Status for et utestående
Et utestående kan håndteres forskjelligt, alt etter status. Følgende tabell viser en oversikt over de forskjellige statusene et utestående kan ha.
|
Status |
Beskrivelse |
|
Opprettet |
Utestående er opprettet og ikke fullt betalt (det kan ha blitt gjort delvise betalinger). |
|
Sendt til inndrivelse |
Utestående er sendt til inndrivelse. Merk: Tilstanden brukes kun for uteståender som manuelt opprettes i debitorsystemet utenom Cicero. Ved bruk av integrasjonen fra Cicero til debitorsystemet brukes ikke denne statusen. |
|
Inndrivelse lukket |
Utestående er lukket etter å ha blitt sendt til inndrivelse. Merk: Tilstanden brukes kun for uteståender som manuelt opprettes i debitorsystemet utenom Cicero. Ved bruk av integrasjonen fra Cicero til debitorsystemet brukes ikke denne statusen. |
|
Betalt |
Utestående er fullt betalt. |
|
Tilbakebetalt |
En betalt erstatning er blitt tilbakebetalt til låneren, typisk fordi låneren har levert eksemplart etter å ha betalt. |
|
Avbrutt |
Utestående er blitt avbrutt. |
|
Avskrevet |
Utestående er avskrevet, typisk fordi det ikke lenger gir mening å kreve inn beløpet fra låneren. Avskrivning kan gjøres manuelt eller automatisk etter en gitt periode. |
|
Fullstendig nedskrevet |
Uteståendets pris er nedskrevet til 0. Dette skjer blant annet i forbindelse med sletting av låner med åpne uteståender. |
Håndtering av utestående
Det er mulig å utføre en rekke ulike handlinger på hvert enkelt utestående:
- Betaling av utestående
- Avbryt utestående
- Afskriving av utestående
- Avbryt siste betaling
- Tilbakebetaling av erstatning
- Merk som "Sendt til inndrivelse"
- Lukk inndrivelse
- Se bevegelser på utestående
- Utestående for mindreårige
- Sletting av utdaterte utestående
Disse handlingene kan enten utføres manuelt eller Cicero kan være satt opp til å utføre dem automatisk. Handlingene kan utføres manuelt på følgende steder:
- Låners detaljside > Utestående > Klikk på "Se handlinger"-ikonet på et utestående
- Låners detaljside > Utestående (klikk på et utestående i tabellen) > Detaljside for gebyr/erstatning > Klikk på "Se handlinger"-knappen nederst på siden
Betaling av utestående
Utestående kan enten betales via debitorsystemet eller ved betaling i skranken.
Les mer under Betaling av utestående.
Avbryt utestående
Et utestående kan avbrytes hvis det likevel ikke er aktuelt. For eksempel vil erstatninger for eksemplar automatisk bli avbrutt hvis eksemplart leveres tilbake.
Cicero gjør det tapte eksemplaret lånbart igjen når det leveres tilbake.
Manuell avbrytelse av gebyr og erstatning
Både gebyrer og erstatninger kan avbrytes manuelt. Ved avbrytelse er det mulig å angi en årsak for avbrytelsen. Statuskolonnen for uteståendet blir deretter oppdatert til "Avbryt".
Når et gebyr/erstatning er avbrutt, vil det ikke regnes med i lånerens totale skyldige beløp.
Afskriving av utestående
Når et utestående er utdatert, kan det skrives av enten manuelt eller automatisk.
Afskrivninger kan konfigureres til å skje automatisk under Admin > Generelle innstillinger > Utestående > Afskriv automatisk foreldede uteståender.
Obs! Uteståender sendt til debitorsystemet eller i status "Sendt til inndrivelse" vil ikke bli automatisk avskrevet.
Avbryt siste betaling
Ved en feilregistrert betaling kan den ansatte avbryte siste betaling. Dette kan for eksempel være tilfelle hvis den ansatte har registrert en betaling av et utestående, men låneren likevel ikke kan betale.
Når betalingen registreres, oppretter systemet en transaksjon på en konto. Hvis betalingen avbrytes, oppretter systemet enda en transaksjon for å motregne beløpet på samme konto.
Obs! Funksjonen "Avbryt siste betaling" skal ikke forveksles med funksjonen "Tilbakebetal erstatning", som brukes ved tilbakebetaling til låneren, for eksempel hvis vedkommende leverer en bok etter å ha betalt erstatning for den.
Tilbakebetal erstatning
Når et eksemplar med tilknyttet erstatning blir levert, og det allerede er registrert en betaling for erstatningen, kan låneren få tilbakebetalt det betalte beløpet. Da erstatningen ble betalt, opprettet systemet en transaksjon på beløpet som ble betalt. Ved tilbakebetaling av erstatning oppretter systemet enda en transaksjon på samme konto for å motregne.
Obs! Hvis biblioteket har integrasjon til debitorsystemet, skjer selve utbetalingen gjennom debitorsystemet, men man må fortsatt klikke på "Tilbakebetal erstatning" i Cicero.
Marker som "Sendt til inndrivelse"
Når et utestående opprettes manuelt i debitorsystemet, kan det manuelt markeres som "Sendt til inndrivelse" i Cicero.
Obs! Ved bruk av integrasjon fra Cicero til debitorsystemet brukes ikke denne tilstanden, og handlingen er ikke relevant.
Lukk inndrivelse
Når et utestående er opprettet manuelt i debitorsystemet, og inndrivelsen er avsluttet, kan uteståendet manuelt markeres som lukket i Cicero.
Obs! Ved bruk av integrasjon fra Cicero til debitorsystemet er denne handlingen ikke relevant.
Se bevegelser på utestående
Det er mulig å se de gjennomførte handlingene på en utestående (opprettelse, betalinger, avbrytelser osv.), inkludert handlinger utført i debitorsystemet, hvis det er integrasjon til dette.
Handlingene for en utestående kan sees ved å velge "Vis bevegelsesdetaljer".
Dialogboksen med bevegelsesdetaljer viser alle handlinger som inneholder beløpsendring, dvs. betalinger, nedjusteringer, avbrytelser osv., inkludert handlinger utført i debitorsystemet. Andre endringer, f.eks. å bytte status til "Sendt til inndrivelse" er ikke inkludert, da de ikke endrer beløpet.
Sletting av foreldede utestående
Cicero sletter automatisk lukkede utestående (dvs. alle som ikke har status "Opprettet" eller "Sendt til inndrivelse") som er over en viss alder.
I Admin>Generelle innstillinger>Utestående>"Automatisk sletting av avsluttede uteståender etter x måneder” kan man angi hvor gammel en utestående skal være for å bli slettet. Alderen kan settes til mellom 6 måneder og 10 år. Standardverdien er 10 år. Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å deaktivere slettingen av utdaterte uteståender.
Hvis en utestående er sendt til debitorsystemet via integrasjon fra Cicero, avhenger slettingen av uteståendet av verdien ”Slett utestående via Beskedfordeleren” i debitoroppsettet. Se mer i veiledningen Integrasjon til ØiR 3.
Uteståender som ikke er sendt til debitorsystemet, slettes etter den angitte tidsfristen uavhengig av Beskedfordeleren.