Vägledning för formatering av CSV-fil i Cicero

Manual för låntagarimport med CSV-fil

Cicero LMS innehåller en funktion som ger dig möjlighet att importera och uppdatera information om  låntagare med hjälp av en CSV (”Comma-Separated Values”)-fil.

Det finns två sätt att importera låntagare.

Import av låntagardata med valfritt låntagarid

Cicero LMS har en funktion där man kan importera låntagardata med valfritt låntagarid. Funktionen  lämpar sig också om du vill göra en ofullständig import, d.v.s. att filen inte innehåller data för samtliga  låntagare. Välj då ”delvis import” i Cicero LMS.

Cicero LMS kontrollerar först att filen följer korrekt format. I det fall att filen inte är korrekt formaterad  avvisas filen, och du får ett felmeddelande med en beskrivning av problemet. Följande är kraven på  format:

Filen ska vara encoded som UTF8 (både med och utan BOM (byte order mark) accepteras).

Filen måste innehålla en header, d.v.s. en första rad i filen som beskriver ordningen på alla fält i er fil. Exempelvis:

branchISIL;externalIdentifier;name;type;loanerNumber;cpr;address;zipCode;city;phone;email;birthdat e;language;loanerGroups;identifiers

OBS! Samtliga fält MÅSTE finnas med i er header. Däremot har ni möjlighet att välja ordningen. Om  man önskar att inte specificera data för samtliga fält, så kan ni lämna dessa fält tomma. Man måste  fortfarande separera fältet med ett semikolon.

Varje rad i dokumentet representerar en låntagare, och varje värde separeras med ett semi-kolon (;).

I följande tabell framgår alla möjliga fält, samt specifikationer för struktur. Fält markerade med en  asterisk (*) är obligatoriska.

Fält	Beskrivning / format / tillåtna värden / begränsningar
branchISIL *	Låntagarens tillhörsfilial. En filials ISIL-nummer kan man se under filialens  fly-in, i F7->Filialer. Exempelvis: "CSE-1234".
externalIdentifier *	Externt id (unikt). Används för att kunna matcha låntagare i importfilen med  existerande låntagare i Cicero LMS. Max 255 tecken.
name *	Förnamn och efternamn. Alfanumeriskt.
type *	Tillåtna värden: ”PERSON”
loanerNumber	Låntagarnummer. Om man inte fyller ut fältet så generar Cicero automatiskt  ett låntagarnummer.
cpr	Personnummer, med eller utan bindestreck. Alfanumeriskt. Exakt 10 tecken utan bindestreck, eller 11 tecken med  bindestreck. De första 6 tecken måste vara numeriska. Cicero LMS utför inte Modulus-11-kontroll.
address	Adress. Alfanumeriskt. Max 255 tecken.
zipcode	Postnummer. Alfanumeriskt. Max 255 tecken.
city	Stad. Alfanumeriskt. Max 255 tecken.
phone	Telefonnummer kan starta på +, exempelvis för +46, men kan därefter endast  innehålla tal och mellanrum. Exempel på tillåtna värden: 070 4250 333 22 33 44 55 11 [phone] 0046223344551 Du kan även importera flera telefonnummer med hakparenteser:  ”{1234567;9876543}”. Max 50 tecken.

	OBS! Alla telefonnummer importeras som mobil.
email	E-postadress. Alfanumeriskt. Exempelvis ”[e-mail]”, eller flera: ”{[e-mail]; [e-mail]}”. Minimum 5 tecken, max 255 tecken. Använd riktiga e-postadresser.
birthDate	Födelsedatum. Format yyyy-MM-dd, eller dd-MM-yyyy. Exempelvis: ”1975-01-06” (6. januari 1975) ”23-12-2014” (23. december 2014)
language	Språk för låntagare. Tillåtna värden: ”da”, ”sv”, ”en”, ”fo”
loanerGroups	Låntagarens låntagargrupp. Hela låntagarstrukturen ska specificeras, dock inte ”Alla”, den översta  gruppen. Filialens namn ska också finnas med. Om man angiver en ny nivå, exempelvis ”Läsgrupper”, så skapas denna  grupp under ”Alla”. Du kan även upprätta en hierarki av låntagargrupper,  exempelvis ”Läsgrupper\Stockholm\Lågstadiet”. Då kommer låntagaren att  hamna i ”Lågstadiet”. Om en eller flera av låntagargrupperna i importen redan existerar, så skapas  endast de som inte redan finns i systemet. Precis som med andra fält kan man använda en hakparentes för att placera  en låntagare i flera olika låntagargrupper. Exempelvis: ”{Musikskolan\Läsgrupper\Stockholm\Lågstadiet; Klasser\Stockholm\3a}”
identifiers	Låntagarid.   I fältet angiver du ett eller flera låntagarid som du önskar knyta till  låntagaren. Exempelvis: ”LIBRARY_CARD_TYPE\123456789”, vilket tilldelar låntagaren  ett lånekort med id 123456789. Exempel på flera låntagarnummer:   ”{LIBRARY_CARD_TYPE\21348579721;UNI_C_TYPE\siri0961}” Tillåtna ID typer : “UNI_C_TYPE”, “WAY_F_TYPE”, “LIBRARY_CARD_TYPE”

