Översikt över auto-genererade uppgifter
Nedanstående uppgifter kan kopplas till ett arbetsområde. Genom att välja en eller flera av nedanstående uppgifter på ett arbetsområde, blir de aktuella uppgifterna auto-genererade och kommer att visas i uppgiftsöversikten för de användare som är kopplade till arbetsområdet. Observera att samma uppgift kan kopplas till flera arbetsområden.
Se även följande artiklar om användning av uppgifter och arbetsområden:
Automatiska exemplarvalslistor genereras
Det är möjligt att konfigurera Cicero för att autogenerera exemplarvalslistor. Listorna skapas automatiskt varje lördag (genom ett nattligt jobb). När en ny autogenererad exemplarvalslista har skapats, kommer en arbetsuppgift att skapas för att påminna om att den nya listan ska granskas.
Automatiskt fakturasvarsutskick misslyckades
Cicero har automatiskt försökt att skicka om ett fakturasvaret till fakturasystemet efter att det misslyckades, men utskicket misslyckades igen. Uppgiften innehåller fakturanumret för den aktuella fakturan.
Boken kommer-rutt ska förberedas
I Cicero kan körscheman skapas för "Boken kommer"-låntagare. Det är möjligt att få en avisering via en arbetsuppgift ett antal dagar innan rutten ska köras. Hur många dagar innan definieras i konfigurationen "Dagar före automatisk skapelse av arbetsområde-uppgift".
Försvunnet exemplar återlämnat
En uppgift skapas om ett försvunnet exemplar återlämnas. Det kan då eventuellt följas upp med en kontroll av exemplarets fysiska skick.
Ekonomisystems-integration – varning/information mottagen + Ekonomisystems-integration – fel mottaget
Det rekommenderas att dessa två uppgifter aktiveras innan integrationen mot ekonomisystemet tas i bruk.
Uppgifterna skapas vid fel i ekonomisystemsintegrationen (där utskick av data misslyckas) samt vid varning/information (där utskick av data lyckas, men ekonomisystemet skickar tillbaka ett meddelande om något som eventuellt behöver följas upp). När en av dessa uppgifter skapas ska man ta ställning till inkommande meddelanden från integrationen genom att kontakta ekonomiavdelningen eller Cicero support, och åtgärda eventuella fel i konfiguration eller data.
Det sista exemplaret som kunde uppfylla en del av en parallellreservation är försvunnet/gallrat
En arbetsuppgift kan skapas när en av reservationerna i parallellreservationen inte längre kan uppfyllas eftersom det sista exemplaret är försvunnet/gallrat.
Det ger den ansvarige för uppgiften möjlighet att bedöma hur parallellreservationen ska hanteras. Ofta behövs ingen hantering om andra reservationer i parallellreservationen potentiellt kan uppfyllas, vilket framgår av uppgiftsbeskrivningen.
Det sista exemplaret som kunde uppfylla en del av en seriereservation är försvunnet/gallrat
En arbetsuppgift kan skapas när en av reservationerna i seriereservationen inte längre kan uppfyllas eftersom det sista exemplaret är försvunnet/gallrat.
Det ger den ansvarige för uppgiften möjlighet att bedöma hur seriereservationen ska hanteras.
Dubbletter av låntagare
En arbetsuppgift skapas om importerade låntagare matchar mer än en befintlig låntagare. Uppgiften kommer att innehålla denna text: ”Möjliga dubbletter av låntagare: låntagarnummer 1, låntagarnummer 2”. Detta gäller både vid låntagarimport från STIL, UC Web service eller CSV-filer.
Om det handlar om dubbletter bör en rensning i låntagarregistret göras.
E-post inte skickad i samband med skapelse av låntagare via CMS API
En arbetsuppgift skapas om en e-post inte kunde skickas till den angivna ekonomiskt ansvarige vid skapelse av låntagare via CMS API (t.ex. genom DitmerFlex). Uppgiften kommer att ange om låntagaren skapades eller inte, och kommer att innehålla namn (och eventuellt låntagarnummer) på låntagaren och den ekonomiskt ansvarige, samt den e-postadress som försöktes användas.
