 *a = RET.

DBC nationalbibliografiske poster

Poster, der er rene DBC nationalbibliografiske poster, må tilføjes emne og noter. Tilføjelserne kan ses af alle.

Nationalbibliografiske poster er kendetegnede ved følgende værdier:

• Felt 001 *b = 870970.
• Felt 996 *a = DBC.
• Felt 032 *a, men ikke 032 *x = BKM eller 032 *x = NET eller 032 *x = SF[A-Z].

Flerbindsværk og enkeltstående post

I Cicero skelnes der grundlæggende, en enkeltstående post og et flerbindsværk, i forbindelse med bibliografisk poster.

En enkeltstående post er en selvstændig post (uden bindinger til andre poster) der beskriver et værk der består af én udlånsenhed (f.eks. en bog, en DVD).

Et flerbindsværk er et samlet værk, som består af flere dele, f.eks. en ordbog i 2 bind. Flerbindsværker er katalogiseret i et sæt af flere sammenhængende poster, typisk én hovedpost + en eller flere bindposter. I ”store” flerbindsværker, såsom Danmarks kirker, kan der også forekomme sektionsposter mellem hovedposten og bindposterne. En post i et flerbindsværk er altid knyttet til en eller flere andre poster. I et flerbindsværk er beholdningsoplysninger knyttet til bindposterne.

Søgning i katalogisering

Funktion: Katalogisering

Hovedområde: Accession

Fane: Katalogisering

Underområde: Søg bibliografisk post

Det er muligt at fremsøge og rette bibliografiske poster under ”Søg bibliografisk post”. Se Søgning på bibliografisk poster for at få mere information. Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i overstående link, da den returnerer resultater, du har og ikke har beholdning på.

Søgning på bibliografiske poster med “Ole Lund” som forfatter.

En fremsøgt bibliografisk post kan åbnes og redigeres. En post kan oprettes på to måder:

• Simpel oprettelse
• Avanceret oprettelse

Ved redigering er det altid den avancerede som anvendes, da det ikke er teknologisk muligt at anvende den simple form til redigering.

Simpel oprettelse af bibliografiske poster

I den simple oprettelse kan du kun oprette enkeltstående lokalposter (poster som kun vises i dit biblioteksvæsen). Her får du en mere overskueligt, men også mere begrænset, brugergrænseflade, hvor du kan oprette bibliografiske poster. Denne er specielt tiltænkt de pædagogiske læringscentre, men kan også fint anvendes af andre.

Bemærk, for at kunne anvende denne skal din systemadministrator have opsat serveropsætningen ”Skabelon til simpel oprettelse af bibliografisk post” med kategorien ”DBC” i F7->Serveropsætning->Serveropsætning.

Du skal gøre følgende for at oprette en bibliografisk post ved hjælp af den simple oprettelse:

1. Klik på og vælg for at oprette en ny enkeltstående lokalpost.

• Udfyld de relevante felter og klik ”Gem”. Herefter vil faustnummeret på den oprettede post blive gemt i udklipsholderen.

Eksempel på simpel oprettelse af bibliografisk post.

Avanceret oprettelse/redigering af bibliografiske poster

I den avancerede oprettelse kan du oprette poster ud fra alle de skabeloner, som DBC har gjort tilgængelig for dit biblioteksvæsen. Det er altid den avancerede tilstand, som anvendes til redigering.

Du skal gøre følgende for at oprette/redigere en bibliografisk post ved hjælp af den avancerede oprettelse:

1. Klik på og vælg , eller dobbeltklik på  en fremsøgt post for at redigere en eksisterende.

2. Vælg hvilken type post, du vil oprette/redigere.

• Ved redigering skal du vælge hvilken skabelon du ønsker at benytte dig af. Når skabelonen er valgt, vises danMARC2-felterne efterfølgende.

• Dokumentation af de forskellige typer (skabeloner), som kan vælges, kan ses her: http://www.danbib.dk/sites/default/files/inline-files/Vejledning_til_katalogiseringsskabeloner_i_Cicero_20170407.pdf

Eksempel på oprettelse af ny bibliografisk post, hvor typen ”Bog” her er valgt.

3. Udfyld/ændre relevante felter. Hvor du har følgende kontroller til at styre katalogiseringen:

a. Felter kan flyttes op/ned ved at klikke på pil ikonerne nederst til venstre. Felterne kan kun flyttes inden for deres eget domæne, dvs. at du ikke kan flytte et felt fra 004 til 008.

b. Der kan tilføjes yderligere felter ved at klikke på nederst til venstre.

c. Der kan tilføjes delfelter til et felt. Marker/stå i det felt, hvortil delfeltet skal tilføjes og klik på  .

d. Der kan fjernes felter ved at klikke på  . Det felt eller delfelt, der er markeret, fjernes. Hvis et felt fjernes, fjernes tilhørende delfelter også.

