Funktion: Bestilling af materialer
Hovedområde: Accession
Fane: Materialevalg
For at foretage materialevalg åbnes fanen ”Materialevalg”.
For at vælge en materialevalgsliste skal du gøre følgende:
1. I ”Status” vælg ”Åben” eller ”Lukket”.
a. Vælg ”Åben” for at se på de lister, der endnu ikke er afsendt som ordrer.
b. Vælg ”Lukket” for at se på de lister, hvor listerne er afsendt som ordrer.
2. Dernæst skal du vælge, hvilken periode du ønsker at se listerne for.
a. Perioden er baseret på oprettelsesdatoen. Dette vil sige datoen, hvor den pågældende er liste er oprettet første gang. Hvis listen efterfølgende bliver opdateret, er oprettelsesdatoen således stadig datoen, hvor listen blev oprettet første gang.
3. Klik på .
4. Herefter kan du vælge den liste, du er interesseret i feltet .
Hvis din bibliografiske information leveres af DBC, er det muligt at generere nye eller opdatere materialevalgslister fra DBC, gøres dette ved at klikke på og vælge de uger, der skal generes/opdateres lister til. Disse lister kan opsættes i F6-->Materialevalgslister. (Automatiske materialevalgslister)
Når listen er valgt, vises posterne i en listevisning.
Materialevalgslister kan også modtages gennem email og web interface.
Her er valgt en materialevalgsliste kaldet ”Skønlitteratur” med status ”åben”, som er oprettet indenfor den valgte periode. Bemærk at i materialevalgslistens overskrift kan du vælge at se priser fra forskellige leverandører samt filtrere antal og pris på bestillinger pr. filial.
Et konkret brugseksempel kunne være, at du skulle danne en ny liste for den kommende uge. I dette tilfælde skal du starte med at klikke på og vælge den kommende uge i dialogboksen. Herefter skal du sikre dig, at oprettelsesintervallet indeholder den dato, hvor listen originalt blev oprettet, hvilket i dette tilfælde ville være i dag. Derefter klikkes der på
og listen for den kommende uge vil nu kunne findes i
.
I listen er det muligt at slette enkelte eller flere poster ved at markere dem og klikke på i nederste venstre hjørne.
Det er muligt at vælge at alle materialer af tidligere udgaver af en bibliografisk post vil blive markeret til kassation ved modtagelsen af ordren. Dette gøres ved at sætte flueben i kolonnen ”Mark. til kas.” ud for en bibliografiske post.
Hvis dit bibliotek er markeret som Centralbibliotek i F7 > Serveropsætning, er det i tabellen muligt at markere en bibliografisk post som overbygningsmateriale. For at markere en post som overbygningsmateriale skal du vælge, hvilken DBC-skabelon ændringen i posten skal valideres op imod.
Når en post markeres som overbygningsmateriale, får posten tilføjet felt 032*x med værdien "OVE999999" og eventuelt skifte af ejermarkeringen i 996*a. Det er muligt at aktivere en automatisk genereret opgave under F7 > Rettigheder > Arbejdsområder i tilfælde af, at markering af overbygningsmateriale fejlede.
Du kan redigere en eksisterende liste ved at trykke på . En fly-in kommer til syne, hvorfra du kan ændre navn, deadline og eventuelt filial, som listen er knyttet til. Fra denne fly-in er det også muligt at kopiere listen til andre filialer eller slette hele listen.
Når der genereres nye eller opdateres lister, er det ikke altid muligt at generere/opdatere listerne for eksempel grundet manglende materialer på listerne eller, at opsætningen af listernes skabeloner er forkert. De lister, der ikke kunne genereres/opdateres, vises i en dialogboks, når ugens lister generes/opdateres. De resterende lister for ugen bliver genereret/opdateret trods denne dialogboks.
Hent priser
For at hente priser til materialerne på listen skal du først vælge have en leverandøraftale og en konto for at håndtere dette.
Priserne hentes med typeangivelse. Typeangivelse kan være en af følgende:
• Forventet pris præcis.
• Faktisk pris.
• Forlagets nettopris.
• Forventet prisoverslag.
• Pris kan ikke oplyses endnu.
• Kan ikke leveres.
Før musen over prisen for at se, hvor længe den er gyldig.
Hvis du vælger en anden leverandør og en anden aftale, kan prisen blive en anden. Applikationen henter automatisk en ny pris, når der skiftes leverandør.
Bestil materialer
For at oprette en bestilling af en bibliografisk post skal du dobbeltklikke på posten i materialevalgslisten. En detaljeside vises, og på fanebladet ”Bestillingsoplysninger” kan du oprette bestillingslinjer. Der kan oprettes linjer, indtil der afsendes ordre, hvormed listen automatisk lukkes.
1. Klik på ”Opret bestillingslinje” i detaljevisningen for at oprette en ny bestillingslinje.
2. Herved fremkommer en skabelon, der udfyldes med relevante oplysninger.
a. Under skabelonen er det muligt at vælge en ny leverandør og en ny aftale for det enkelte materiale. Hvis den valgte aftale har en standard økonomikonto, vil denne vælges (hvis kontoen er åben). Hvis det ønskes, kan der dog vælges en anden konto end aftalens standardkonto.
b. Prisen vil som udgangspunkt være angivet som den fra hovedsiden valgte leverandørs pris.
c. Vælg ”Manuelt” for at angive prisen manuelt.
d. Opret bestillingen ved at klikke på knappen ”Opret”. Det bekræftes, at bestillingen er oprettet uden fejl.
e. En linje oprettes i tabellen under fanen ”Bestillingsoplysninger”. Her vises udvalgte oplysninger fra de oprettede bestillinger. F.eks. under kolonnen ”Subtotal” vises prisen for alle eksemplarer i en bestilling.