Om e-postkonfigurationen är korrekt beror felet sannolikt på en felaktigt inmatad e-postadress, och man kan eventuellt försöka kontakta den ekonomiskt ansvarige på annat sätt. Det är inte möjligt att skicka om meddelandet, eftersom det inte visas under "Misslyckade meddelanden" som andra meddelanden.
E-post inte skickad i samband med tillägg/uppdatering av ekonomiskt ansvarig via CMS API
En arbetsuppgift skapas om en e-post inte kunde skickas i samband med uppdatering av ekonomiskt ansvarig på låntagare via CMS API (t.ex. genom DitmerFlex). Uppgiften kommer att ange om uppgifterna uppdaterades eller inte, och kommer att innehålla namn (och eventuellt låntagarnummer) på låntagaren och den ekonomiskt ansvarige, samt den e-postadress till den ekonomiskt ansvarige som försöktes användas.
Om e-postkonfigurationen är korrekt beror felet sannolikt på en felaktigt inmatad e-postadress, och man kan eventuellt försöka kontakta den ekonomiskt ansvarige på annat sätt. Det är inte möjligt att skicka om meddelandet, eftersom det inte visas under "Misslyckade meddelanden" som andra meddelanden.
Ersättning betald
En arbetsuppgift skapas när en ersättning blir betald. Det kan då följas upp med gallring av exemplaret. Om det är ett fjärrlåneexemplar ska exemplaret inte gallras, men status på fjärrlånet ska ändras från "4.7 Försvunnen" till "5.3 Avslutad".
Ersättning skapad
Som en del av det nattliga jobbet för tilldelning av ersättningar, kommer en arbetsuppgift att skapas med en översikt över automatiskt skapade ersättningar som ännu inte har verifierats. Detta ger möjlighet att verifiera att ersättningspriset är korrekt innan ersättningen blir synlig för låntagaren.
En förutsättning för detta är att det har konfigurerats en verifieringsperiod i konfigurationen "Dagar före automatisk verifiering av ersättningar".
Faktura mottagen
Vid användning av e-faktura kan en arbetsuppgift skapas när en faktura mottas.
Faktura utanför toleranströskel
Vid användning av e-faktura kan en arbetsuppgift skapas om en faktura inte kan godkännas automatiskt på grund av överskridande av toleransramen för beloppet. Fakturan måste istället godkännas manuellt eller avvisas.
Fakturapåminnelse mottagen
En arbetsuppgift skapas när Cicero tar emot en fakturapåminnelse från en materialleverantör om betalning av en faktura. Uppgiften innehåller information om påminnelsenummer, påminnelseavgift, fakturanummer, leverantörens organisationsnummer samt, om relevant, information om huruvida en kontotransaktion skapades på kontot för fakturapåminnelser. Om transaktionen inte kunde skapas framgår orsaken av uppgiften.
Fel vid synkronisering av åtgärd i nödsystemet
En arbetsuppgift skapas om det uppstår fel vid synkronisering av åtgärder utförda i nödsystemet (offline-läge). Uppgiften innehåller detaljer om vilka utlån och återlämningar som misslyckades i synkroniseringen, samt anger varför den enskilda åtgärden misslyckades.
FTP-autentiseringsvärden eller mappkopplingar var inte korrekta
En arbetsuppgift skapas om FTP-import misslyckas på grund av en konfigurationsfel vid inställningen av FTP-import av fakturor eller bibliografiska poster.
FTP-import av bibliografiska poster misslyckades
En arbetsuppgift skapas om FTP-import av bibliografiska poster har misslyckats. Uppgiften innehåller detaljer om varför importen misslyckades.
Inaktiva låntagare kunde inte tas bort
Om automatisk borttagning av inaktiva låntagare är aktiverad under konfigurationen "Ta bort låntagare automatiskt efter x antal dagar utan aktivitet", kan en arbetsuppgift skapas med information om vilka låntagare som inte kunde tas bort och varför, så att dessa kan hanteras manuellt.
Jobbet för att ta bort inaktiva låntagare körs varje lördag.