4. Når alle felter er udfyldt, valideres posten ved at klikke på . Du kan også vælge at validere de enkelte felter efterhånden, som de bliver udfyldt.

5. Hvis der er fejl i udfyldning af felterne, vises hvilke felter, der skal rettes med  . Hvis du holder musen over vises DBC’s hjæpetekst for hvilket input, som accepteres i det pågældende felt.

6. DBC laver en dobbeltpost kontrol hver gang posten valideres eller gemmes. Hvis der er mulige dubletter af posten så skal disse undersøges før man kan gemme posten mod DBC. Dobbeltpost kontrol beskrives i detaljer senere i dette afsnit.

7. Når du har katalogiseret post færdig klik på ”Gem” og derefter ”Gem modDBC”. Når der klikkes ”Gem mod DBC”, sendes oplysningerne til DBC.

For at oprette en lokal post kan du udfylde disse felter med følgende værdier:

• 004 r: ”Kode for poststatus”. Som oftest vil du skulle skrive bogstavet ”n” (ny post)
• 004 a: ”Kode for bibliografisk posttype”. Som oftest vil du skulle skrive bogstavet ”e” (enkeltstående post)
• 009 a: ”Kode for generel materialebetegnelse”. Som regel vil du skulle vælge mellem bogstavet ”u” (for genstand, fx udstoppede ugler, ipads og globusser) eller bogstavet ”a” (tekst)
• 009 g: Kode for specifik materialebetegnelse”. Som regel vil du skulle vælge mellem ”xy” (for uspecificeret fysisk medie, fx iPads eller globusser) eller ”xx” (for tekst).
• 245 a: ”Titel”

Når posten er godkendt af DBC (der kan lidt tid før den er mulig at fremsøge), kan den søges frem under hovedområdet ”Accession” og fanen ”Søgning” og bruges i forbindelse med materialevalg.

Når der åbnes en enkeltstående post vil detaljevisningen se ud som vist.

Eksempel på en enkeltstående post i redigeringsvisningen.

Hvis du åbner en bindpost er det muligt at tilgå og redigere postens sektionsposter og hovedposter, hvis der måtte findes nogen, i detaljevisningen. 

Eksempel på en bindpost i redigeringsvisningen.

Gem post som kladde

Hvis du ikke er blevet helt færdig med at oprette/rette en bibliografisk post, kan ændringerne gemmes som kladde. Når detaljevisningen for en katalogisering er åben kan klikke på ”Gem” og efterfølgende klikke på ”Gem som kladde”. Efterfølgende vil din kladde fremgå i F3àKatalogiseringàKladder.

Reserver alle materialer af post

Hvis du har lavet ændringer på den bibliografiske post, og du dermed for eksempel skal have udskrevet nye labels til samtlige materialer på posten, kan du via katalogisering reservere samtlige materialer på posten. Du skal gøre følgende:

1. Åben katalogiseringen for den post du ønsker at reservere samtlige materialer på.

2. Klik ”Reserver”.

3. Gå til F2àReservationskurvenen.

4. Udfør reservationen.

a. I afhentningssted har du mulighed for at vælge ”Filial hvor materialet er placeret”. Således vil afhentningsstedet for det enkelte materiale være det sted materialet har placering. På denne måde kan udskiftningen af labels udføres decentralt på den enkelte filial.

Dobbeltpost kontrol hos DBC

Når en ny post valideres eller gemmes mod DBC udfører de en dobbeltpost kontrol. Det vil sige, at hvis DBC detekterer, at den post du er ved at katalogisere minder meget om en eksisterende post, bliver du advaret og bedt om at kigge på den/de lignende poster. Dette sker således for at minimere risikoen for at der bliver katalogiseret ens poster.

Hvis der detekteres mulige dubletter returneres disse til Cicero og de kan derefter ses i klienten, så brugeren kan bestemme om det er en dublet de er ved at oprette.

Hvis der er detekteret dubletter vil knappen  fremgå i nederste højre side. Når brugeren klikker på knappen vil et vindue vises med en liste af bibliografiske poster der er mulige dubletter. En dublet kan vælges og man kan se detaljer om posten. Dublet vinduet lukkes ved at klikke ”OK”. Når du har set de mulige dubletter vil det røde udråbstegn forsvinde, hvilket betyder, at det nu er muligt at gemme posten mod DBC hvis det ikke brugeren beslutter at det ikke er en dublet.

Eksempel på vinduet hvor der vises mulige dubletter.

 

Kopier en bibliografisk post

Det er muligt at kopiere en eksisterende post og derved oprette en ny post hvor felter fra en eksisterende post genbruges.

1. Fremsøg en bibliografisk post og åben detaljevisningen.

2. Tryk på knappen ”Kopier”.

3. Der åbnes nu en dialog hvor man skal vælge skabelonen for den nye post. Vælg skabelonen der skal anvendes og tryk ”Hent skabelon”.