Exempel

Exempel där alla fält är ifyllda:

branchISIL;externalIdentifier;name;type;loanerNumber;cpr;address;zipCode;city;phone;email;birthDa te;language;loanerGroups;identifiers  

CSE-1234;12345;Sofie Eriksson;PERSON;123456789;010203-5521;Myrsloksvägen  12;14430;Uppsala;0707630781;[e-mail];2001-02- 03;sv;klasser\lågstadiet\2a;LIBRARY_CARD_TYPE\148192924556

Exempel där personnummer och födelsedatum saknas, och låntagaren tillhör fler låntagargrupper:

branchISIL;externalIdentifier;name;type;loanerNumber;cpr;address;zipCode;city;phone;email;birthDa te;language;loanerGroups;identifiers  

CSE-1234;12345;Sofie Eriksson;PERSON;123456789;;Myrsloksvägen  

12;14430;Uppsala;0707630781;[e-mail];;sv;”{klasser\lågstadiet\2a;läsgr upp}”;LIBRARY_CARD_TYPE\148192924556

OBS! Om filen skapas i Excel, så lägger Excel automatiskt till citationstecken runt listor. Därför behöver  du INTE lägga till citationstecken manuellt, som du behöver i t.ex. Notepad.  

I Excel skriver {klasser\lågstadiet\2a;läsgrupp}, istället för ”{klasser\lågstadiet\2a;läsgrupp}”.

Automatisk uppdatering av låntagargrupper

Låntagargruppen för en låntagare uppdateras automatiskt med importen om låntagargrupperna ligger  under följande struktur:

• Alla

• Filialnamn (ska matcha namnet på filialen i F7->Filialer)

• Andra

• Anställda

• Elever

• 1A

• Utgått

Om en låntagare ligger i låntagargruppen 1A, men detta inte framgår i CSV-filen, så kommer denna att  lämna låntagargruppen 1A och istället läggas i de grupper som står specificerade i CSV-filen.

Fullständig eller delvis import

Om man gör en fullständig import måste man tänka på att samtliga låntagare som finns med i Cicero,  men inte i CSV-filen, kommer att lämna sina låntagargrupper och hamna i ”Utgått”. Detta inkluderar om  Cicero inte lyckas matcha det specificerade ID till en unik låntagare.

OBS! En låntagare kommer endast att lämna sin låntargrupp om låntagargruppen ligger inom ovan  struktur. Om man skapar låntagargrupper utanför denna struktur, exempelvis direkt under ”Alla”, så kommer dessa inte att påverkas av importen. Låntagargrupper under ”Elever”, kommer att tas bort om  de inte innehåller några låntagare.

OBS! Om ni föredrar att använda den gamla funktionen för import, med UNI-login som ’identifier’, så  finner ni en beskrivning om denna längre ner i dokumentet. Om ni tidigare har gjort en import med UNI login och önskar att göra en import med valfritt id, så kan ni uppnå detta genom att sätta låntagarens  UNI-login (t.ex. e-postadress eller personnr.) som en av era identifiers, med typ UNI_C_TYPE. Detta krävs  endast första gången ni importerar med valfritt id.

Med en delvis import påverkas endast de låntagare som finns med i filen. Om Cicero inte lyckas matcha  med en existerande låntagare, skapas en ny låntagare.