Kreditnota mottagen
En arbetsuppgift skapas när Cicero tar emot en kreditnota från en materialleverantör. Uppgiften innehåller information om kreditnotanummer, fakturanummer, utställningsdatum, leverantörens organisationsnummer och belopp. Kreditnotan ska därefter godkännas eller avvisas manuellt under Inköp > Order > Kreditnotor.
Exemplar med betald ersättning återlämnat
En uppgift skapas om ett exemplar med betald ersättning återlämnas. Det kan då följas upp om ersättningen ska återbetalas till låntagaren.
Avgift till minderårig utan ekonomiskt ansvarig skickad till debitorsystemet
Uppgiften ska ställas in innan integrationen aktiveras, eftersom uppgiften endast skapas första gången den aktuella låntagaren skickas till debitorsystemet.
När denna uppgift skapas ska man försöka hitta den saknade informationen om låntagarens ekonomiskt ansvariga, till exempel via det ursprungligen ifyllda registreringsdokumentet för låntagaren, eller genom att kontakta låntagaren. Under tiden kan man eventuellt blockera låntagaren så att inga fler utlån skapas, samt ta bort personnummer (spara en kopia i anteckningsfältet), så att eventuella nya avgifter inte skickas till debitor. När en ekonomiskt ansvarig läggs till en låntagare i Cicero, kommer framtida avgifter att överföras med den tillagda ekonomiskt ansvariga. Redan överförda avgifter får inte automatiskt den ekonomiskt ansvariga tillagd.
Nummersekvens på lånekort löper snart ut
En arbetsuppgift skapas när nummersekvensen i "Automatisk tilldelning av lånekort" håller på att ta slut. Nummersekvensen används när en låntagare skapas via CMS API och automatisk tilldelning av lånekort är aktiverad.
Uppdatering av auktoritetsposter från GND misslyckades
En arbetsuppgift skapas när automatisk uppdatering av auktoritetsposter från GND misslyckas. Uppgiften innehåller information om filnamn och orsak till felet.
Order annullerad
En arbetsuppgift kan skapas när en person manuellt annullerar en order i Cicero. Kan eventuellt användas om personen som annullerar ordern är en annan person än den som beställer/skapar ordern, så att ”beställaren” blir medveten om annulleringen.
Orderförslag mottaget
Om ni prenumererar på orderförslag för exemplarval, kan en arbetsuppgift skapas när en ny exemplarvallista har skapats för er.
Översikt över import av bibliografiska poster
En arbetsuppgift skapas med en sammanfattning av FTP-import av bibliografiska poster. Uppgiften innehåller detaljer om antal nya poster, antal uppdaterade poster och en lista över poster som skapades som nya, även om en post med samma ISBN/ISMN/EAN redan fanns.
Problem med FTP-import av fakturor
En arbetsuppgift skapas om FTP-import av XRechnung-fakturor misslyckas. Uppgiften innehåller detaljer om vilka fakturafiler som misslyckades samt anger varför den enskilda filen misslyckades.
Reservation som är klar för avhämtning har blivit borttagen
En arbetsuppgift skapas om en reservation tas bort medan exemplaret står på reservationshyllan. På så sätt kan exemplaren snabbare komma i cirkulation igen.
Synkronisering med personnummerregistret misslyckades
En uppgift skapas om en låntagare eller ekonomiskt ansvarig inte kunde registreras för prenumeration i personnummerregistret. Detta beror ofta på att personnumret är felaktigt inmatat och måste rättas. En ny uppgift skapas varje natt tills felet är åtgärdat.
Utlån med tillhörande ersättning skickad till inkasso är återlämnad/förnyad
En uppgift skapas om ett utlån med tillhörande ersättning skickad till inkasso återlämnas eller förnyas, och ersättningen därmed annulleras i Cicero. Det kan då följas upp om ersättningen kräver manuell uppdatering i debitorsystemet.
Ekonomiskt ansvarig avliden
En uppgift skapas vid den nattliga uppdateringen av data från personnummerregistret om en låntagares ekonomiskt ansvariga rapporteras avliden.