Under Admin > Lånerindstillinger > Lånergrupper kan du opsætte de lånergrupper, dit biblioteksvæsen har behov for. Lånerne kan efterfølgende knyttes til lånergrupperne, og lånergrupperne kan tilknyttes til materialegruppers udlånsprofiler for at definere udlånsregler for en given lånergruppe. Endvidere kan du opsætte filialrettigheder for disse lånergrupper, hvor du kan styre, hvilke rettigheder en given lånergruppe skal have på de forskellige filialer i dit biblioteksvæsen.
Det er desuden muligt at konfigurere automatisk tildeling af lånere til de oprettede lånergrupper (se Automatisk tildeling af lånergrupper).
Opret/slet lånergrupper
Lånergrupper er struktureret i et hierarki. Lånere, som er knyttet til en lånergruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne i hierarkiet. I eksemplet nedenfor vil en låner, som er knyttet til ”Udenlandske biblioteker”, således også være knyttet til ”Biblioteker” og ”Alle”.
- Der kan oprettes en ny undergruppe i indstillinger under fanen "Lånere" ved at trykke på opret-ikonet ud for en eksisterende lånergruppe
.
- En eksisterende lånergruppe kan slettes ved at trykke på slet-ikonet
. Bemærk at eventuelle undergrupper også vil blive slettet. Hvis der findes undergrupper, lånere eller udlånsprofiler tilknyttet lånergruppen, vil der komme en advarsel før lånergruppen slettes.
- Den øverste gruppe, som repræsenterer samtlige lånere på biblioteket, kan ikke slettes.
Opsætning af lånergrupper
Ved at klikke på en lånergruppe åbnes en lånergruppes detaljeside, hvor lånergruppen kan konfigureres.
Regler, der påvirker undergrupper
Hvis en eller flere af følgende regler er slået til, vil det ikke være muligt at redigere denne for lånergruppens undergrupper:
- Fritag for gebyrer: Lånere i gruppen vil ikke automatisk få tilskrevet gebyr. Gebyrer kan oprettes manuelt til en låner, der er fritaget for gebyrer.
- Fritag for erstatninger: Lånere i gruppen vil ikke automatisk få oprettet erstatning for ikke-afleverede materialer. Er låneren fritaget for erstatning vil der heller ikke tilskrive gebyr til låneren, selvom låneren ikke er fritaget for gebyr. Erstatninger kan oprettes manuelt til en låner, der er fritaget.
- Fritag for auto-afsendelse af saldoopgørelse: Lånere i gruppen vil ikke modtage automatisk afsendte saldoopgørelser. Hvis en låner er medlem af flere lånergrupper, så er vedkommende fritaget for saldoopgørelser, hvis blot én af disse lånergrupper er markeret som fritaget.
- Fritag for verificering af e-mail-adresser: Hvis en låner er medlem (enten direkte eller nedarvet) af en lånergruppe, som er fritaget for e-mail-verifikation, vil lånerens e-mailadresser (samt e-mailadresser på en evt. økonomisk ansvarlig) automatisk blive sat som verificeret. Dette gælder også, hvis en af lånerens lånergrupper bliver sat som fritaget efter låneren har modtaget en verifikations-e-mail. Låneren vil ikke skulle verificere eksisterende e-mailadresser, hvis fritagelsen senere fjernes - kun nye e-mailadresser.
- Max antal reservationer: Det er muligt at sætte ”Max antal reservationer”, der er tilladt for lånere i en lånergruppe. Hvis en låner er medlem af flere lånergrupper, så vil den mest lempelige regel gælde. Det er muligt for en medarbejder at gennemtvinge reservationer, der overskrider reservationsgrænsen.
- Cicero Surf - Tillad lånere at ændre pinkode: Hvis en låner er med i en lånergruppe, hvor denne er slået til, så har låneren mulighed for at ændre sin pinkode i Cicero Surf. Hvis låneren er med i flere lånergrupper, kan låneren ændre sin pinkode i Cicero Surf, hvis blot én af lånergrupperne tillader ændring af pinkode.
OBS! Hvis låneren er medlem af flere lånergrupper, hvoraf nogle er fritaget for gebyr/erstatning og andre ikke er, afhænger fritagelsen af, hvilken lånergruppe der blev anvendt ved udlånet, dvs. hvilken udlånsprofil på materialets lånergruppe, der matchede lånerens lånergrupper.
Du kan også opsætte en udløbsdato for en lånergruppe. Sættes der en udløbsdato, vil lånergruppen blive slettet efter udløbsdatoen og lånerne vil derved miste deres tilknytning til denne lånergruppe.
Regler der ikke påvirker undergrupper
Følgende regler påvirker kun lånere der er direkte knyttet til denne lånergruppe:
- Skoleklasse: Lånere i denne gruppe får vist deres lånergruppe sammen med lånerens navn i udvalgte tabeller og menuer, hvor det normalt ellers kun er lånerens navn, der vises. Bemærk, denne funktionalitet forudsætter at ”Visning af skoleklasse ved låner” er sat til TRUE under Admin > Generelle indstillinger.
- Specialhåndtering: En lånergruppe kan sættes op med ”Specialhåndtering”. Dette betyder, at alle reservationer for lånere i denne lånergruppe vil blive markeret med ”specialhåndtering” i databasen. Denne markering kan bruges i sorteringsregler, og markeringen sendes til IMS for den pågældende reservation. Hvis en låner er med i flere lånergrupper, bliver lånerens reservationer markeret med ”specialhåndtering”, hvis bare én af disse lånergrupper er markeret med ”Specialhåndtering”.
- Auto-udlån: Det er muligt at få autoudlånt reserverede materialer for lånere i bestemte lånergrupper. Funktionaliteten bruges typisk i situationer, hvor et materiale er reserveret til initiel intern håndtering ift. læsekredse, materialepleje, logistik, fjernlån etc. Det kan f.eks. være materialer, der skal transporteres mellem biblioteker eller afdelinge, reservationer til læsekredse eller Biblioteket Kommer-lånere. Et autoudlån sker, når et materiale ved aflevering/scanning matcher en reservation, hvilket resulterer i at materialet automatisk udlånes.
- Rettigheder i eksterne ressourcer: Lånere i lånergruppen kan få tildelt rettigheder i eksterne ressourcer.
Opsætning af filialrettigheder på lånegrupper
Under fanen ”Filialrettigheder” for en given lånergruppe kan du opsætte regler for hvilke filialer, en låner må låne, reservere og må booke på. Disse regler gælder kun for oprettelse af lån, reservationer og bookinger.
- Må låne på: Denne gælder for lån der foretages uden foregående reservation.
- Må afhente reservationer på: Denne refererer til, om lånere i lånergruppen må afhente reservationer på en given filial.
- Må booke på: Denne refererer til, om lånere i lånergruppen må booke på en given filial.
Er der ingen filialrettigheder opsat for lånergruppen, har låneren som udgangspunkt tilladelse til at foretage lån, reservationer og bookinger på alle tilknyttede filialer.
Ved oprettelse af en lånergruppe vil filialrettighederne blive nedarvet fra lånergruppen et niveau over. Vil du have samme filialrettigheder på samtlige undergrupper til en lånergruppe, kan du klikke på ”Kopier filialrettigheder til undergrupper” for at kopiere filialrettighederne til alle lånergruppens undergrupper.