Utestående

Lånere kan ha et økonomisk utestående med biblioteket i form av gebyrer eller erstatninger.

Systemet oppretter automatisk gebyrer og erstatninger. Det er også mulig å opprette gebyrer og erstatninger manuelt ved å klikke på Utestående -> Opret:

Et gebyr eller en erstatning kan redigeres ved å klikke på det. Detaljer om uteståendet og eventuelle tilknyttede lån kan ses på uteståendet.

Hvis en låner er under den konfigurerte aldersgrensen for voksne (regnet fra fødselsdato) og har en foresatt, overføres uteståendet til økonomisystemets debitordel for foresatt i stedet for den mindreårige. Saldooppgjør sendes fortsatt til låneren selv om vedkommende er mindreårig – hvis meldingene mislykkes, for eksempel ved sending til Digital Post, havner de i meldingskøen, og herfra kan de skrives ut og sendes via post eller e-post.

Nedenfor beskrives det hvordan uteståender opprettes og håndteres i Cicero.

Ilegging av gebyr

Ilegging av gebyrer kan skje automatisk eller ved manuell opprettelse i fanen «Utestående». Det er mulig å velge to typer automatisk ilegging av gebyrer: «Hendelsesgebyrer» og «Periodegebyrer»:

• Hendelsesgebyrer
  • Gebyrer opprettes når det skjer en hendelse relatert til et utlån som har overskredet innleveringsfristen. En hendelse kan være:
    • Innlevering av et eksemplar etter innleveringsfristen.
    • Fornyelse av et lån etter innleveringsfristen. Det er en fornyelse hvis et eksemplar lånes ut til en låner, som allerede har lånt eksemplaret.
    • Et lån fryses etter innleveringsfristen.
    • Automatisk opprettelse av erstatning. Her tilskrives gebyr i forbindelse med den nattlige jobben for opprettelse av erstatning. Dette skjer når lånets innleveringsfrist har blitt overskredet med et konfigurert antall dager.
  • Gebyrsatser er basert på en kombinasjon av alder og antall dager leveringsfristen overskrids. Dette konfigureres i Admin -> Generelle innstillinge -> Utestående -> Gebyrtakster (hendelsesgebyrer).
  • Det finnes ingen øvre grense for hvor mange gebyrer, det kan opprettes på en låner.

• Periodegebyrer
  • Gebyrer opprettes når et utlån har overskredet innleveringsfristen med et konfigurerbart antall dager.
  • Gebyrsatsen er basert på alder.
  • Det kan angis et maks beløp for gebyrer på en låner også basert på alder. Det tilskrives ikke flere gebyrer hvis låneren har nådd maks beløpet.
  • Når låneren betaler utestående gebyrer, er det mulig å konfigurere hvorvidt alle utlån som har overskredet innleveringsfristen, skal fornyes automatisk (om mulig) eller fryses et konfigurert antall dager.

Gebyrtakster kan kun angis for personlånere. Lånerens alder leses fra lånerens fødselsdato, men hvis lånerens alder er ukjent, bruker systemet 12 år som alder. Hvis du ønsker å opprette gebyr til andre enn personlånere, må dette gjøres manuelt i «Utestående»-fanen.

Hvis et utlån har blitt opprettet på en lånergruppe som er fritatt gebyrer, blir det ikke tilskrevet gebyrer for låneren.

Et ilagt gebyr øker ikke automatisk. Hvis gebyret skal endres, må brukeren rette beløpet manuelt. Vær oppmerksom på at beløpet ikke kan økes – hvis beløpet er for lavt, må gebyret annulleres og et nytt opprettes.

Opprettelse av erstatning

Opprettelse av erstatning skjer i følgende situasjoner:

• Ved manuell opprettelse.
• Hvis et eksemplar ikke leveres innenfor en konfigurert periode etter innleveringsfristen, blir det opprettet erstatning av den nattlige jobben. Perioden konfigureres i «Konfigurering av erstatninger» i Admin -> Generelle innstillinge -> Utestående.

I en erstatning inngår det to beløp: materialpris og håndteringkostnader. Materialprisen hentes fra det lånte eksemplaret. Hvis det ikke foreligger en materialpris, vil det ut fra konfigurasjonen i Admin -> Standardpriser (Standardpriser) bli tildelt en materialpris via standardpriser. Håndteringskostnadene hentes fra konfigurasjonen «Konfigurering av erstatninger» i Admin -> Generelle innstillinge -> Utestående. Håndteringskostnader konfigureres per biblioteksystem. Materialprisen og håndteringskostnadene hentes ved opprettelse av erstatningen, men kan endres i etterkant.

Alle typer lånere vil få opprettet erstatning med mindre de er med i en lånergruppe som er fritatt for erstatninger.

