Leverandører

Funksjon: Opprette eller søke etter leverandører og leverandøravtaler

Hovedområde: Sysadmin

Fane: Leverandører

I fanen «Leverandører» kan du søke etter leverandører basert på navn, avtalekode og organisasjonsnummer. Det kan registreres leverandøravtaler i tilknytning til hver enkelt leverandør.

Opprett/rediger leverandør

1. Klikk på   for å opprette en leverandør eller søke etter en eksisterende leverandør.
   
   
2. Skriv inn leverandørinformasjonen i fanen "Leverandør".
   • Tips: I feltet "Merknad" kan det være en god idé å notere at en leverandør har ferie og ikke kan levere i en gitt periode.
   • «Send ordrer til leverandøren fra Cicero»: Er denne avmerkingsboksen merket sendes de ordrene som er opprettet via materialvalglisten til leverandøren. Er avmerkingsboksen ikke merket opprettes ordren kun i Cicero. Dette kan være relevant hvis leverandøren ikke støtter ordremottakelse fra Cicero.

1. Avslutt og lagre ved å klikke på "Opprett".

Detaljsiden for opprettelse av leverandør.

Opprett/rediger leverandøravtaler

1. Søk etter den eksisterende leverandøren du skal opprette en avtale for.
   
   
2. Velg fanen "Avtaler" på detaljsiden for leverandøren.
   
   
3. Opprett en avtale ved å klikke på , eller klikk på en eksisterende avtale i tabellen for å redigere den. Fyll deretter ut følgende felt:
   
   • Kundenummer: Nummeret det er inngått avtale med leverandøren om. Nummeret angir hvordan materialer som er bestilt med dette kundenummeret, skal klargjøres.
     
     
   • Beskrivelse: Fylles ut med en beskrivende tekst. Teksten vises når du bruker avtalen i forbindelse med opprettelse av bestillingslinjer under hovedområdet "Innkjøp".
     
     
   • Standardkonto: Velg en åpen materialkonto som skal fylles ut som standard når leverandøravtalen brukes i andre sammenhenger.
     
     
   • Rabatt i prosent: Angi prosentrabatten du har avtalt med leverandøren.
     
     
   • Purrefrekvens: Angi antall dager mellom hver purring.
     
     
   • Oppfyllingstid: Angi avtalt oppfyllingstid.
     
     
   • Materialtype: Angi materialetypen avtalen omfatter.
     
     
   • Første purring etter: Skriv inn antall dager som skal gå før første purring kjøres automatisk (den bakenforliggende funksjonaliteten er ikke implementert, og feltet har derfor ingen effekt i nåværende versjon).
     
     
   • Maks. antall purringer: Skriv inn antall automatiske purringer som skal kjøres (den bakenforliggende funksjonaliteten er ikke implementert, og feltet har derfor ingen effekt i nåværende versjon).
     
     
   • Navn, e-post, telefonnummer: Fyll ut kontaktinformasjon for leverandørens kontaktperson.
     
     
   • Merknader: Fyll ut eventuelle spesielle avtaleforhold.
     
     
   • Faktureringsadresse: Fyll ut adressen som fakturaen skal sendes til.
     
     
   • Leveringsadresse: Fyll ut adressen som materialene skal leveres til.
     
     
4. Når du har klikket på "Lagre", vises avtalen i tabellen over avtaler.
   • Når du oppretter en avtale, har du også mulighet til å varsle kontaktpersonen. Dette gjør du ved å krysse av for "Varsle kontaktperson ved opprettelse". Det blir da sendt en e-post ved opprettelsen. E-posten kan angis i F7àServerkonfigurasjonàServerkonfigurasjon under konfigurasjonen "Mal for varsel til leverandører ved opprettelse av avtale".

Leverandøren Biblioteksmedier med tilknyttede leverandøravtaler.

Slett leverandører og leverandøravtaler

Slett leverandører og leverandøravtaler

Slik sletter du en leverandør:

1. Gå til leverandøren.
2. Klikk på «Slett», som du finner nederst til høyre..

Når du prøver å slette en leverandør, sjekker systemet følgende:

• Finnes det noen leverandøravtaler på leverandøren? I så fall kan ikke leverandøren slettes.
• Blir leverandøren brukt i aktive periodikaabonnementer? I så fall kan ikke leverandøren slettes.

Hvis intet av det ovenstående er tilfelle, blir leverandøren slettet.

Fremgangsmåten er den samme ved sletting av en leverandøravtale.

1. Gå til avtalen.
2. Klikk på «Slett», som du finner nederst til høyre..

Når du prøver å slette en avtale, sjekker systemet følgende:

• Finnes det noen aktive ordrer som bruker denne avtalen?
  • Hvis det finnes aktive ordrer, kan ikke avtalen slettes.
  • Hvis det ikke finnes aktive ordrer, blir avtalen slettet.