4. Detaljevisningen åbnes nu i opret tilstand hvor felterne fra den kopierede post er tilføjet samt de felterne fra skabelonen.

5. Fortsæt oprettelsen på samme måde som en normal oprettelse af bibliografiske poster (fra step 3).

Kopiering af poster der ikke har et unikt faustnummer

Det er også muligt at kopiere poster fra DanBib og andre lignende kilder fra DBC, som ikke har et unikt faustnummer. Der bør oprettes en separat søgeprofil til at søge i disse kilder.
For at benytte denne funktionalitet skal det sikres, at den søgeprofil (Brøndprofil i VIP-basen), der anvendes, når der hentes detaljeret information for bibliografiske poster, omfatter samtlige kilder, som er valgt i bibliotekets forskellige søgeprofiler. Der kan evt. oprettes en specifik søgeprofil til detaljeret visning.
Søgeprofilen skal angives i F7àServeropsætningàDBCà”DBC søgeprofil for hentning af detaljeret bibliografisk post data”.

Tilføj og fjern lokale felter

Du kan tilføje lokale felter til en bibliografisk post. For eksempel på udvidelse af en bibliografisk post. Det er også muligt at overskrive felter såsom opstillingsfelter.
Konceptet i Cicero og DBC databrønd er, at der er "fællespost" og "påhængsposter”. ”Fællesposten" er den som vedligeholdes af DBC, mens påhængsposten ejes af biblioteksvæsenet, der har oprettet den. Det vil sige, at hvis du på dit biblioteksvæsen gerne vil lave lokale ændringer/tilføjelser til en bibliografisk post, som består af en fællespost, skal du oprette dine ændringer på påhængsposten.

Du skal gøre følgende for at lave lokale opdateringer til en fællespost:

1. Åbn detaljevisningen for en bibliografisk post i F3àKatalogiseringàSøg bibliografisk post.

2. Fællesposten vises med felter og delfelter fra danMARC2. Du kan rette, tilføje eller fjerne felter, hvis du har ejerskabet af fællesposten. En komplet oversigt over felter, kan ses på: http://www.kat-format.dk/danMARC2/felter03.htm.

3. Klik på radioknappen ”Påhængspost” vælg ”paahaengspost” i ”Type”.

a. Klik på ”Hent skabelon”, hvis der ikke allerede er oprettet en påhængspost på posten.

4. Rediger, valider og gem påhængsposten ligesom du gør ved en fællespost eller en lokal post.

5. Når posten er succesfuldt opdateret, vil de tilføjede felter kunne ses i standardvisningen af en bibliografisk post, hvis felterne vises i standardvisningen. Alle de tilføjede felter vil dog altid kunne ses i danMARC2 formatet.

Sletning af påhængsposter

1. Åbn den pågældende post under fanen ”Katalogisering”.

2. Vælg radioknappen ”Påhængspost” og den passende påhængspost type.

3. Hvis felt 004 ikke findes: Tilføj felt 004 og delfelterne *r og *a. (Obligatoriske delfelter).

4. Indsæt koden ”d” i delfelt *r og koden ”e” i delfelt *a. (Koden ”d” i *r står for ’delete’).

5. Validér posten og Gem.

Påhængsposten er nu slettet. Alle postens tilhørende beholdninger, reservationer m.m. er uberørte af sletningen, da disse er knyttet faustnummeret.

Posttypeskift/opstillingsændringer

Et posttypeskift/opstillingsændring er, når der kommer opdateringer af en bibliografisk post fra DBC. Posttypeskift kan fremsøges ved hjælp af følgende CQL:

• marc.y08a="UPDATE posttypeskift”

Opstillingsændringer kan søge frem ved hjælp af følgende CQL:

• marc.y08a="UPDATE opstillingsændring”

Fremgangsmåden af posttypeskift og opstillingsændring håndteres af DBC, hvorfor der henvises til DBC’s vejledning til håndtering af posttypeskift: http://www.danbib.dk/sites/default/files/inline-files/FBS-opstillings%C3%A6ndringposttypeskift_28.2.17.pdf

Kladder

Funktion: Katalogisering

Hovedområde: Accession

Fane: Katalogisering

Underområde: Kladder

For at åbne en gemt kladde skal du gøre følgende:

1. Gå til F3àKatalogiseringàKladder. Den nyeste kladde vil ligge øverst.

2. Åben den kladde du gerne vil se.

3. Når kladden du har opdateret kladden. Kan du enten gemme den som kladde igen og den vil forblive på kladdelisten eller vælge ”Gem mod DBC” og den vil blive katalogiseret hos DBC og dermed fjernes den fra kladdelisten.

Du kan slette en kladde ved at vælge ”Slet kladde”.