Funktion: Modtag periodika
Hovedområde: Accession
Fane: Modtagelse
Underområde: Modtag periodika
Automatisk oprettelse af periodiske materialer:
Når du opretter et abonnement, der har status aktiv eller bestilt, og du afkrydser ”opret midlertidige materialer”, vil de første numre til abonnementet blive oprettet, når der klikkes gem.
- Abonnementer uden automodtagelse: Når et af de materialer, der har abonnementets næste nummer, bliver modtaget, oprettes det ønskede antal materialer til det følgende nummer. Dette vil ske, indtil abonnementet når en evt. opsigelsesdato.
- Abonnementer med automodtagelse: Materialerne bliver oprettet, når systemet modtager et ordreforslag fra leverandøren, og sender en ordre tilbage, der indeholder alle informationer omkring materialet fra abonnementet. Al information om udgivelser (År, volume, nummer) bliver håndteret hos leverandøren.
Håndtering af uregelmæssige udgivelser:
Der er leveret flere materialer af en udgave end forventet:
Hvis der i en måned modtages ekstra eksemplarer ud over det forventede antal af materialer på abonnementet, er det muligt at oprette dette nummer. Dette gøres ved at:
- Gå ind under modtagelse under F3 og vælger modtag periodika.
- Der vil i toppen af søgeboksen være en ”Tilføj materialer” – knap, som du klikker på.
Under modtagelse af periodika er det muligt at tilføje flere materialer i øverster højre hjørne.
3. Der åbnes et nyt vindue, hvor du skal vælge abonnementet og skrive, hvilken udgave du har
modtaget, og hvor mange ekstra materialer du vil oprette.
”Tilføj flere materialer” dialogen.
4. Når du klikker gem, lukkes vinduet, og der laves en søgning på abonnementsnummeret, så du er
klar til at modtage de nye materialer, der er oprettet.
Bemærk:
- Når materialer oprettes på ovenstående måde, bliver placeringen valgt efter placeringerne under abonnementet. Hvis der kun oprettes et materiale, vil det være den første placering, der bliver brugt. Hvis du derimod laver flere materialer, end der er placeringer – startes fordelingen forfra.
- Forventet leveringsdato på disse ekstra materialer vil være dags dato, og samme dato vil blive sat på abonnementet, hvis der er valgt ” Opdater nr. information”.
Der er leveret en udgave ude af sekvens:
Hvis der er leveret et nummer, der kommer efter næste nummer, der er klar til modtagelse. For eksempel kan der være oprettet midlertidige materialer til nummer fem, men det er nummer syv, der er leveret, kan du oprette de numre, der er leveret uden for sekvensen på samme måde, som beskrevet ovenfor. Under ”Tilføj materialer”-vinduet er det muligt at opdatere abonnementets næste nummer, volumen og år til det, du har indskrevet. Dette ændrer dog ikke på abonnements antal af materialer.
Hvordan ændringer i abonnementet påvirker oprettelsen af materialer:
- Hvis du ændrer dit abonnement til et færre antal, eller du i en måned ikke modtager alle de materialer man regner med, skal du kassere de midlertidige materialer, der er oprettet, som der ikke er brug for.
- Hvis du ændrer nummer til et tidligere nummer, eller du har oprettet og modtaget et nummer ude af sekvens, er det muligt, at det næste forventede nummer ikke bliver oprettet. Det næste nummer kan oprettes enten ved at ændre nummerinformationen på abonnementet eller vælge ”Opdater nr. information” under modtagelse i ”Tilføj materialer” -dialogen. Hvis du gør dette gennem ”Tilføj materialer”-dialogen skal du dog være opmærksom på at få oprettet alle de materialer, du ønsker.
- Hvis der er i stedet er nogle numre, du på forhånd ved, ikke bliver leveret, skal du ændre det tilhørende abonnement til det nummer, der er det næste forventet leverede nummer. Når abonnementet gemmes, vil der blive oprette materialer til det indtastede nummer.
Når der ændres i abonnements antal til et større tal, end hvad der tidligere var gemt, vil der blive oprettet ”manglende” materialer til det næste nummer. Hvis abonnementets antal derimod ændres til mindre tal, vil de oprettede midlertidige materialer ikke blive slettes. Disse skal i stedet kasseres.
Modtagelse af de oprettede materialer
Modtagelse af materialer i fanen ”Modtagelse” og underområdet ”Modtag periodika” fungerer på samme måde som modtagelse af andre materialer (Modtagelse).