Innhold:
De tre fasene av systemskiftet
Prosjektplattform: Cicero Connect
Forberedelse
Forskellige varianter af Cicero
De tre fasene av systemskiftet.
Fase 1: FORBEREDELSE | Fase 2: TEST | Fase 3: BYT SYSTEM |
---|---|---|
Oppstart av prosessen. Tilgang til informasjon/portal/støtte. Grunnkurs i Cicero. Testing av utstyr/integrasjoner. Datarensing. |
Test Cicero med deres egne data (testmigrering). Systemadministratorkurs. Interessenter og leverandører kontaktes angående systembyttet. Biblioteket gir grønt lys for å bytte systemet til Systematic.. Fastlægning af systemskiftedato. Fortsett testing av utstyr/integrasjoner. |
Data flyttes, og systembyttet gjennomføres. |
Fase 1: FORBEREDELSE
Når dere har signert kontrakten om å bytte system til Cicero, vil dere bli kontaktet av en implementeringskonsulent fra Systematic.
I grove trekk foregår prosessen slik:
- Systematic oppretter en felles side i Cicero Connect for å bruke som prosjektplattform. Her blir det lagt inn:
- oversikt over involverte prosjektdeltakere og deres roller
- tilgangsinformasjon til ulike varianter av Cicero, Cicero Connect og Cicero Support
- en oversikt over involverte biblioteker med ISIL-numre og oppdeling i enheter
- utstyret som biblioteket bruker
- lenker til annen relevant informasjon.
- Systematic sender e-post til biblioteket med lenke til denne artikkelen og tilgang til implementeringssiden. Dialog og utveksling av oppgaver osv. skjer mellom implementeringskonsulenten og biblioteket enten i Connect eller via supportportalen. Biblioteket er opprettet i Cicero Support og spørsmål sendes til Systematic via Cicero Support eller via e-post til support.sll.servicedesk@systematic.com.
- Biblioteket vurderer, om det er behov for ekstratjenester i forbindelse med systemskiftet.
- Systematic gir tilgang til grunnkurset, som er for alle bibliotekets ansatte, og Cicero-miljøet Cicero (Kurs).
- Basert på ulike oppslag og informasjon gitt av biblioteket, utarbeider Systematic et forslag til en enhetsstruktur som sendes inn til godkjenning hos biblioteket.
- Biblioteket begynner med datavasken.
- Biblioteket blir kjent med Cicero Connect.
- Biblioteket har en intern kommunikasjon angående roller og kommende endringer. Prosjektlederen forbereder kollegaene på systembyttet ved å gjennomgå arbeidsprosesser: hvordan de fungerer i det gamle biblioteksystemet deres, og hvordan de vil fungere i Cicero.
- Biblioteket henter ut en datasett med bibliografiske poster fra det gamle biblioteksystemet (om mulig), og sender det til Systematic for testing av migreringen av postene.
- Bibliotekets IKT-avdeling åpner for relevante nettverkstilkoblinger og brannmurer.
- Biblioteket tester perifert utstyr (RFID, strekkodeleser, etikettskriver, kvitteringsskriver, A4-skriver) i Cicero (Kurs). Se sjekkliste for nye biblioteker på Cicero.
- Hvis nødvendig tester bibliotekets leverandør av nettsiden, selvbetjent bibliotek/meråpent, selvbetjeningsautomater/utlånsmaskiner etc. tilgang via CMS API, NCIP eller SIP2 mot Cicero. Se sjekkliste for nye biblioteker på Cicero.
- Hvis biblioteket trenger utvidet datamigrering, der Systematic tilpasser bibliotekets data når de skal flyttes fra det gamle biblioteksystemet til Cicero, så lager biblioteket nå en mapningsbeskrivelse.
- Biblioteket gjennomgår vanlige arbeidsprosesser i Cicero (Kurs): Finn inspirasjon her.
- Biblioteket bestiller datauttrekk fra det gamle biblioteksystemet til testing.
Fase 2: TEST
I denne fasen skjer følgende:
- Systematic oppdaterer den felles side i Cicero Connect med tilgangsinformasjon til Cicero (Test). Sjekkliste for nye biblioteker på Cicero og grunnkurset bør helst være gjennomgått her.
- Biblioteket leverer testdata, som Systematic laster inn. (Hvis biblioteket har bestilt utvidet datamigrering tilpasser Systematic data basert på bibliotekets mapning. Hvis det er usikkerhet om hvordan dataene skal tilpasses, arrangerer vi et felles møte for å avklare dette).
