Under Admin > Låntagarinställningar > Låntagargrupper kan du konfigurera de låntagargrupper som din biblioteksverksamhet behöver. Därefter kan låntagarna kopplas till låntagargrupperna. Låntagargrupperna kan kopplas till exemplargruppers utlåningsprofiler för att definiera utlåningsregler för en given låntagargrupp. Dessutom kan du konfigurera filialrättigheter för dessa låntagargrupper, där du kan styra vilka rättigheter en given låntagargrupp ska ha på de olika filialerna i din biblioteksverksamhet.
Det är också möjligt att konfigurera automatisk tilldelning av låntagare till de skapade låntagargrupperna (se Automatisk tilldelning av låntagargrupper).
Skapa/radera låntagargrupper
Låntagargrupper är strukturerade i en hierarki. Låntagare som är kopplade till en låntagargrupp är automatiskt kopplade till alla grupper ovanför denna i hierarkin. I exemplet nedan kommer en låntagare som är kopplad till "Utländska bibliotek" också vara kopplad till "Bibliotek" och "Alla".
- En ny undergrupp kan skapas i inställningarna under fliken "Låntagare" genom att klicka på skapa-ikonen bredvid en befintlig låntagargrupp
.
- En befintlig låntagargrupp kan raderas genom att klicka på radera-ikonen
. Observera att eventuella undergrupper också kommer att raderas. Om det finns undergrupper, låntagare eller utlåningsprofiler kopplade till låntagargruppen kommer det att komma en varning innan låntagargruppen raderas.
- Den översta gruppen, som representerar samtliga låntagare på biblioteket, kan inte raderas.
Konfigurering av lånergrupper
Genom att klicka på en låntagargrupp öppnas en detaljsida för låntagargruppen, där låntagargruppen kan konfigureras.
Regler som påverkar undergrupper
Om en eller flera av följande regler är aktiverade, kommer det inte vara möjligt att redigera dem för låntagargruppens undergrupper:
- Undanta från avgifter: Låntagare i gruppen kommer inte automatiskt att debiteras avgifter. Avgifter kan skapas manuellt för en låntagare som är undantagen från avgifter.
- Undanta från ersättningar: Låntagare i gruppen kommer inte automatiskt att få en ersättning skapad för ej återlämnade exemplar. Om låntagaren är undantagen från ersättning kommer det heller inte att debiteras avgifter för låntagaren, även om låntagaren inte är undantagen från avgifter. Ersättningar kan skapas manuellt för en låntagare som är befriad.
- Undanta från automatiskt utskick av saldoredovisning: Låntagare i gruppen kommer inte att få automatiskt utskickade saldoredovisningar. Om en låntagare är medlem i flera låntagargrupper kommer personen att vara undantagen från saldoredovisningar om minst en av dessa låntagargrupper är markerad som befriad.
- Undanta från verifiering av e-postadresser: Om en låntagare är medlem (antingen direkt eller ärvd) i en låntagrupp som är undantagen från e-postverifiering, kommer låntagarens e-postadresser (samt e-postadresser för en eventuell ekonomiskt ansvarig) automatiskt att markeras som verifierade. Detta gäller även om en av låntagarens låntagargrupper blir undantagen efter att låntagaren har mottagit ett verifierings-e-postmeddelande. Låntagaren kommer inte att behöva verifiera befintliga e-postadresser om undantaget senare tas bort - endast nya e-postadresser.
- Undantag från meddelande: Låntagare i gruppen kommer inte att få meddelande från biblioteket. Om en låntagare är medlem i flera låntagargrupper är han/hon undantagen från meddelande om endast en av dessa låntagargrupper är markerad som undantagen. En låntagare som är befriad från meddelande kommer inte heller att få manuellt skickade meddelanden. När en låntagargrupp är befriad från meddelande, kommer låntagargruppen också automatiskt att vara befriad från automatisk sändning av saldoutdrag och verifiering av e-postadresser.
