Kommer alle mellemværender med på den nye saldoopgørelse, også dem i "Sendt til inddrivelse"?
Ja, alle ikke-betalte mellemværender (med status "Oprettet" og "Sendt til inddrivelse") kommer med på saldoopgørelsen. I vores vejledninger kan man finde en tilpasset skabelon, der sorterer mellemværender i "Sendt til inddrivelse" for sig selv, så man har mulighed for at tilføje en forklarende tekst, f.eks. om hvordan disse mellemværender kan betales.
Udløser et nyt mellemværende en ny saldoopgørelse med det samme? Hvad hvis man verificerer en erstatning?
Nye mellemværender (eller verificering af erstatninger) udløser ikke en ny saldoopgørelse med det samme. Saldoopgørelser sendes til den enkelte låner med det antal dages interval, der er konfigureret. Det vil sige at et evt. nyt mellemværende, eller en verificeret erstatning, først sendes ud, når det antal dage er gået. Hvis det ønskes, kan en ny saldoopgørelse også sendes manuelt.
Hvis man sender en saldoopgørelse manuelt, går der så det konfigurerede antal dage, før en automatisk saldoopgørelse udsendes?
Ja. Ved klik på ”Send saldoopgørelse” starter et nyt interval, så der går det konfigurerede antal dage, inden låneren modtager en automatisk saldoopgørelse. Man kan altid sende en saldoopgørelse manuelt. Ved klik på ”Print saldoopgørelse” starter der IKKE et nyt interval.
Kan man søge på lånergrupper under den nye søgning på låner under F5? Mellemværende, så man kan håndtere lånergrupperne forskelligt i forhold til saldoopgørelser?
Nej, det er ikke muligt at søge på lånergrupper, men lånergrupperne vises i søgeresultatet, så man kan sortere på dem.
Derudover er der mulighed for at sætte saldoopgørelsen forskelligt op, afhængigt af lånerens lånergruppe. F.eks. kan man filtrere på, om låneren er medlem af en særlig gruppe ("Børn" eller "Udgået"), og tilpasse teksten. Når saldoopgørelsen udsendes, behøver man således ikke tilpasse saldoopgørelserne manuelt, men kan lade den automatiske udsendelse køre.
Der dukker nogle mellemværender op, som vi ikke har set før, bl.a. nogle gamle mellemværender. Hvorfor dukker de op?
Søgningerne i F5 har ændret sig, og I skal derfor tilpasse jeres søgekriterier, f.eks. restbeløb, status, osv. Derudover anbefaler vi, at man opsætter konfigurationen for at afskrive mellemværender, så man får ryddet op i gamle mellemværender (disse vil blive sat i tilstanden ”Afskrevet”, når jobbet er slået til).
Bliver der sendt blokeringsvarsel til de samme lånere igen?
Nej der bliver kun sendt blokeringsvarsel til lånere, der ikke tidligere har modtaget et varsel i saldoopgørelsen.
Hvad sker der med materialet og lånet, når en erstatning afskrives?
Når en erstatning afskrives, forbliver materialet i "Bortkommet". Lånet sættet til "Bortkommet, betalt" - dette kan måske være misvisende, men det er den tilstand Cicero bruger, når materialet er bortkommet, og låneren ikke længere har et mellemværende med biblioteket for det pågældende lån. Afskrivning af gebyrer påvirker ikke tilstanden for materialerne eller lånet.
Hvordan følger vi op på bortkomne materialer, der er blevet afskrevet?
Der kan følges op på afskrevne materialer ved med jævne mellemrum, f.eks. en gang om ugen, at lave en søgning i F5->Søg mellemværende. Søg på Type=Erstatning, Status=Afskrevet og det ønskede datointerval, f.eks. den forgange uge, i Seneste statusændring. På den måde fremfindes alle erstatninger, der er afskrevet i det angivne datointerval. Kopier de enkelte materialenumre fra listen et ad gangen ind i F2->Søg materiale og kassér dem samlet.
Hvad er forskellen på at afskrive og at annullere et mellemværende?
”Afskrivning” bruges om et mellemværende, der er forældet, og derfor ikke længere skal inddrives fra låneren. Ved afskrivning af erstatninger betragtes materialet stadig som bortkommet, men lånet er ikke længere aktivt hos låneren.
Annullering bruger man som hidtil, når et mellemværende alligevel ikke skal registreres på låneren. Det er måske oprettet ved en fejl eller man vælger at annullere af andre årsager. Ved annullering af erstatninger betragtes materialet som udlånt til låneren, dvs. materialets status sættes tilbage til ”Udlånt”.
Hvilke lånere bliver blokerede, når man sætter automatisk blokering til? Og har det nogen sammenhæng med de automatiske saldoopgørelser?
Når automatisk blokering bliver sat til, sendes en blokeringsnotifikation til alle lånere, som har over det konfigurerede blokeringsbeløb i ubetalte gebyrer, og ikke allerede er blokerede. Dette gælder uanset hvor gamle gebyrerne er, og om tilstanden er Oprettet eller Sendt til Inddrivelse. Det anbefales, at man rydder op i gamle mellemværender ved brug af afskrivningsfunktionaliteten inden man aktiverer automatisk blokering, hvis man ikke ønsker at blokere på baggrund af gamle gebyrer.
Lånere blev tidligere blokeret gennem saldoopgørelsen, men dette sker ikke længere. Der er altså ikke længere nogen sammenhæng mellem blokeringsnotifikation og saldoopgørelsen.
Hvordan håndteres erstatninger på 0,-? Kommer de med på saldoopgørelsen?
Erstatninger på 0,- (som oprettes, hvis et materiale ikke har nogen erstatningspris, og ikke fanges af standardpriserne), kommer ikke med på saldoopgørelserne, heller ikke efter en evt. verifikationsperiode udløber.
Man kan i F5 --> mellemværende --> Søg mellemværende fremsøge erstatninger med beløb på 0- og sætte en pris på, og de vil så komme med, næste gang der udsendes automatiske saldoopgørelser til låneren.