Fritak for gebyr og/eller erstatning

En låner kan være medlem av en lånergruppe som er fritatt for gebyr og/eller erstatning. Hvis låneren er medlem av flere lånergrupper der noen er fritatt og andre ikke er det, avhenger fritaket av hvilken lånergruppe som ble brukt ved utlånet. Det vil si hvilken utlånsprofil på eksemplarets lånergruppe som samsvarte med lånerens lånergrupper. Se mer om konfigureringen av lånergrupper og utlånsprofiler i Lånergrupper og Materialgrupper og utlånsprofiler.

Fritak for gebyr/erstatning nedarves gjennom lånergruppene. Det betyr at hvis for eksempel lånergruppen "Elever" er fritatt for erstatning, og låneren er medlem av gruppen "8A", som er en undergruppe til "Elever", blir også 8A fritatt.

Hvis en låner er fritatt for erstatning gjennom den lånergruppen som ble brukt ved utlånet, blir det hverken opprettet gebyr eller erstatning av den nattlige jobben for denne låneren. Hvis låneren er fritatt for gebyr, blir erstatningen opprettet, men ikke gebyret.

Hvis det er valgt periodegebyrer som gebyrtilskrivningstypen vil det ikke automatisk bli opprettet gebyrer.

Selv om en låner er fritatt for gebyr og/eller erstatning, er det likevel mulig å opprette gebyr/erstatning manuelt på låneren.

Verifisering av erstatning

Det er mulig å konfigurere en verifiseringsperiode for erstatninger. I denne perioden er erstatningen ikke synlig for låneren, og den sendes ikke med i saldooppgjør eller til debitorsystemet.

Erstatningen kan manuelt angis som verifisert under erstatningens detaljvisning, og den kan automatisk settes som verifisert etter verifiseringsperioden.

Merk! Manuelt opprettede erstatninger settes alltid som verifisert ved opprettelse. 

Manuell opprettelse av gebyr og erstatning

Manuell opprettelse av gebyr og erstatning:

1. Søk frem en låner.
   
   
2. Naviger til "Utestående"-fanen.
   
   
3. Klikk på "Opret". Velg "Gebyr" eller "Erstatning".
   
   
4. Skriv inn materialnummeret. Du kan også lagre en merknad til låneren og en merknad til intern bruk. Merknad til låner brukes i saldooppgjør og som tekst på kontobevegelser når utestående betales. Den interne merknad sendes ikke til låneren og kan kun ses på det aktuelle uteståendet.
   
5. Materialpris til erstatninger hentes automatisk fra de konfigurerte standardprisene, og håndteringskostnader hentes fra erstatningskonfigurasjonen i Admin-menypunktet.

Anerkendelse av erstatning

Ved opprettelse av erstatning kan du angi om erstatningen er anerkendt av låneren. Dette brukes i forbindelse med inndrivelse av uteståender, og du kan konfigurere systemet til å angi dette automatisk når erstatningen opprettes av den automatiske jobben. Det er også mulig å angi anerkendelse når du oppretter en erstatning manuelt. Som utgangspunkt opprettes erstatninger uten anerkendelse.

Manuell annullering av gebyr og erstatning

Gebyrer og erstatninger på låneren i "Utestående"-fanen kan annulleres ved å klikke på gebyret eller erstatningen, klik på de tre prikker i hjørnet og trykke på "Annuller". Status-kolonnen for merket gebyr/erstatning blir nå oppdatert til "Annullert". Annullerte gebyrer/erstatninger regnes ikke med i lånerens totale skyldige beløp.

Aktivering av erstatningssak

Cicero aktiverer automatisk en erstatningssak for tapt eksemplar når et utlån har passert innleveringsfristen med et konfigurerbart antall dager. Den beregnede erstatningen er en sum av materialpris og håndteringskostnader.

• Materialprisen hentes fra eksemplaret, og håndteringskostnadene hentes fra konfigurasjonen.
• Når en erstatning opprettes automatisk, settes lånets status til "Erstatningskrav sendt". Når et eksemplar er knyttet til en ubetalt erstatning, vises det i lånerens utlånsliste og kan ikke lånes til andre lånere.

Automatisk annullering av erstatning

Ved innlevering av et eksemplar annulleres den erstatningen som eventuelt er blitt opprettet automatisk på det. Annullering betyr at erstatningen fortsatt kan ses under lånerstatus, men at erstatningssummen nullstilles.

Applikasjonen gjør det tapte eksemplaret lånbart igjen når det leveres inn.

Avskrivning av uteståender

Når et utestående er foreldet, kan det merkes som "Avskrevet". Et utestående kan avskrives fra fanen "Utestående" på lånerens detaljvisning.

