Eine Kaufbestellung besteht aus einer Sammlung von Medienbestellungen. Für jeden Datensatz in der Medienauswahlliste können Sie eine oder mehrere Bestellzeilen anlegen, die schließlich als Kaufbestellung versendet werden.
Bestellungen anlegen
- Gehen Sie zu „Erwerbung" > „Medienauswahl".
- Wählen Sie eine Medienauswahlliste aus
- Klicken Sie auf einen Datensatz in der Tabelle. Sie können nun Bestellinformationen eingeben. Möchten Sie Informationen zum Datensatz anzeigen, können Sie oben auf der Seite auf die Katalognummer klicken.
Sie haben nun die Möglichkeit, Folgendes hinzuzufügen:
- Bestellnotiz: Notiz zum Datensatz, die nur für die jeweilige Bestellung relevant ist.
- Notiz am bibliografischen Datensatz: Notiz, die am bibliografischen Datensatz gespeichert wird und somit angezeigt wird, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Bestellungen desselben Datensatzes vorgenommen werden.
- Zur Aussonderung markieren: Wenn die Konfiguration aktiviert ist, werden Medien früherer Ausgaben des Datensatzes zur Aussonderung markiert, sobald die neuen Medien empfangen werden.
Anschließend können Sie Bestellzeilen anlegen, indem Sie unten auf der Seite auf „Bestellzeile anlegen" klicken. Wenn Sie für mehr als eine Platzierung bestellen möchten, müssen Sie für jede Platzierung eine Bestellzeile anlegen.
Besondere Hinweise:
- Wenn Sie eine Platzierung wählen, an der sich derzeit keine Medien befinden, wird dies im Feld „Zweigstelle" angezeigt.
- Wenn Sie eine Platzierung wählen, die nur Floating-Medien enthält, und Sie keine Floating-Gruppe ausgewählt haben, wird dies im Feld „Floating-Gruppe" angezeigt.
Bestellzeilen-Vorlagen
Sie können effizienter mit Bestellzeilen arbeiten, indem Sie eine Bestellzeile als Vorlage speichern, die Sie zukünftig wiederverwenden können.
Vorlage anlegen:
- Füllen Sie eine Bestellzeile aus
- Klicken Sie auf „Als Vorlage speichern". Dadurch wird ein Fenster mit Informationen aus der Bestellzeile geöffnet.
- Geben Sie der Vorlage einen Namen
- Bearbeiten Sie ggf. den Inhalt der Vorlage, bevor sie gespeichert wird
- Es ist möglich, mehrere Zweigstellen in den Platzierungsinformationen einer Vorlage anzugeben. Ist dies der Fall, wird pro Zweigstelle eine Bestellzeile angelegt, wenn Sie Bestellzeilen auf Grundlage der Vorlage anlegen (siehe unten).
Bestellzeile aus Vorlage anlegen:
1. Klicken Sie unten auf der Bestellseite für einen bibliografischen Datensatz auf „Aus Vorlage anlegen"
2A. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Vorlagen aus, woraufhin eine Bestellzeile angelegt wird.
- Es werden nur Vorlagen vorgeschlagen, wenn Sie eine oder mehrere Vorlagen als Favoriten markiert haben. Wenn Sie eine Vorlage anlegen, wird sie automatisch als Favorit markiert. Alternativ können Sie eine Vorlage unter „Vorlage suchen" als Favorit markieren.
2B. Klicken Sie auf „Vorlagen suchen"
3. Geben Sie über die Suchkriterien Informationen zu der gesuchten Vorlage ein und klicken Sie auf „Suchen"
4. Wählen Sie eine Liste aus, woraufhin eine Bestellzeile angelegt wird. Wenn in der Vorlage mehrere Zweigstellen angegeben sind, wird pro Zweigstelle eine Bestellzeile angelegt.
Sie können eine Vorlage bearbeiten, indem Sie auf das Bearbeiten-Symbol klicken, sowie eine Vorlage als Favorit aus- bzw. abwählen, indem Sie auf das Favoriten-Symbol
klicken.
Pseudo-Bestellungen
Mit Pseudo-Bestellungen können Zentralbibliotheken anderen Agencies Kaufbestellungen vorschlagen. Pseudo-Bestellungen müssen in Cicero LMS konfiguriert werden und können danach wie folgt angelegt werden:
- Klicken Sie auf „Pseudo-Bestellzeile anlegen"
- Füllen Sie die Felder aus. Die Codes, die in den Feldern für Zweigstelle und Unteraufstellung verwendet werden, sind zwischen Biblioteksmedier und den Zentralbibliotheken untereinander vereinbart.
Wenn die Kaufbestellung versendet wird, geht sie an den ausgewählten Lieferanten, der anschließend über Valg+ Titelwünsche an die übrigen Zentralbibliotheken sendet.
Titelwünsche werden bei den übrigen Zentralbibliotheken als Medienauswahllisten empfangen, die wie andere Medienauswahllisten abgerufen werden. Danach muss die jeweilige Bibliothek die Kaufbestellung auf gewohnte Weise versenden.
Kaufbestellung versenden
Wenn Sie die gewünschten Bestellzeilen angelegt haben, werden Anzahl der Medien und Preis in der Medienauswahltabelle angezeigt.
⚠️ Beachten Sie, dass „Stückpreis" auf einer ggf. für die Medienauswahlliste ausgewählten Lieferantenvereinbarung basiert, während „Zwischensumme" und „Gesamt inkl. MwSt." auf Grundlage der für die Bestellzeilen ausgewählten Lieferantenvereinbarungen berechnet werden.
Sie können „Nach Zweigstelle filtern" wählen, um in der Tabelle nur Bestellzeilen für eine bestimmte Zweigstelle anzuzeigen. Beim Versenden der Kaufbestellung werden jedoch alle Bestellzeilen berücksichtigt.
Sie können außerdem den Schalter „Datensätze mit Auftragszeilen anzeigen" aktivieren, wenn Sie nur Bestellzeilen anzeigen möchten, denen Auftragszeilen zugeordnet sind.
Wenn alle gewünschten Bestellzeilen angelegt sind, wird die Kaufbestellung durch Klick auf „Kaufbestellung senden" versendet.
Temporäre Mediennummern
Beim Versenden der Kaufbestellung werden alle Medien, die Sie bestellt haben, mit temporären Mediennummern im System angelegt. Das bedeutet, dass Benutzer die Medien reservieren können, bevor sie eingegangen sind. Die Medien sind an ihrem Status (z. B. Bestellt oder In Lieferung) sowie an ihrer Mediennummer erkennbar. Alle temporären Mediennummern haben dieselbe Struktur: A<nummer>.