Filialer

Vid importen i F7 kan du välja vilka filialer som den ska gälla för. Det kommer du åt genom att trycka på  drop-downmenyn och bocka i rutan för den (eller de) filialer som ni önskar genomföra importen på. På  så sätt kan du t.ex. köra en full import på en filial, utan att det påverkar någon av de andra i systemet.

Fel vid import

Om importen sker utan konflikter kommer det att dyka upp en notifikation om detta i det övre högra  hörnet av programmet. Om Cicero misslyckades med att importera en eller flera av låntagarna i er CSV fil, så har man möjligheten att ladda ner dessa resterande låntagare som en ny CSV-fil. För varje  låntagare (varje rad i filen) kommer det längst till höger stå vad orsaken till felet var.  

OBS! Du kan använda restfilen till att importera de låntagare som inte blev importerade. Efter att du har  åtgärdat det problem som stod bakom felet, så är det viktigt att du då väljer att göra en delvis import.  Annars riskerar du att flytta alla existerande låntagare från deras nuvarande grupper, till ”Utgått”.

Hur hanteras dubbletter och låntagare från tidigare importer?

När Cicero gör en import av låntagare skriver den i första hand över existerande låntagare med  låntagarna i CSV-filen, så länge de kan länkas samman med er identifier (exempelvis UNI-login eller  valfritt id) eller t.ex. personnummer. Om Cicero inte finner låntagaren i systemet så skapas en ny  låntagare.

Om låntagaren matchar med flera existerande låntagare kommer den som bäst matchar att uppdateras.  Ordningen går enligt följande:

Ordning (först till sist)	Beteckning i Cicero	Beteckning i CSV-filen
ExternalIdentifier	Syns inte	externalIdentifier
LoanerNumber	Låntagarnummer	loanerNumber
UniLogin	UNI-inloggning, under   Låntagar-ID	Ange UNI-inloggning under identifiers
Personnummer	Personnummer	cpr
Personnummer (2)	Socialforsäkringskort under  Låntagar-ID	cpr
Namn, Adress	Namn, Adress, Postnummer,  Ort	name, address, zipcode, city

Om två låntagare matchas via namn och adress (inkl. postnummer och ort), och inga andra fält skiljer  låntagarna åt, så väljs en av låntagarna slumpmässigt.

I de fall där systemet inte kan avgöra om låntagarna faktiskt är samma person, kan man välja att få en  rapport på osäkerheten. Rapporten kommer att innehålla text som ”Möjliga dubbletter:  låntagarnummer1, låntagarnummer2”. På så sätt kan bibliotekspersonalen därefter gå in och ta ställning  om vad man vill göra med dessa låntagare.

Import av låntagardata med obligatoriskt UNI login

Cicero LMS kontrollerar först att filen följer korrekt format. I det fall att filen inte är korrekt formaterad  avvisas filen, och du får ett felmeddelande med en beskrivning av problemet. Följande är kraven på  format:

Varje rad i dokumentet representerar en låntagare, och varje värde separeras med ett komma (,).  Filen ska vara encoded som UTF8 (både med och utan BOM (byte order mark) accepteras).

Varje rad i filen måste innehålla varje fält som står specificerat i tabellen nedan. I det fall att man inte  vill fylla i ett fält, så kan man lämna det tomt, men du måste fortfarande separera fältet från det nästa,  med ett kommatecken. Med andra ord kommer alla rader innehålla alla kommatecken (17 st. totalt).  Obligatoriska fält är markerade med en asterisk (*).

Du importerar filen i F6 Låntagare, pricka i låntagarimport, och välj ”Importera från .CSV fil (UNI login  format)”.

OBS! – Samtliga låntagare på skolan måste finnas med i CSV-filen. Annars utgår Cicero från att låntagaren  har lämnat skolan.