- Bibliotekets systemadministratorer gjennomfører systemadministratorkurset.
- Biblioteket tester Cicero (Test) med egne data og gir tilbakemelding.
- Biblioteket tester gjenværende integrasjoner i testmiljøet. Biblioteket verifiserer at det som er testet i Cicero (Kurs) og Cicero (ET) også fungerer i Cicero (Test). Biblioteket må vurdere om det er nye integrasjoner, som for eksempel IdP eller sending av e-post og SMS, som må testes her. Se sjekkliste for nye biblioteker på Cicero som referanse. Ta gjerne kontakt med implementeringskonsulenten eller supporten hvis du er i tvivl.
Fase 3: BYT SYSTEM
I denne fasen skjer følgende:
- Her er det frist for at biblioteket har testet periferiutstyr og alle integrasjoner.
- Her er fristen for at biblioteket har vurdert alle punkter på sjekklisten for nye biblioteker på Cicero og at systemadministratorer har deltatt på systemadministratorkurs.
- Det blir holdt et statusmøte med implementeringskonsulenten, som i samarbeid med biblioteket ser på eventuelle gjenværende oppgaver. Den nøyaktige datoen for systembyttet blir bestemt. Biblioteket bestiller datauttrekk fra det gamle biblioteksystemet til systembyttet.
- Biblioteket får tilgang til Cicero (Prod), som er den varianten av Cicero som biblioteket trenger etter systembyttet. (Etter systembyttet vil Cicero (Kurs), Cicero (Test) og Cicero (ET) bli stengt ned.)
- Biblioteket copy+paster verifisert oppsett fra Cicero (Test) til Cicero (Prod).
- Biblioteket stenger muligens for fjernlån og innkjøp, og kontakter Nasjonalbiblioteket, eventuelle materialeleverandører og lignende for å informere om den kommende systemendringen.
- Biblioteket fullfører konfigureringen av Cicero basert på sjekklisten for nye biblioteker på Cicero.
- Systemskiftet gjennomføres. Dette tar vanligvis 2-3 arbeidsdager.
- På den første dagen for systemskiftet hentes data ut fra det gamle biblioteksystemet.
- Biblioteket slutter å gjøre transaksjoner i det gamle biblioteksystemet.
- Dataene konverteres og sendes til Systematic (ved utvidet datamigrering gjør Systematic dette).
- Dataene lastes inn i Cicero (Prod).
- På den andre dagen for systemskiftet verifiserer biblioteket datakvaliteten.
- Biblioteket går gjennom sjekklisten for nye biblioteker på Cicero og sikrer at alle essensielle konfigurasjoner er satt opp. Implementeringskonsulenten verifiserer at alle essensielle konfigurasjoner er satt opp. Biblioteket sjekker at andre konfigurasjoner som er essensielle for biblioteket, er satt opp.
- Biblioteket åpner igjen med Cicero i drift.
Prosjektplattform: Cicero Connect
For å gi en oversikt over viktig informasjon knyttet til systemskiftet, bruker vi en Cicero Connect-side spesifikt til deres bibliotek.
På denne side vil dere finne:
- Delte filer (for eksempel installasjonsfiler for Cicero)
- Oppgaver (viktige punkter å være oppmerksom på under systembyttet)
- Lenker til essensiell informasjon
- Tilgangs- og brukerstøtteinformasjon for Cicero.
- En oversikt over de personer der er tilknyttet systembytteprosessen og hva deres rolle er.
- En oversikt over de involverte bibliotekene med ISIL-numre og ønsket inndeling i enheter.
- Hvilket utstyr dere bruker på bibliotekene i dag.
Forberedelse
I tiden før starten av systemskiftet anbefaler vi at dere fokuserer på:
Datarensing: opprydning i deres eksisterende data.
Bli kjent med Cicero (se denne kort filmen, ta Cicero grunnkurset og gå gjerne gjennom denne pdf).
Bli kjent med Cicero Connect - fokusér på artiklerne i sektionen Implementering & oppsett.
Forbered deres kolleger på systemskiftet ved å gå gjennom arbeidsprosessene deres. Hvordan de fungerer i det gamle biblioteksystemet deres, og hvordan de vil fungere i Cicero.
Forskjellige varianter av Cicero
Bibliotekarens primære verktøy i Cicero-suiten heter Cicero LMS, et program som installeres på Windows. Samme program kalles Cicero Mobile når det brukes via en nettleser.
Se den vedlagte produktspecifikasjonen for Cicero nederst i denne artikkelen.