Eksempel på en udfyldt skabelon, der er klar til at blive oprettet.
Hvis du gerne vil bestille til mere end en placering, skal du oprette en bestillingslinje per placering, du gerne vil have placeret materialerne på, på den enkelte post.
Centralbiblioteker kan endvidere oprette pseudobestillingslinjer her. For at få adgang til at oprette pseudobestillingslinjer, skal det aktiveres i F7 > Serveropsætning i konfigurationen med parameternavn ”Tillad ordrer til pseudofilialer”. Desuden skal der være oprettet leverandøraftaler for centralbibliotekerne i F7 > Leverandører. Læs mere om oprettelse af leverandøraftaler i Leverandører.
Udarbejdelsen af materialevalgslisten foregår på normal vis. Det betyder, at titler der ikke findes i basen skal katalogiseres og tilføjes til materialevalgslisten, før der kan oprettes pseudobestillingslinjer. For information om materialevalg se Materialevalg.
Du kan oprette en pseudobestillingslinje på en materialevalgsliste ved at klikke på og udfylde de påkrævede felter. Koderne der bruges ved filial- og delopstillingsfelterne er aftalt indbyrdes mellem Biblioteksmedier og centralbibliotekerne. Hvis Aalborg eksempelvis bestiller for ’Gentofte børn’, skal kundenummeret for ’Gentofte børn’ vælges. Bemærk, at leverandører og kundenumre skal være oprettet i F7>Leverandører.
Når ordren afsendes, bliver den sendt til den valgte leverandør, som herefter via Valg+ sender ordreforslag til de øvrige centralbiblioteker.
Tidligere afsendte pseudoordrer kan ses i F3 > Materialevalg ved at vælge den pågældende (lukkede) materialevalgsliste. I kolonnen ”Antal” fremgår i parentes antallet af materialer, der er bestilt som pseudoordrer. Detaljerne for bestillingerne kan ses ved at dobbeltklikke og åbne detaljesiden.
Ordreforslag modtages på de øvrige centralbiblioteker som materialevalgslister, der hentes ind ligesom andre materialevalgslister. Herefter skal det enkelte bibliotek afsende ordren på almindelig vis, ligesom modtagelse af materialerne foregår på samme måde som med øvrige materialer.
Se materialebestillinger for en enkelt filial på materialevalgslisten
Det er muligt at filtrere på filial på en materialevalgslistes bestillinger, således at du kun ser de bestillinger (antal og pris), som den valgte filial har bestilt. Alle bibliografiske poster vises stadig på listen, men der står blot ”0” i antal og 0,00 kr i subtotal for de bibliografiske poster, som den valgte filial ikke har bestilt fra.
Tilføj kommentar til materiale
Det er muligt at tilføje en kommentar til et materialevalg ved at navigere til fanen ”Kommentarer” under en posts detaljeside.
Her ses en kommentar tilføjet til et materialevalg på en materialevalgsliste.
Oprettelse og afsendelse af ordre
Som det ses nedenfor, er listen gennemgået, og alle ønskede bestillingslinjer er oprettet.
Under kolonnen ”Enhedspris” vil det stadig være leverandørens pris, der vises (dvs. den leverandør, der er valgt fra hovedsiden), mens ”Subtotal” vil indeholde den faktiske pris baseret på bestillingslinjerne. I ”Total inkl. moms” vises den samlede faktiske pris for hele listen.
Hvorvidt en ordre afsendes til leverandøren, afhænger af, hvorvidt dette er konfigureret under leverandøropsætningen.
• Hvis leverandøren er konfigureret til at modtage ordrer fra Cicero, kan du oprette og afsende ordren ved klik på knappen ”Send ordre”. Det bekræftes, at ordren er oprettet og afsendt.
• Hvis leverandøren ikke er konfigureret til at modtage ordrer fra Cicero, vil det være muligt at trykke ”Opret ordre”, hvorefter ordren oprettes i Cicero.
En bestilling vil resultere i flere ordrer, hvis forskellige leverandører er valgt for materialerne. En ordre samler bestillinger oprettet på samme materialevalgsliste, med samme leverandør og samme kundenummer. Når ordrerne er oprettet, lukkes materialevalgslisten, og der kan ikke længere tilføjes flere bestillinger til listen.
Midlertidige materialenumre
Ved afsendelse af ordre, oprettes alle de materialer, du har bestilt med midlertidige materialenumre i systemet. Det betyder, at lånere kan reservere materialerne, før de er modtaget. Materialerne kan kendes på deres status (f.eks. bestilt eller afsendt), samt på deres materialenummer. Alle midlertidige materialenumre har nemlig samme struktur: A<nummer>.
Fejlede ordrer
Hvis afsendelse af ordrer fejler, vises detaljeret fejlbesked omkring, hvilke af ordrerne der fejlede. Fejlede ordrer kan forsøges gensendt fra fanen ”Ordrer”.
Et eksempel på bibliografiske poster med udfyldte bestillinger.
Ordrer og konti
Når ordren er sendt/oprettet, vil der blive oprettet bevægelser på de konti, der er valgt under bestillingen. Hver bestillingslinje vil, hvor subtotalen er større end 0, få oprettet en bevægelse. Se materialekonti for yderligere information om materialekonti og bevægelser.
Eksempel på kontobevægelser, der er oprettet i forbindelse med bestilling af materialer.