Unter Admin > Konten können Sie die Konten des Bibliothekswesens verwalten. Konten können für Einkäufe verwendet werden, wie Materialkonten und Bereitstellungskonten, oder zur Verwaltung von offenen Posten, wie Gebührenkonten und Ersatzkonten. Sie können darüber hinaus auch Kontoperioden verwalten.
Hier wird die Konfiguration der Konten gezeigt.
Konten
Erstellung von Konten
Sie können ein Konto erstellen, indem Sie die Maus über ein bestehendes Konto in der Kontohierarchie bewegen und auf das Erstellen-Symbol klicken, oder indem Sie auf "Grundkonto erstellen" klicken, um Ihr erstes Konto zu erstellen.
Hier kann ein neues Konto erstellt werden.
Geben Sie anschließend eine eindeutige Kontonummer sowie weitere Informationen ein und klicken Sie auf "Speichern", um das Konto zu erstellen. Konten können je nach Bedarf in Hierarchien organisiert werden. Beachten Sie, dass ein Bereitstellungskonto, Gebührenkonto und Ersatzkonto offen sein muss und keine Unterkonten haben kann.
Externe Kontonummer
Um eine externe Kontonummer hinzuzufügen, die für die Kommunikation mit einem externen Finanzsystem notwendig ist, wählen Sie einen Anbieter unter "Externe Kontotyp", und je nach Anbieter geben Sie die notwendigen Informationen als kommagetrennte Liste unter "Externe Kontoinformationen" ein.
Lesen Sie mehr unter Implementierung der Rechnungsintegration.
Bearbeitung und Schließung von Konten
Um ein Konto zu bearbeiten, müssen Sie auf das gewünschte Konto in der Hierarchie klicken. Nun können Sie Kontoinformationen bearbeiten und Änderungen mit "Speichern" sichern. Wenn ein Konto geschlossen werden soll, geschieht dies ebenfalls hier. Beachten Sie, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen, bevor eine Schließung erfolgen kann. Wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind, wird eine Meldung angezeigt.
Löschung von Konten
Ein Konto kann gelöscht werden, indem Sie das entsprechende Konto öffnen und auf "Löschen" klicken. Nach der Bestätigung der Löschung wird versucht, das Konto zu löschen. Wenn dies nicht möglich ist, wird eine Meldung angezeigt. Zum Beispiel können Sie kein Konto mit zugehörigen Unterkonten oder Perioden mit offenen Bewegungen löschen. Ein gelöschtes Konto kann nicht wiederhergestellt werden.
Kontoperioden
Erstellung von Kontoperioden
Konten können eine oder mehrere Kontoperioden haben, in denen Bewegungen stattfinden. Kontoperioden können nur auf dem Grundkonto erstellt werden und gelten automatisch für alle offenen Unterkonten. Erstellen Sie eine Periode, indem Sie auf "Periode erstellen" auf der Hauptseite klicken, oder im Perioden-Tab für das Grundkonto, indem Sie auf das Erstellen-Symbol klicken. Wenn sich die Daten mit einer anderen Periode überschneiden, kann sie nicht erstellt werden. Verfügungen und Zahlungen erfolgen in der aktuellen Periode. Das bedeutet, Zahlungen, die in 2024 getätigt werden, erfolgen in der 2024 Kontoperiode, und Zahlungen in 2025 erfolgen in der 2025 Kontoperiode.
Hier wird die Erstellung einer neuen Periode gezeigt
Bearbeitung von Kontoperioden
Das Budget für eine Kontoperiode kann geändert werden, indem Sie das Konto öffnen und den Perioden-Tab wählen. Wählen Sie die gewünschte Periode und passen Sie die Budget- und Periodeneinstellungen an. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "Speichern" klicken. Denken Sie daran, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen, um eine Periode zu schließen. Wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind, erhalten Sie eine Meldung. Die Änderungen betreffen nur das ausgewählte Konto.
Löschung von Kontoperioden
Um eine Kontoperiode zu löschen, wählen Sie das Grundkonto und die gewünschte Periode. Klicken Sie anschließend auf "Löschen" und bestätigen Sie. Wenn die Periode nicht gelöscht werden kann, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Zum Beispiel können Sie keine Kontoperiode löschen, wenn sie Kontobewegungen zugeordnet hat. Die Löschung erfolgt auf dem Grundkonto und allen Unterkonten.
Historie der Budgetänderungen
Eine Historie der Budgetänderungen für eine Kontoperiode kann angezeigt werden, indem Sie das Konto öffnen und den Historie-Tab wählen. Hier können Sie die Änderungen einsehen und verstehen, wie das Budget über die Zeit für eine bestimmte Periode angepasst wurde.