Det finns två sätt att inventera, att ta reda på hur många exemplar som finns i biblioteket. I båda fallen tas först en lista fram med alla exemplar som förväntas finnas på hyllan. Endera skrivs listan ut och man prickar för hand av böckerna som står på hyllan, eller så skannar man exemplaren i Cicero.
Inventera genom att pricka av listan för hand
Gör så här:
- Gå till F2->Sökning->Sök exemplar.
- Du kan ange en viss placering, som du vill inventera.
- Ange status Hemma.
- Klicka på Sök (förstoringsglaset) eller Enter (på tangentbordet).
- Läs in hela listan, skrolla nedåt, så att hela listan blir inläst, till exempel ”Visar 245 av 245 resultat”.
- Ordna listan alfabetiskt genom att klicka på kolumnrubriken. Beroende på hur exemplaren är uppställda på hyllan kan du sortera, till exempel efter författarens efternamn, bokens titel eller klassifikation.
- Skriv ut listan och gå längs hyllan och pricka av böckerna som står där. Om det finns böcker kvar på listan när du prickat av alla böcker på hyllan så kan de vara hämtade utan att de har blivit lånade, eller så är de försvunna.
Inventera genom att skanna exemplarnummer
Om du har Cicero installerat på en laptop kan du ta med den ut i biblioteket och inventera genom att skanna de böcker som står på hyllan, alternativ kan du hämta böckerna till en stationär dator.
Gör så här:
- Gå till F2->Sökning->Sök exemplar.
- Du kan ange en viss placering, som du vill inventera.
- Ange status Hemma.
- Läs in hela listan, skrolla nedåt, så att hela listan blir inläst, till exempel ”Visar 245 av 245 resultat”.
- Kontrollera att markören står i fältet Exemplarnummer. Skanna det första exemplaret som står på hyllan. Du får nu besked att exemplaret tagits bort från listan/sökresultatet.
När du är har skannat alla böcker på hyllan så ska listan vara tom. De böcker som finns kvar på listan, men inte står på hyllan, kan vara hämtade utan att de har blivit lånade, eller så är de försvunna.
Gallra eller ändra status till ”Försvunnet”
Om det efter avslutad inventering finns exemplar kvar på listan så kan det vara bra att ta ställning till hur du gör med dessa exemplar. Om det inte är troligt att exemplaret kommer tillbaka kan det gallras. Om du förväntar dig att exemplaret kommer tillbaka så kan du ändra status till ”Försvunnet”. Instruktioner finns i Användarhandboken.
Gallrade exemplar
När ett exemplar gallras så försvinner det från bibliotekets bestånd. Det ligger dock kvar i systemet, i sin exemplargrupp och på sin placering, men visas inte i träfflistor med mindre än att man aktivt söker med Status ”Gallrat”. Detta möjliggör att man i efterhand kan ta fram statistik på gallrade exemplar.
Om du försöker låna ut en ett gallrat exemplar visas en varning, men du har möjlighet att "tvinga" igenom utlånet, så att exemplaret återgår till normal cirkulation.
Exemplar med status ”Försvunnet”
Om du förväntar dig att ett exemplar som saknas kommer att dyka upp igen, kan du välja att markera det som försvunnet. Detta gör du från exemplarets detaljvy, välj status ”Försvunnet”. Om exemplaret dras på återlämning så kommer det automatiskt få status ”Hemma” igen.
SSE/17897/USM/0023