I denne artikkelen:
Hvorfor gruppere biblioteker i enheter?
Cicero er veldig fleksibel i forhold til å avskjerme data og rettigheter på biblioteks- og medarbeidernivå. Det finnes rik mulighet til å sette opp biblioteker innenfor den samme enheten på forskjellige måter slik at Cicero avspeiler den hverdagen og de arbeidsflytene som finnes på bibliotekene deres.
Her kommer et eksempel på hvordan man kan gruppere bibliotekene i en kommune:
Kardemommeby kommune har 6 biblioteker:
- 2 folkebiblioteker
- 3 skolebiblioteker
- 1 fængselsbibliotek
Modell 1
Alle biblioteker på samme enhet.
Modell 2
Folke- og skolebiblioteker i samme enhet, adskilt fra fengselsbiblioteket.
Modell 3
Folke- og fengselsbiblioteket i samme enhet, adskilt fra skolebibliotekene.
Modell 4
Folkebiblioteker, skolebiblioteker og fengselsbiblioteket som tre separate enheter.
Alle fire modellene er gode løsninger! Dere må finne den enhetsstrukturen som best gjenspeiler deres behov.
Hva er fordeler og ulemper?
Det er mange funksjoner i Cicero som - for bedre eller verre - vil være felles for alle biblioteker i en enhet. Følgende er felles for biblioteker i samme enhet.
Prosess for gebyrer og erstatninger
I Cicero velger hver enhet en prosess for gebyrer og erstatninger for eksempel gebyrgrenser for blokkering, og hvor mange dager det går etter leveringsfristen før det gis gebyrer og erstatninger.
I Ciceros budsjettmodul tilskrives gebyrer og erstatninger en særskilt konto. Dersom et skolebibliotek og et folkebibliotek er i den samme enheten vil erstatninger for begge biblioteker tilskrives den samme budsjettkontoen i Cicero.
Utvalgte lånergrupper for eksempel skoleelever kan fritas fra gebyrer og/eller erstatninger.
Prosess for meldinger
Cicero sender mange forskjellige meldinger for eksempel en velkomst, saldooppgjør, en melding innen et lån må innleveres og når et lån skulle vært innlevert.
Meldingenes innhold og reglene for utsending er de samme på tvers av bibliotekene i en enhet for eksempel når meldingene sendes og på hvilke vilkår.
Det er mulig å endre meldingenes innhold slik at de passer til bibliotekenes kommunikasjonsbehov.
Avsender av e-post, SMS og SvarUt
Cicero sender meldinger til lånere via forskjellige, eksterne kommunikasjonskanaler. Biblioteker i en enhet sender fra den samme e-post-adressen, det samme telefonnummeret og står som en avsender i SvarUt dersom dette tas i bruk.
Beholdning (“samling”) og plasseringer
I en enhet i Cicero er bibliotekenes beholdning samlet.
Det er mulig å filtrere et søk slik at Cicero kun viser beholdningen til et eller flere valgte biblioteker.
I en enhet er materialplasseringer (avdeling, område, samling, delsamling) synlige for alle medarbeidere. De delsamlingene som brukes på et skolebibliotek vises for eksempel også på folkebiblioteket dersom disse er i den sammen enheten.
Cicero hjelper i brukergrenseflaten medarbeiderne med enkelt å velge de plasseringene som vanligvis brukes på det enkelte biblioteket.
Statistikk
Hver enhet får en felles bruker med tilgang til statistikk for de bibliotekene som er med i enheten. Det er ikke mulig å se statistikk på tvers av enhetene.
Standardpriser
I Cicero kan det anvendes standardpriser på eksemplarer i tilfelle av erstatninger. Det kan settes en standardpris på for eksempel en bok, en musikk-CD, et tidsskrift osv.
Disse prisene gjelder for alle bibliotekene i en enhet og defineres av systemadministratoren.
Automatisk tildeling av lånergrupper
I Cicero tildeles lånere en eller flere lånergrupper som definerer hvilke regler Cicero tar i bruk for eksempel ved lån og reservering.
Cicero kan tildele lånergrupper automtisk basert på lånertype, kommune, land, alder og blokkeringsårsak.
Dette gjelder for alle biblioteker i en enhet. Enheter med skolebiblioteker skal derfor være oppmerksomme på at automatisk tildeling av lånergruppe både kan skje fra denne funksjonen og fra en evt. integrasjon fra et elevsystem som Feide.
Regler for anonymisering av data
Cicero gir muligheten til å anonymisere lånerdata og systemadministratoren kan sette opp hvor mange dager det skal gå før data anonymiseres.
Reglene for anonymisering er de samme for alle bibliotekene i en enhet.
Prosess for reserveringer og innlån
Det kan aktiveres automatiske jobber i Cicero for automatisk håndtering av reserveringer og endring av innlånsstatuser. De reglene som systemadministratoren setter opp for disse jobbene gjelder for alle biblioteker i en enhet.
For reserveringer er det for eksempel standard-utløpsdato, aldersgrense og hentefrister. Maks. antall reservasjoner pr. låner kan defineres på lånergruppenivå.
Systemadministratoren setter opp reglene for innlån for eksempel tidspunktet for når innlån i utvalgte statuser endres (for eksempel fra «Sendt» til «Send purring på levering»).
Integrasjon til personregister
Cicero kan integrere til utvalgte nasjonale personregistre. Dersom systemadministratoren velger å aktivere dette vil integrasjonen gjelde for alle bibliotekene i enheten.
Det er i Cicero også mulig å importere lånerinformasjoner fra andre tjenester enn nasjonale personregistre for eksempel elevregistre.
Hva bør dere gjøre herfra?
Dere må selv finne ut hvordan bibliotekene deres skal grupperes i enheter.
Ikke nøl med å ta kontakt med implementeringskonsulenten deres hvis dere har spørsmål om prosessen.