Nogle biblioteker oplever ved modtagelse af tidsskrifter at den forrige udgave ikke automatisk skifter materialegruppe, sådan som det er meningen. Vi forklarer her hvilke forhold som kan være årsagen hertil.
Systemet er bygget til at understøtte dette flow:
- Ordreforslag sendes af leverandøren, og Cicero bestiller den aktuelle udgave. Den forventede næste udgave, som ordreforslaget angiver, oprettes som eksemplar(er) med status "Ikke leveret" og abonnementet opdateres med samme oplysning. Oplysning om forrige udgave gemmes på ordren i Cicero.
- Shipnotice sendes fra leverandøren - materialenummer opdateres.
- Materialet ankommer og modtages i Cicero - materialegruppe på den forrige udgave opdateres.
Eksempler på situationer som medfører fejl
Næste udgavebetegnelse på abonnementet ændres.
Hvert ordreforslag indeholder oplysninger om forrige udgave, den aktuelle (som bestilles), og den forventede betegnelse for næste udgave. Disse oplysninger gemmes på ordren som oprettes ud fra ordreforslaget. Abonnementet opdateres med betegnelsen for næste udgave.
Når materialet modtages kontrolleres det at oplysningerne om næste udgave fra ordren stemmer med oplysningerne på abonnementet. Er oplysningerne ikke ens, opdateres materialegruppen ikke for den forrige udgave.
Den situation kan fx opstå hvis leverandøren sender endnu et ordreforslag, inden biblioteket har registreret modtagelsen af en udgave. Abonnementets oplysninger om næste udgave vil da være anderledes end oplysningerne på det modtagne materiales ordreoplysninger.
Ordreforslagets oplysninger om forrige udgave er forkert
Hvis nu man modtager nr 5, og ordreforslaget som dannede grundlag for bestillingen af nr 5 angiver at næste nr er 6 og forrige nr er 5, så vil systemet ved modtagelse af nr 5 skifte materialegruppen for nr 5. Det burde have stået i ordreforslaget at forrige nr er 4, så den korrekte udgave fik skiftet materialegruppe.