Under "Admin" > "Teman" kan du konfigurera teman. Ett tema kan tilldelas utvalda exemplar och kan användas för att tilldela en tillfällig exemplargrupp, flytgrupp och/eller plats till exemplaret. Till exempel i samband med utställningar.
I översikten över teman kan du i statuskolumnen se om ett tema är aktivt eller inaktivt.
Skapa/redigera tema
- Tryck på "Skapa tema".
- Ange namn och eventuell beskrivning.
- Ange exemplargrupp om temat tillfälligt ska övertrumfa ett exemplars exemplargrupp.
- Ange flytgrupp om temat tillfälligt ska tilldela/överskriva ett exemplars flytgrupp.
- Ange aktivering (det vill säga när temat är aktivt och kan kopplas till exemplar)
- Aktiv från/till: Period då temat är aktivt. Om temat alltid ska vara aktivt räcker det med att ange en startdatum.
- Årligen återkommande: Om detta är markerat kommer temat vara aktivt varje år under den period som anges under "Aktiv från/till".
- Ta bort koppling vid återlämning: Om detta är markerat kommer ett exemplar att förlora sin koppling till temat när materialet lämnas tillbaka.
- Lägg till plats för deltagande filialer. Se nedan.
Inaktivt ämne
När ett ämne blir inaktivt, försvinner inte kopplingen till dess exemplar. Ämnet kan därför användas för återanvändning, till exempel i samband med utställnings- och säsongsmaterial som kommer att återkomma år efter år. Det skulle vara fördelaktigt att kunna söka fram alla de exemplar som tidigare har kopplats till ämnet.
Placering
Placeringen på den deltagande biblioteksfilialen innebär att exemplaret kommer att placeras här om exemplaret finns på den angivna filialen. Tomma platsfält innebär att exemplarets platsfält lämnas tomma. Om exemplaret finns på en filial som inte anges i listan kommer exemplarets egen placering att användas.
Temats platsinformation används och visas istället för exemplarets normala placering, till exempel i plocklistan, vid exemplarsökning och via CMS API.
Observera att vid återlämning av exemplar som är kopplat till ett tema kommer du inte att få meddelande om att exemplaret är kopplat till ett tema.
Exemplarmärken
Överväg om det behövs nya etiketter om ett exemplar ska placeras tematisk under en längre tid.
Flytgrupp
Vid inlämning och pseudoinlämning av material med tema bestäms exemplarets destination först av temats flytgrupp, och om temat inte har en egen flytgrupp används exemplarets egen. Det är därför inte nödvändigt att sätta en flytgrupp på temat om exemplaret bara ska flyta som vanligt.
Radera tema
Ett tema raderas antingen genom att klicka på radera-ikonen i temalistan eller genom att klicka på "Radera" längst ned i vänstra hörnet på ett temas detaljsida.
Koppla exemplar till tema
Sök efter de exemplar som ska kopplas till temat (se Söka exemplar).
Om du behöver lägga till ett enskilt exemplar i ett tema kan du öppna detaljsidan för exemplaret och lägga till det därifrån. Här kan du också manuellt ta bort ett tema från ett exemplar.
Om du behöver lägga till flera exemplar i ett tema kan du från sökresultaten lägga till temat till alla de sökta exemplaret (se Redigera exemplar).
När exemplaret har lagts till i ett tema kommer de att använda temats exemplargrupp, plats och flytgrupp. Ett undantag är exemplarets filial, som ändras först vid återlämning.
När temat blir inaktivt eller tas bort kommer exemplarets ursprungliga värden att återgå. Temats placering tas dock bort från exemplaret först när det skannas/återlämnas.
Använd tema för att tillfälligt placera exemplar på en annan filial
Genom att använda ett tema med en flytgrupp kan du tillfälligt flytta exemplar till en annan filial, till exempel en säsongsdeponering eller om du ska göra en utställning på en annan filial.
För att göra detta, följ dessa steg:
- Skapa en flytgrupp där filialen/filialerna där exemplaret ska placeras är markerad som "Valda".
- Skapa ett tema och associera den skapade flytgruppen till temat. Fyll i övriga värden efter behov, som placering på filialer, exemplargrupp, etc.
Observera att när du aktiverar temat kommer exemplaret först att byta filial vid återlämning (eller pseudoåterlämning) på en annan filial. Det innebär att du inte kan kombinera tillfällig placering på andra filialer med "Ta bort koppling vid återlämning", eftersom temat kommer att tas bort när exemplaret lämnas tillbaka. Om du vill använda temat för tillfällig placering på andra filialer måste "Ta bort koppling vid återlämning" därför vara avstängd, och temat måste istället tas bort manuellt eller ha ett utgångsdatum.
När temat tas bort eller blir inaktivt kommer exemplaret omedelbart att återgå till sin ursprungliga filial.