Filialer

Under Admin > Filial kan du konfigurere filialer i dit biblioteksvæsen. Her kan du oprette og slette filialer, samt ændre oplysninger for en filial, herunder åbningstider, lukkedage og reservationsregler.

I oversigten kan du se alle aktive filialer. For at se slettede/inaktive filialer, kan du trykke på "Vis slettede filialer". Inaktive filialer kan genåbnes fra filialens detaljeside.

Informationer

Ved oprettelse og redigering af en filial kan du angive følgende informationer:

General Information

• Filialnavn
  Navn på filialen.

• Type
  Kan være ”Filial” eller ”Servicepunkt”. Filialer af typen ”Servicepunkt” kan ikke bruges til materialeplaceringer, men derudover er de to typer ens.

• Forkortelse af filialnavn
  Forkortede filialnavne fremgår i forskellige oversigter i Cicero.

• Licensnummer
  Licensnummeret anvendes som præfiks i Dantek-stregkoder, og er kun relevant for biblioteker, der anvender disse stregkoder. Andre biblioteker skal ikke angive dette nummer. Sættes et licensnummer for en filial vil man have mulighed for at vælge præfikset ved indtastning/scanning af materialenumre.

• ISIL-nummer
  Inden man opretter en ny filial, skal man have et ISIL-nummer. Dette fås ved henvendelse til Slots- og Kulturstyrelsen, eller til Systematic (i tilfælde af filialer til internt brug, f.eks. depoter).
  Bemærk: ISIL-nummer kan ikke ændres efter oprettelse.

• Bogbusholdeplads
  Angives, hvis filialen er en bogbusholdeplads. Navnet skal være identisk med VIP-basens navngivning af den tilsvarende bogbusholdeplads.

• Kommunekode
  Benyttes i forbindelse med rapporter i statistikmodulet.

Andet

• Vis i Cicero Surf
  Angiver, om filialen skal fremgå af filiallisten i Cicero Surf. Dette påvirker ikke visning i andre systemer, og gælder ikke f.eks. via CMS-snitfladen.

• Tilgængelige poster kan reserveres i Cicero Surf
  Angiver, om lånere gennem Cicero Surf kan oprette reservationer på materialer, der står på hylden (”Hjemme”). Hvis denne ikke sættes, kan lånerne kun oprette reservationer på udlånte materialer. Dette påvirker ikke visning i andre systemer, og gælder ikke f.eks. via CMS-snitfladen.

• Medtag i rapporter
  Angiver, om filialen medregnes i autogenererede rapporter, samt hvorvidt filialen bruges som parameter i bestand-rapport.

Kontaktinformation

Kontaktinformationerne for en filial inkluderer adresseoplysninger og måder at kontakte filialen på. Disse oplysninger kan tilgås via CMS-snitfladen og består af:

• Adresse
• Postnummer
• By
• Telefonnr.
• Email
• Hjemmeside

Handlinger

Efter oprettelse er det muligt at foretage følgende handlinger på en filial:

• Tilføj åbningstider og lukkedage
  Læs mere under Åbningstider og lukkedage

• Tilføj reservationsregler
  Læs mere under Reservationsregler for filialer

• Luk midlertidigt/Genåbn
  Det er muligt at lukke en filial midlertidigt. For at kunne lukke filialen skal der vælges en midlertidig afhentningsfilial. Alle reservationer med afhentning på den lukkede filial vil blive opdateret til den midlertidige afhentningsfilial. Nye reservationer, der oprettes med den lukkede filial, vil også få den midlertidige filial som afhentningsfilial i stedet for.
  
  En midlertidigt lukket filial kan genåbnes manuelt. Når filialen genåbnes, vil afhentningsfilialen på de berørte reservationer ændres tilbage til at være den oprindelige filial.
  
  Opdatering af reservationerne sker straks når en filial lukkes midlertidigt eller genåbnes.
  Lånere, som har materialer klar til afhentning, vil få besked om ændring af filial ved lukning eller genåbning.
  OBS! Afhentningsfilial ændres ikke for fjernlån.
  
  
• Sæt lån i bero
  Det er muligt at sætte alle lån i bero for én filial. Alle lånere med den valgte filial som tilhørsfilial vil få deres lån sat i bero. For at sætte lån i bero skal du vælge en ny afleveringsfrist, og derefter vælge om handlingen kun skal udføres for den valgte filial eller for alle filialerne i biblioteksvæsenet.
  OBS! Vi anbefaler at udføre denne handling uden for normal arbejdstid, da handlingen kan påvirke systemets ydeevne. Handlingen udføres asynkront, hvilket vil sige, at lånene sættes i bero lidt ad gangen.

Slet filial

Ved sletning af en filial, skal en erstatningsfilial angives. Erstatningsfilialen vil overskrive den slettede filial på følgende steder:

• Materialeplacering (notifikationer sendes til DBC om materialernes nye placering, samt til IMS, hvis biblioteket har integration til dette)
• Reservationer: Afhentningsfilial
• Lånere: Tilhørsfilial
• Temaer: Ansvarlig filial
• Materialevalgslister: Filial
• Bestillingslinjer på materialevalgslister: Placeringsfilialer
• Abonnementer: Placering
• Bookinger: Leveringssted og Booket Fra
• Opgaver: Filial
• SIP2-brugere: Placeret på Filial

Den slettede filial vil blive fjernet fra følgende:

• Reservationsregler på øvrige filialer
• Ruter (hvis ruten starter fra den slettede filial, fjernes hele ruten)
• Flydegrupper
• Temaplaceringer
• Adgang til lånere på brugere og brugergrupper

Følgende slettes helt:

• Ruter, der starter fra den slettede filial
• Gemte CQL-søgninger på filialen
• Sorteringsregler, der refererer den slettede filial

Den slettede filial bevares i statistik, så den stadig kan benyttes til udtræk af rapporter.

Ved sletning af en filial er det yderligere nødvendigt at overveje følgende:

• Materialer, som er flyttet til en ny filial, skal sandsynligvis have nye labels
• SIP2 udstyr, som skal anvende erstatningsfilialen, skal sættes op til dette
• Temaer, hvor den slettede filial havde en temaplacering, skal muligvis have en ny temaplacering for erstatningsfilialen.
• Materialer med aktivt tema, hvor den nuværende placering (temaplacering) er på den slettede filial, skal scannes for at få opdateret deres nuværende placering.

Gendan filial

Hvis man har slettet en filial, er det mulig at gendanne den ved at klikke på ”Gendan filial”.

Når en filial gendannes, sker der ikke nogen genoprettelse af tidligere materialeplaceringer osv. Dvs. at man skal manuelt gennemgå de samme punkter som under Opret Filial efter gendannelse.

OBS! Institutionsnummer gendannes ikke med filialen, for at undgå at institutionsnummeret ved en fejl bliver anvendt på flere filialer. Institutionsnummeret skal gendannes ved henvendelse til Systematic.