Funksjon: Administrere kontoer
Hovedområde: Sysadmin
Fane: Kontoer
Her vises konfigureringen av kontoer.
Fanen "Kontoer" viser en oversikt over biblioteksystemets kontoer. En konto kan brukes i forbindelse med innkjøp (materialkonto og klargjøringskonto) eller i forbindelse med utestående (gebyrkonto og erstatningskonto). Du kan opprette en grunnkonto med en tilknyttet kontostruktur. Disse kontoene kan inneholde perioder. Du kan opprette, lese, redigere og slette kontoer og perioder på denne fanen. Hvis du skal arbeide med bevegelser, må du bruke hovedområdet "Innkjøp".
Oppretting av kontoer
Du kan opprette kontoer ved enten å holde musen over en eksisterende konto i kontohierarkiet og trykke på , eller ved å velge knappen "Opprett grunnkonto" hvis det er første gang det blir opprettet en konto.
Her kan du opprette en ny konto.
Deretter skriver du inn et kontonummer (som må være unikt) samt ytterligere informasjon. Klikk på "Opprett" for å opprette kontoen.
Kontoer kan organiseres i hierarkier etter behov. Du kan spesifisiere at en konto skal brukes som materialkonto, klargjøringskonto, gebyrkonto eller erstatningskonto. Alle disse kontotypene må være åpne og kan ikke ha underkontoer. Klargjørings- og materialkontoer må dessuten ha eksterne kontoopplysninger.
En klargjøringskonto brukes når medieleverandører sender fakturaer med separate klargjøringsutgifter, slik at klargjøringsutgiftene kan føres på klargjøringskontoen. Du kan bare velge én klargjøringskonto.
Eksternt kontonummer
Når du skal legge til et eksternt kontonummer, noe som kreves for kommunikasjon med et eksternt økonomisystem, velger du en leverandør under "Ekstern kontotype". Avhengig av leverandøren skriver du inn nødvendig informasjon som en kommadelt liste under "Eksterne kontoopplysninger".
- For KMD skriver du inn enten Artskonto,PSP eller Artskonto,omkostningssted,SIO.
- For EG skriver du inn kontonummer.
- For Fujitsu skriver du inn kontonummer,posteringsavstemmingsenhet,posteringsregistreringssted.
- Vær oppmerksom på at du i feltet bare skal skrive inn de aktuelle numrene adskilt med komma, for eksempel slik: 1234567,123456 (se eventuelt skjermbildet ovenfor).
Redigering og lukking av kontoer
Du kan redigere en konto ved å holde musen over den kontoen i kontohierarkiet som du vil redigere, og deretter klikke på . Du kan deretter redigere og lagre utvalgte kontoopplysninger ved å trykke på "Lagre".
Hvis du vil lukke en konto, gjøres det også i forbindelse med redigering. Vær oppmerksom på at applikasjonen krever at visse betingelser er overholdt for at du skal kunne lukke en konto. Det vises informasjon om dette hvis du prøver å lukke en konto uten at betingelsene er oppfylt. Du kan for eksempel bare lukke en konto hvis tilhørende underkontoer er lukket og alle tilknyttede kontoperioder er lukket. En lukket konto kan ikke åpnes igjen.
Sletting av kontoperioder
Du sletter en kontoperiode ved å velge grunnkontoen i kontohierarkiet. Velg deretter kontoperioden du vil slette. Trykk på "Slett". Når du har bekreftet slettingen, blir kontoperioden forsøkt slettet på grunnkontoen, og tilsvarende kontoperioder blir forsøkt slettet på alle underkontoer. Hvis kontoperioden ikke kan slettes, får du melding om dette. Du kan for eksempel ikke slette en kontoperiode hvis den har tilknyttede kontobevegelser.
Oppretting av kontoperioder
Kontoer kan tilknyttes en eller flere kontoperioder. Kontobevegelsene gjøres på kontoperiodene. Kontoperioder kan bare opprettes på grunnkontoen, og alle underliggende kontoer får dermed automatisk de samme periodene.
Du oppretter en kontoperiode ved å velge grunnkontoen i kontohierarkiet. Trykk deretter på i panelet til høyre. Skriv inn budsjett, fra- og til-datoer samt periodens utstrekning. Begge datoer er inklusive. Trykk på «Opprett» for å opprette kontoperioden.
Vær oppmerksom på at de angitte datoene ikke kan endres i etterkant, samt at kontoperioden ikke kan opprettes hvis de angitte datoene overlapper med en annen kontoperiode. Når perioden er opprettet, vises den i en rullegardinliste.
Disponeringer og betalinger skjer alltid i den aktuelle perioden. Det vil si at betaling foretatt i 2015 skjer i kontoperioden 2015, og betaling i 2016 skjer i kontoperioden 2016.
Redigering av kontoperioder
Du kan redigere budsjettet for en kontoperiode ved å velge perioden i rullegardinlisten og deretter trykke på «Rediger». Du kan deretter redigere og lagre budsjettet ved å trykke på «Lagre».
Hvis du vil lukke en kontoperiode, gjøres det også i forbindelse med redigering. Vær oppmerksom på at applikasjonen krever at visse betingelser er overholdt før du kan lukke en periode. Det vises informasjon om dette hvis du prøver å lukke en periode uten at betingelsene er oppfylt. Du kan for eksempel bare lukke en periode på en konto hvis de tilsvarende periodene på kontoens underkontoer er lukket.
Sletting av kontoperioder
Du sletter en kontoperiode ved å velge grunnkontoen i kontohierarkiet. Velg deretter kontoperioden du vil slette. Trykk på «Slett». Når du har bekreftet slettingen, blir kontoperioden forsøkt slettet på grunnkontoen, og tilsvarende kontoperioder blir forsøkt slettet på alle underkontoer. Hvis kontoperioden ikke kan slettes, får du melding om dette. Du kan for eksempel ikke slette en kontoperiode hvis den har tilknyttede kontobevegelser.