I tillegg kommer:
- Cicero Slide, som er en selvbetjeningsløsning perfekt for for eksempel en berøringsskjerm eller nettbrett.
- Cicero Surf, som er en OPAC/CMS som lånerne bruker.
- Cicero Explore, som viser statistikkrapporter for Cicero.
- Cicero Connect, som er en kunnskapsportal hvor du finner guider og dokumentasjon for Cicero.
- Cicero Support, Systematics' supportportal. Denne er deres kontaktsted for hjelp. Alle henvendelser angående feil og spørsmål blir registrert her, slik at deres systemadministratorer alltid kan følge statusen på henvendelsene, opprette nye saker, se statusen og gi ytterligere informasjon. Systemadministratorer og prosjektledere kan også kontakte supporten via e-post support.sll.servicedesk@systematic.com. Bruk gjerne supportsystemet for spørsmål før systembyttet.
Frem mot systemskiftet er det fire forskjellige varianter av Cicero som kommer i spill. Disse kaller vi Cicero-miljøer:
Cicero fødes med en standardoppsett. I tillegg må dere tilpasse miljøene Cicero (Test) og Cicero (Prod) til deres lokale forhold, integrasjoner og data.
Cicero (Kurs)
er det første dere støter på. Det er her dere blir kjent med Cicero gjennom grunnkurset. Det er også her dere kan gjøre de første testene med strekkode-skannere, RFID-lesere og skrivere.
Dere får tilgang til Cicero (Kurs) her:
Værktøj | URL |
Cicero Mobile | |
Cicero Surf | |
Cicero Slide | |
Cicero LMS |
Se på installasjonsveiledningen. Når klientprogrammet installeres, velg avansert installasjon og angi servernavnet som https://cicero-education.systematic.com. Når klientprogrammet er installeret, omdøb da snarveien "Cicero LMS" på skrivebordet til "Cicero LMS Kurs". Når Cicero LMS er installert, kan du eventuelt endre til norsk språk ved å gå til F6 Admin > Generelt oppsett og restarte Cicero. |
Cicero (ET)
er Ciceros eksterne testmiljø, som kan åpnes for andre leverandører til biblioteker, for eksempel utstyrsleverandører for selvbetjening. Dette er ikke relevant for alle biblioteker, men hvis biblioteket har integrasjon til selvbetjeningssystemer som CMS, porter og selvbetjeningsautomater, anbefaler vi at dere tidlig i prosessen kontakter deres leverandører og ber dem teste at det er en korrekt forbindelse til Cicero slik det forventes.
Leverandøren får tilgang til Cicero LMS (ET) ved å følge installasjonsveiledningen. Under installasjonen av klientprogrammet velges avansert installasjon, og servernavnet https://et.cicero-fbs.com/ angis.
Systematic oppretter tilgangsinformasjon for leverandøren og sender disse separat.
Cicero (Test)
er miljøet deres for å teste Cicero med deres egne data. Her kan dere også utføre de første testene av deres kommunikasjon til lånere (SMS, e-post og digital post), samt eksterne enheter og integreringer som bruker API-er (SIP2, CMS API). Dette kan inkludere meråpent, CMS, gates og selvbetjente automater.
Informasjonen for tilgang til Cicero (Test) finner dere på Cicero Connect siden deres.
Her er tilgangen til Cicero (Test):
Værktøj | URL |
Cicero Mobile | |
Cicero Surf | |
Cicero Slide | |
Cicero LMS |
Se installasjonsveiledningen. Ved installasjon av klientprogrammet, velg avansert installasjon og angi servernavnet https://test2.cicero-lms.com. Når klientprogrammet er installeret, omdøb da snarveien "Cicero LMS" på skrivebordet til "Cicero LMS Test". Når Cicero LMS er installert, kan du eventuelt endre språket til norsk ved å gå til F6 Admin > Generell oppsett og restarte Cicero. |
Cicero (Prod)
er det endelige, varige miljøet som er det eneste dere trenger etter systemskiftet.
Adgangsinformasjon for Cicero (Prod) finner dere på Cicero Connect-siden.
Dere får tilgang til Cicero (Prod) her:
Værktøj | URL |
Cicero Mobile | |
Cicero Surf | |
Cicero Slide | |
Cicero Explore | |
Cicero LMS |
Se installasjonsveiledningen. Ved installasjon av klientprogrammet velges IKKE en del af det Fælles Bibliotekssystem (FBS) og KOMBIT-aftalen: Når Cicero LMS er installert, kan du eventuelt endre språket til norsk ved å gå til F6 Admin > Generell oppsett og restarte Cicero. |