En beställning består av en samling exemplarbeställningar. För varje post i exemplarvalslistan kan du skapa en eller flera orderrader, som sedan skickas som en beställning.
Skapa beställningar
- Gå till "Inköp" > "Exemplarval".
- Välj en exemplarvaldslista.
- Tryck på en post i tabellen. Nu kan du ange beställningsinformation. Om du vill se information om posten kan du trycka på Cicero-iD högst upp på sidan.
Du har nu möjlighet att lägga till:
- Orderanteckning: Anteckning om posten som endast är relevant för den aktuella beställningen.
- Bibliografisk post-anteckning: Anteckning som sparas på den bibliografiska posten och därmed visas när ytterligare order av samma post görs vid ett senare tillfälle.
- Markera för gallring: Om konfigurationen är aktiverad kommer exemplar av tidigare utgåvor av posten att markeras för gallring när de nya exemplaren tas emot.
Du kan därefter skapa orderrader genom att trycka på "Skapa orderrad" längst ner på sidan. Om du vill beställa till mer än en placering måste du skapa en orderrad för varje placering.
Särskilda anmärkningar:
- Om du väljer en placering där det för närvarande inte finns några exemplar, kommer detta att framgå under fältet "Filial".
- Om du väljer en placering som endast har flytande exemplar och du inte har valt en flytgrupp, kommer detta att framgå under fältet "Flytgrupp".
Mallar för orderrader
Du kan arbeta mer effektivt med orderrader,genom att spara beställningsrader som en mall som du kan återanvända i framtiden.
Skapa mall:
- Fyll i en orderrader
- Tryck på "Spara som mall". Då öppnas ett fönster med information från orderrader.
- Ge mallen ett namn
- Redigera eventuellt innehållet i mallen innan den sparas
- Det är möjligt att ange flera filialer under en malls placeringsuppgifter. Om detta är fallet kommer en beställningsrad per filial att skapas när du skapar beställningsrader baserat på mallen (se nedan).
Skapa orderrad från mall:
1. Klicka på "Skapa från mall" längst ner på ordersidan för en bibliografisk post
2A. Välj en av de föreslagna mallarna så skapas en orderrader.
- Mallar föreslås bara om du har markerat en eller flera mallar som favoriter. När du skapar en mall markeras den automatiskt som en favorit. Alternativt kan du markera en mall som favorit under "Sökmall".
2B. Tryck på "Sök mallar"
3. Ange information om mallen du letar efter via sökkriterierna och tryck på "Sök"
4. Välj en lista och en orderrader skapas.
Du kan redigera en mall genom att klicka på redigeringsikonen, samt markera/avmarkera en mall som favorit genom att trycka på favoritikonen
.
Pseudo-beställningar
Med pseudo-beställningar kan centralbibliotek föreslå beställningar till andra filialer. Pseudo-beställningar måste konfigureras i Cicero LMS och kan därefter skapas på följande sätt:
- Klicka på ”Skapa pseudo-beställningsrad”
- Fyll i fälten. Koderna som används i filial- och deluppställningsfälten är överenskomna mellan försäljare och huvudbibliotek.
När beställningen skickas, skickas den till den valda leverantören, som därefter via Välj+ skickar beställningsförslag till de övriga huvudbiblioteken.
Beställningsförslag tas emot på de övriga huvudbiblioteken som exemplarsvalslistor, som hämtas in på samma sätt som andra exemplarsvalslistor. Därefter måste det enskilda biblioteket skicka beställningen på vanligt sätt.
Skicka beställning
När du har skapat de önskade orderraderna kommer antalet exemplar och pris att visas i exemplarvals-tabellen.
⚠️ Observera att "Enhetspris" baseras på eventuella leverantörsavtal valda för exemplarvalstabellen, medan "Delsumma" och "Total inkl. moms" beräknas utifrån de valda leverantörsavtalen på beställningsraderna.
Du kan välja "Filtrera på filial" för att endast visa orderrader för en specifik filial i tabellen. Vid skickande av beställningen kommer dock alla orderrader att inkluderas.
När alla önskade orderrader är skapade, skickas beställningen genom att trycka på "Skicka beställning".
Tillfälliga exemplarnummer
Vid beställning skapas alla de exemplar du har beställt med tillfälliga exemplarnummer i systemet. Det innebär att låntagare kan reservera exemplaret innan de har mottagits. Exemplaret kan identifieras genom deras status (t.ex. beställda eller på väg) samt deras exemplarnummer. Alla tillfälliga exemplarnummer har samma struktur: A<nummer>.