På en låners detaljside kan du under "Utestående" velge et utestående, trykke på de tre prikker og deretter velge "Avskriv".

Avskrivninger kan konfigureres til å skje automatisk under Admin -> Generelle innstillinge -> Utestående --> Avskriv foreldede uteståender automatisk. Uteståender som er sendt til debitorsystemet eller som har statusen "Sendt til inndrivelse", blir imidlertid ikke avskrevet automatisk.

Betaling av utestående

Når en låner betaler uteståender til en ansatt, kan den ansatte velge mellom hel eller delvis betaling av uteståendet eller full betaling av alle lånerens uteståender. Hvis det betales delvist, velger Cicero å betale de eldste uteståendene først.

Betaling skjer i lånerens "Utestående"-fane:

1. Velg et utestående, trykk på de tre prikker i venstre hjørne og  trykk på "Betal".
2. Skriv inn beløpet låneren vil betale.
3. Hvis du vil skrive ut en kvittering, kan du krysse av i boksen (Under betalingen kan kvittering vælges fra og til.). En kvittering blir da skrevet ut når betalingen gjennomføres ved å trykke på "OK". Hvis det ikke er koblet til noen skriver, kan du lagre kvitteringen som en HTML-fil.

Ved betaling oppretter applikasjonen en transaksjon på den konfigurerte gebyr- eller erstatningskontoen.

Angre siste betaling

Ved feilregistrert betaling (hel- eller delvis), for eksempel hvis den ansatte har registrert en betaling av et utestående, men låneren likevel ikke kan betale, kan den ansatte angre siste betaling.

Denne funksjonen må ikke forveksles med funksjonen "Tilbakebetal erstatning", som brukes ved tilbakebetaling til låneren hvis for eksempel vedkommende leverer en bok etter å ha betalt en erstatning for den.

Når betalingen registreres, oppretter systemet en transaksjon på en konto. Hvis betalingen angres, oppretter systemet en annen transaksjon for å motregne beløpet på samme konto. Se Materialkontoer (LMS).

Tilbakebetal erstatning

Når et eksemplar med tilknyttet erstatning blir levert, og det allerede er registrert en betaling på erstatningen, kan låneren få tilbakebetalt det betalte beløpet. Dette gjøres ved å klikke på og trykke på de tre prikker og deretter trykke på "Tilbakebetal erstatning".

Da erstatningen ble betalt, opprettet systemet en transaksjon på det betalte beløpet. Ved tilbakebetaling av erstatning oppretter systemet enda en transaksjon på samme konto for å motregne.

Blokkering av låner på grunn av utestående

I konfigureringen kan det settes en maksimalt tillatt gjeldsgrense for lånere og en grense for når lånerne kan få fjernet blokkeringen igjen. Blokkering kan aktiveres og deaktiveres med konfigurasjonen "Automatisk blokkering av låner".

Det finnes to gjeldsgrenser:

• "Gebyrbeløp for blokkering av låner (i kr)"
• "Gebyrbeløp for oppheving av blokkering av låner (i kr)."

Hvis lånerens samlede gebyrer overstiger "Gebyrbeløp for blokkering av låner (i kr)", blir det automatisk sendt et blokkeringsvarsel til låneren. Låneren har da et visst antall dager, konfigurert i "Blokkeringsvarsel (i dager)", før blokkeringen aktiveres. Settes antall dager til «0» blokkeres låneren med en gang uten å motta et blokkeringsvarsel. 

Hvis låneren betaler uteståendet innen fristen, slik at det skyldige beløpet kommer under gjeldsgrensen angitt i "Gebyrbeløp for oppheving av blokkering av låner (i kr)", oppheves blokkeringen. Hvis dette ikke skjer før den varslede dagen, kan ikke låneren foreta ytterligere lån og reserveringer. Annullering av gebyr og redigering av gebyrbeløp kan også fjerne blokkeringen.

Vær oppmerksom på at det kun er summen av lånerens gebyrer som har innvirkning på blokkering og oppheving av blokkering. Erstatninger har ingen betydning i denne sammenhengen.

Bevegelser på utestående

På et utestående kan du se bevegelsene som er foretatt (oppretting, betalinger, annullering osv.), inkludert bevegelser som er foretatt i debitorsystemet hvis det finnes integrering med dette.

Bevegelsene kan ses ved å velge et utestående i lånerens oversikt, klikke på de tre prikker og velge "Vis bevegelsesdetaljer".

Dialogboksen med bevegelsesdetaljer viser alle bevegelser med beløpsendring, det vil si blant annet betalinger, nedreguleringer og annulleringer. Andre endringer, for eksempel endring av status til "Sendt til inndrivelse", er ikke inkludert, da disse ikke endrer beløpet.