Unter Einkauf > Kontobewegungen können Sie die Kontobewegungen für die Konten der Bibliotheksverwaltung verwalten und überwachen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, einen umfassenden Überblick über Ihre Konten, Budgets und frühere Bewegungen zu erhalten.
Für weitere Informationen zur Einrichtung von Konten und Kontoperioden lesen Sie bitte den Artikel hier: Konten
Auswahl von Konten und Perioden
Um einen Überblick über Kontobewegungen zu erhalten, müssen Sie zunächst das gewünschte Konto sowie die Perioden auswählen, die Sie anzeigen möchten. Wenn keine Periode ausgewählt wird, werden automatisch alle Perioden einbezogen.
Konten werden anhand einer hierarchischen Übersicht ausgewählt. Beachten Sie, dass die Auswahl eines Kontos NICHT automatisch etwaige Unterkonten einschließt. Wenn Sie einen umfassenden Überblick über alle Bewegungen auf Unterkonten für ein bestimmtes Konto wünschen, müssen Sie die entsprechenden Unterkonten direkt ankreuzen, damit sie in der Tabelle erscheinen. Die Gesamtbewegungen aller ausgewählten Unterkonten werden dann unten in der Bewegungstabelle zusammengefasst angezeigt.
Übersicht über Konten
Nach Auswahl von Konto und Periode erhalten Sie eine Tabelle mit einer Übersicht über Bewegungen und Budget für jeden Kontoperiode:
- Bewegungen: Eine Summe aller durchgeführten Bewegungen für die jeweilige Kontoperiode.
- Verfügbar: Eine Summe aller Bewegungen, bei denen der Betrag reserviert, aber noch nicht bezahlt wurde.
- Budget: Ihr Budget für die jeweilige Kontoperiode
- Verbleibend: Wie viel vom Budget für die jeweilige Periode übrig ist. Der Betrag gibt das Budget abzüglich der Bewegungen und reservierten Beträge an.
- Status: Erhalten Sie Einblick, ob die ausgewählten Kontoperioden offen oder geschlossen sind.
- Gesamt (unten in der Tabelle): Übersicht über die Gesamtbeträge aller ausgewählten Kontoperioden.
Historie und Erstellung von Bewegungen
Um einen Überblick über die Historie von Bewegungen in einer Kontoperiode zu erhalten, können Sie die Kontoperiode in der Übersicht öffnen. Hier können Sie die Bewegungen sehen, die in der Kontoperiode stattgefunden haben, sowie neue Bewegungen erstellen oder bestehende schließen.
Um eine neue Bewegung in einer Periode zu erstellen, müssen Sie:
- Die Zahlungsart auswählen: Ausgabe oder Einnahme.
- Eine Ausgabe kann entweder den Status "Bezahlt" oder "Verfügbar" haben.
- Eine Einnahme kann nur "Bezahlt" sein.
- Das Datum eingeben, an dem die jeweilige Bewegung erfasst werden soll; das Datum muss innerhalb der Kontoperiode liegen.
Nachdem die Bewegung erstellt wurde, wird sie automatisch in der Historie und in der Übersicht reflektiert.
Hier wird die Erstellung einer neuen Bewegung angezeigt
Schließen von Bewegungen
Nach Auswahl einer Kontobewegung können Sie entscheiden, Bewegungen zu schließen, wenn sie verfügbar sind. Eine geschlossene Bewegung wird Ihr Budget nicht mehr beeinflussen, ist jedoch weiterhin in der Historie sichtbar.