- Max antal reservationer: Det är möjligt att ange ett "Max antal reservationer" som är tillåtet för låntagare i en låntagargrupp. Om en låntagare är medlem i flera låntagargrupper kommer den mest fördelaktiga regeln att gälla. Det är möjligt för personal att tvinga igenom reservationer som överskrider reservationsgränsen.
- Cicero Surf - Tillåt låntagare att ändra pinkod: Om en låntagare är med i en låntagrupp där detta är aktiverat, har låntagaren möjlighet att ändra sin pinkod i Cicero Surf. Om låntagaren är med i flera låntagargrupper kan låntagaren ändra sin pinkod i Cicero Surf om minst en av låntagrupparna tillåter ändring av pinkod.
OBS! Om låntagaren är medlem i flera låntagargrupper, där vissa är undantagna från avgifter/ersättningar och andra inte är det, beror undantaget på vilken låntagargrupp som användes vid utlåningen, dvs. vilken utlåningsprofil på låntagargruppen för exemplaret som matchade låntagarens låntagargrupper.
Du kan också ställa in ett utgångsdatum för en låntagargrupp. Om ett utgångsdatum anges kommer låntagruppen att raderas efter utgångsdatumet och låntagarna kommer därmed att förlora sin tillhörighet till denna låntagargrupp.
Regler som inte påverkar undergrupper
Följande regler påverkar endast låntagare som är direkt anslutna till denna låntagargrupp:
- Skolklass: Låntagare i denna grupp kommer att se sin låntagargrupp tillsammans med låntagarens namn i utvalda tabeller och menyer, där det normalt bara är låntagarens namn som visas. Observera att denna funktionalitet förutsätter att "Visning av skolklass vid låntagare" är inställd på TRUE under Admin > Allmänna inställningar.
- Specialhantering: En låntagargrupp kan konfigureras med "Specialhantering". Detta innebär att alla reservationer för låntagare i denna låntagargrupp kommer att markeras med "specialhantering" i databasen. Denna markering kan användas i sorteringsregler, och markeringen skickas till IMS för den aktuella reservationen. Om en låntagare tillhör flera låntagargrupper kommer låntagarens reservationer att markeras med "specialhantering" om åtminstone en av dessa låntagargrupper är markerad med "Specialhantering".
- Auto-utlån: Det är möjligt att automatiskt låna ut reserverade exemplar till låntagare i specifika låntagargrupper. Funktionaliteten används vanligtvis i situationer där ett exemplar är reserverat för initial intern hantering avseende läsecirklar, exemplarvård, logistik, fjärrlån etc. Det kan till exempel vara exemplar som behöver transporteras mellan bibliotek eller avdelningar, reservationer för läsecirklar eller Biblioteket Kommer-låntagare. En automatisk utlåning sker när ett exemplar vid återlämning/scanning matchar en reservation, vilket resulterar i att exemplaret automatiskt lånas ut.
- Rättigheter i externa resurser: Låntagare i låntagruppen kan tilldelas rättigheter i externa resurser.
Konfigurering av filialrättigheter på låntagargrupper
Under fliken "Filialrättigheter" för en given låntagargrupp kan du ställa in regler för vilka filialer en låntagare får låna, reservera och boka på. Dessa regler gäller endast för skapande av lån, reservationer och bokningar.
- Får låna på: Detta gäller för lån som görs utan föregående reservation.
- Får hämta reservationer på: Detta refererar till om låntagare i låntagargruppen får hämta reservationer på en given filial.
- Får boka på: Detta refererar till om låntagare i låntagargruppen får boka på en given filial.
Om inga filialrättigheter är inställda för låntagargruppen har låntagaren som standard tillstånd att göra lån, reservationer och bokningar på alla anslutna filialer.
Vid skapandet av en låntagargrupp kommer filialrättigheterna att ärvas från låntagargruppen en nivå ovanför. Om du vill ha samma filialrättigheter för alla undergrupper till en låntagargrupp kan du klicka på "Kopiera filialrättigheter till undergrupper" för att kopiera filialrättigheterna till alla låntagargruppens undergrupper.