Pos.	Fält	Beskrivning / format / tillåtna värden / begränsningar
1	UNI login ID *	Alfanumeriskt. Max 255 tecken. UNI login ID är ett unikt id för varje låntagare. Det används för att känna igen existerande låntagare vid en framtida import, så att inga kopior skapas. Förslag på värden som passar: personnummer, e-postadress, användarnamn på skolans andra system Det viktigaste är att det unika UNI login ID aldrig ändras för låntagaren.
2	Typ av låntagare *	Tillåtna värden är ’Student’ eller ’Employee’.
3	Institutionsnummer *	De fyra siffrorna unika till ert bibliotek. CSE-XXXX.   Det står när ni loggar in, i fältet ”Bibliotek” när ni gör en sökning, eller i F7>Filialer. Alfanumeriskt. Exakt 4 tecken.
4	Grupptillhörighet (klass)	Låntagarens låntagargrupp (-er). Exempelvis: {'9a', 'bokklubben'}, om låntagaren tillhör grupperna ’9a’ och ’bokklubben’. Om låntagaren tillhör endast en gruppering, så kan man exempelvis skriva {’9a’}, eventuellt skriv ingenting om låntagaren inte är del av en gruppering. Alfanumeriskt. Max 50 tecken per gruppering.
5	Personnummer	Används inte i Sverige. Lämna tomt (skriv ingenting).
6	Förnamn *	Alfanumeriskt. Tillåter upp till 512 tecken, totalt mellan båda fälten.
7	Efternamn *
8	Adress	Alfanumeriskt. Max 255 tecken.
9	Postnr.	Alfanumeriskt. Max 255 tecken.
10	Stad	Alfanumeriskt. Max 255 tecken.
11	Kommunekode	Används inte i Sverige. Lämna tomt (skriv ingenting).
12	Telefon (hem)	Telefonnummer kan starta på +, exempelvis för +46, men kan därefter endast innehålla tal och mellanrum.
13	Telefon (arbete)

14	Telefon (mobil)	Exempel på tillåtna värden: 070 4250 333 22 33 44 55 11 [phone] 0046223344551 Max 50 tecken.
15	E-postadress	Alfanumeriskt. Minimum 5 tecken. Max 255 tecken.   Korrekt format för e-postadress.
16	Födelsedatum	Format: d/m/åååå eller dd-mm-åååå Exempel: '6/1/1975' (6. januari 1975) '23/12/2014' (23. december 2014) ’23-12-2014’ (23. december 2014)
17	Kön	Tillåtna värden är 'M’ och ’F’, för det manliga könet respektive kvinnliga.
18	Anteckning	Alfanumeriskt. Max 500 tecken.

Exempelrader:

Exempel på en låntagare med alla fält ifyllda, och som tillhör en gruppering:

'0001011234','Student','1112',{'0a'},'','Sofia','Johansson','Jordgubbsvägen  

1','12345','Bäräng','','86792987','78905634','78713260','[e-mail]','2/2/2008', 'F','Det här är en anteckning.'

Exempel på när en låntagare saknar e-postadress och födelsedatum:

'[e-mail]','Student','1112',{'0a',  

’hemspråk’},'','Sofia','Johansson','Jordgubbsvägen  

1','12345','Bäräng','','86792987','78905634','78713260',,,'F','Det här är en anteckning.'

Dubbletter av låntagare

När man importerar via CSV-fil så slås innehållet i filen ihop med existerande låntagare i databasen.  Om en låntagare i CSV-filen inte har ett matchande UNI login ID med en existerande låntagare, så kommer en ny låntagare att skapas. Detta innebär att man vid första import riskerar att skapa  dubbletter av låntagare. Det är därför också viktigt att man håller samma standard av UNI login ID vid  framtida importer.

Om låntagaren matchar med flera existerande låntagare så väljer systemet den som matchar bäst.  Systemet ser först på UNI-login och därefter namn och adress. Om flera existerande låntagare matchar  dessa fält precis lika, så kommer en slumpmässig låntagare (av de matchande) att uppdateras. Om systemet inte kan avgöra om en importerad- och existerande låntagare är samma person, så kan  systemet mata ut uppgifter om potentiella dubbletter, exempelvis: ” Möjliga dubbletter:  låntagarnummer 1, låntagarnummer 2”. Härifrån kan personalen ta ställning om vad man ska göra.

Vad händer om man inte har unikt UNI login ID för existerande låntagare?

Utöver att det kan skapas dubbletter av låntagare, så kommer de tidigare existerande låntagarna att  flyttas till låntagargruppen ”Utgått”, d.v.s. att de har lämnat skolan. Dessa låntagare kan nu tas bort ur  systemet.

Därefter bör man använda de nyimporterade låntagarna. Kom ihåg att det då är viktigt att man skriver  ut nya streckkoder för varje klass, eftersom låntagarna inte längre har samma låntagarid.

Det format av UNI login ID som skolan väljer bör bibehållas vid varje ny import, för att undvika  dubbletter och extra arbete. Exempelvis så använder man endast e-postadress, eller endast  personnummer.