Under "Admin" > "Temaer" kan du konfigurere temaer. Et tema kan tildeles til udvalgte materialer, og kan benyttes til at tildele en midlertidig materialegruppe, flydegruppe og/eller placering til materialerne. Fx i forbindelse med udstillinger.
I oversigten over temaer kan du i status-kolonnen se om et tema er aktivt eller inaktivt.
Opret/rediger tema
- Tryk "Opret tema".
- Angiv navn og evt. beskrivelse.
- Angiv materialegruppe, hvis temaet skal overskrive et materiales materialegruppe midlertidigt.
- Angiv flydegruppe, hvis temaet skal tildele/overskrive et materiales flydegruppe midlertidigt.
- Angiv aktivering (dvs. hvornår temaet er aktivt og kan knyttes til materialer)
- Aktiv fra/indtil: Periode, hvor temaet er aktivt. Skal temaet altid være aktivt, kan du nøjes med at angive en fra-dato.
- Gentag årligt: Er denne valgt, vil temaet være aktivt hvert år i perioden angivet under "Aktiv fra/indtil".
- Fjern tilknytning ved aflevering: Er denne valgt, vil en materiale miste sin tilknytning til temaet, når materiale afleveres.
- Tilføj placering for deltagende filialer. Se nedenfor.
Inaktivt tema
Når et tema bliver inaktivt, forsvinder tilknytningen til dets materialer ikke. Temaet kan således benyttes til genbrug fx ifm. udstillings-og sæsonmaterialer, der vil være genkommende år efter år. Her vil det være en fordel at kunne fremsøge alle de materialer, som man tidligere har haft tilknyttet temaet.
Placering
Placeringen på den deltagende filial betyder, at materialet vil få denne placering, hvis materialet er på den angivne filial. Tomme placeringsfelter betyder at materialets placeringsfelter efterlades tomme. Hvis materialet er på en filial, der ikke er angivet i listen, anvendes materialets egen placering.
Temaets placeringsoplysninger bruges og vises i stedet for materialets normale placering i f.eks. pluklisten, ved materialesøgning, og gennem CMS API.
Vær opmærksom på, at man ved aflevering af et materiale, der er tilknyttet et tema, ikke får besked om, at materialet er tilknyttet til et tema.
Materialelabels
Overvej evt., om der skal printes nye labels, hvis et materiale skal have en temaplacering i længere tid.
Flydegruppe
Ved aflevering og pseudoaflevering af et materiale med tema bestemmes materialets destination først af temaets flydegruppe, og hvis temaet ikke har en flydegruppe, anvendes materialets egen flydegruppe. Man behøver dermed ikke sætte en flydegruppe på temaet, hvis materialerne blot skal flyde, som de plejer.
Slet tema
Et tema slettes enten ved at klikke på slet-ikonet i oversigten over temaer, eller ved at klikke på "Slet" nederst i venstre hjørne på et temas detaljeside.
Tilknyt materialer til tema
Fremsøg de materialer, som skal være i temaet (se Søg materiale).
Hvis du skal tilføje et enkelt materiale til et tema, kan du åbne et materiales detaljeside, og tilføje det derfra. Her kan også manuelt fjerne et tema fra et materiale.
Hvis du skal tilføje flere materialer til et tema kan du fra søgeresultaterne tilføje temaet til alle de fremsøgte materialer (se Rediger flere materialer ad gangen).
Når materialerne er tilføjet til et tema, benytter materialerne nu temaets materialegruppe, placering og flydegruppe. En undtagelse herfra er materialets filial, som først ændres ved aflevering.
Når temaet bliver inaktivt eller fjernes, vil materialets oprindelige værdier træde i kraft. Temaets placering fjernes dog først fra materialet, når materialet scannes/afleveres.
Anvend tema til at placere materiale midlertidigt på anden filial
Ved at bruge et tema med en flydegruppe kan du midlertidigt flytte materialer til en anden filial; fx et sæsondepot eller hvis du skal lave en udstilling på en anden filial.
For at gøre dette skal du gøre følgende:
- Opret en flydegruppe, hvor den/de filialer, som materialerne skal placeres på, er sat som ”Valgte”.
- Opret et tema, og sæt den oprettede flydegruppe på. Udfyld øvrige værdier efter behov, fx placering på filialer, materialegruppe, mv.
Bemærk, at materialer ved aktivering af tema først skifter filial ved aflevering (eller pseudoaflevering) på en anden filial. Det betyder, at du ikke kan kombinere midlertidig placering på andre filialer med ”Fjern tilknytning ved aflevering”, da temaet vil blive fjernet, når materialet afleveres. Ønsker du at bruge tema til midlertidig placering på andre filialer, skal ”Fjern tilknytning ved aflevering” derfor være slået fra, og temaet skal i stedet fjernes manuelt eller have en udløbsdato.
Når temaet fjernes eller bliver inaktivt, skifter materialet tilbage til sin oprindelige filial med det samme.